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Politique d'approvisionnement et de gestion des stocks à la Compagnie Béninoise de Textiles de Lokossa

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par N. François Désiré HOUNVO
Université de Parakou - Brevet de Technicien Supérieur 2006
  

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Paragraphe 2 : Les aspects théoriques de la gestion des stocks.

Seront abordées successivement : l'organisation matérielle du magasin, la planification rationnelle des stocks, la gestion des stocks, les méthodes de réapprovisionnement, la budgétisation des approvisionnements.

A- L'organisation matérielle du magasin.

Le magasin est l'endroit où les articles achetés ou fabriqués sont reçus, rangés, conservés, prélevés, distribués et le magasinage est l'ensemble de ces fonctions de réceptions, rangement, conservation, prélèvement et distribution.

Une bonne gestion de l'emplacement de stockage devient indispensable dès que le nombre de référence à gérer est important où que l'espace disponible implique qu'une même référence ne soit pas toujours stockée au même endroit. La gestion efficace des emplacements de stockage consiste à :

· savoir situer les emplacements de stockage d'un produit identifié par sa référence ;

· connaître les emplacements libres ;

· faciliter l'utilisation des pièces par ordre d'ancienneté pour éviter les phénomènes de vieillissement et de dépassement de la date de péremption ;

· faciliter la prise d'inventaire physique.

Afin d'atteindre cette gestion efficace du magasin, son organisation matérielle s'impose. Elle suppose le regroupement des articles pour éviter la confusion lors des sorties et des contrôles. Ainsi, au magasin, les articles seront rangés suivant la nomenclature, la caractéristique d'achat et de consommation des produits. La nomenclature permet de regrouper les articles par familles et par sous familles. Les caractéristiques d'achat et de consommation permettent le classement en fonction de la valeur de la consommation des articles.

Il existe deux méthodes d'organisation : la méthode 20/80 - 80/20 et la méthode ABC.

La méthode 20/80 vient du fait que environ 20% du nombre d'articles en stock représente 80% de la valeur totale cumulée du stock ou de l'achat et ceci réciproquement.

La méthode ABC améliore la méthode 20/80 - 80/20 qui classe les articles par groupe A, B et C en tenant compte des valeurs de consommation.

Le groupe d'article qui est constitué de petit nombre important est désigné par A.

Le groupe de grand nombre d'articles dont le volume est si petit qu'ils n'ont que peu d'effet sur le résultat est le groupe C.

Entre ces deux, articles moyens en nombre et en volume sont ceux du groupe B.

Le stock mérite d'être tenu après son bon rangement.

La tenue d'un stock consiste à :

· enregistrer les mouvements du stock ;

· valoriser le stock pour le contrôle de gestion ;

· procéder aux inventaires.

1- Enregistrement des mouvements du stock.

Les mouvements du stock sont constatés par des entrées et sorties de stock.

* les entrées en stock sont constatées lors de la livraison après achat ou lors de la fabrication de l'article. Lors de l'entrée, le chargé de la gestion du magasin procède au contrôle de la qualité entrée et au remplissage des documents comme les bons d'entrée, les fiches de stocks etc. Elle se matérialise par l'augmentation du stock existant.

* Les sorties du stock sont constatées lors de la livraison après vente ou lors de la livraison pour consommation des articles. Lors de la sortie, le chargé de la gestion du magasin procède à la sortie de la quantité demandée et au remplissage des documents fondamentaux que sont le bon de sortie ou le bon de livraison on encore bordereau de livraison, la fiche de stock etc. La sortie du stock se matérialise par la diminution du stock existant.

1- La valorisation du stock.

L'étude de la valorisation du stock se fera à travers l'étude des méthodes de valorisation des stocks.

Toutes les méthodes partent de la constatation qu'un stock nul en quantité doit être nul en valeur. De plus, l'administration fiscale exige que le coût de valorisation des articles soit un coût complet.

Nous ne développerons que les méthodes de valorisation préconisées par le plan SYSCOA : la méthode FIFO (first in first out) ou premier entré premier sorti (PEPS) et la méthode du coût unitaire moyen pondéré.

* La méthode first in first out (FIFO) ou premier entré premier sorti.

Encore appelé méthode de l'épuisement des lots, elle part du fait que la première unité entrée en stock sera sortie en premier du stock. Même si elle a pour inconvénient de biaiser les coûts de revient car la valeur des articles utilisée est ancienne et les calculs sont complexes, elle présente l'avantage de rapprocher la valeur du stock de la valeur du renouvellement au fur et à mesure de l'épuisement des lots les plus anciens.

* La méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP)

Ce coût présente plusieurs variantes :

ü le coût moyen pondéré après chaque entrée.

C'est une méthode de valorisation utilisée lorsque l'entreprise pratique un système d'inventaire permanent. Elle est recommandée par l'administration fiscale.

Dans ce cas ;

CUMP stock initial (valeur) + entrées (valeur)

stock final (quantité) + entrées (quantité).

Le stock final ici est la quantité en stock à la date d'entrée.

ü Le CUMP calculé sur la durée moyenne de stockage.

Cette deuxième variante de la méthode du CUMP est préconisée lorsque l'entreprise pratique l'inventaire intermittent. La valorisation du stock final est effectuée par le coût moyen des entrées de la dernière période de l'exercice correspondant à la durée moyenne de stockage.

ü Une autre variante du CUMP est le CUMP sur le total formé par le stock initial et les entrées de la période. Il s'agit du coût unitaire moyen pondéré calculé à la fin de chaque période. Sa formule est la suivante :

CUMP = stock initial (valeur) + entrées (valeur)

Stock initial (quantité) + entrées (quantité)

Hormis ces deux méthodes de valorisation des stocks, on peut citer d'autres méthodes de valorisation comme :

· le dernier coût d'achat on le dernier coût de revient ;

· la méthode LIFO (Last in First Out);

· la méthode MEFO (Most Expansive First Out).

3- Inventaire et fiche de stock

*L'inventaire désigne à la fois :

· L'ensemble des opérations de recensement des éléments d'actif et du passif d'une entreprise ;

· L'ensemble des documents donnant l'état descriptif de ces éléments.

C'est un instrument de contrôle dans l'entreprise. Il permet de connaître l'état réel des stocks à une date donnée.

Ainsi à tout moment, le gestionnaire des stocks doit être capable de fournir l'état du stock de l'entreprise. Cet état doit faire apparaître la situation détaillée en quantité et en emplacement du stock. L'inventaire est une opération qui consiste d'abord à compter les quantités puis à les valoriser.

Seul doit être compris dans le stock les articles qui sont la propriété de l'entreprise à l'exclusion des articles achetés mais non encore reçus.

Ne sont donc pas compris dans les stocks :

· Les marchandises, matières premières et emballages détenues par l'entreprise à titre de dépôt ;

· Les marchandises, matières premières et fournitures achetées mains non encore livrées.

· Les biens vendus avec clause de réserve de propriété.

Plusieurs méthodes d'inventaire existent :

Ø L'inventaire intermittent : Au Bénin comme dans d'autres pays, il est fait obligation à toute entreprise d'établir un inventaire au moins une fois par an. Cette technique entraîne un travail considérable qui perturbe en général l'activité de l'entreprise.

Ø L'inventaire permanent : cette technique consiste à tenir à jour en permanence les quantités en stock de chaque article. Les articles mouvementés sont enregistrés à partir des bons d'entrée et des bons de sortie ou du bordereau de livraison et des fiches de stock.

Ø L'inventaire tournant : cette méthode consiste à examiner le stock par groupes successifs d'article et à vérifier l'exactitude des quantités de ces produits. Il est possible de définir des périodes d'inventaires différentes suivant l'importance des produits mais il faut à tout moment connaître la dernière date de l'inventaire.

Enfin, il faut noter que les résultats d'inventaire sont fixés dans un livre d'inventaire.

*La fiche de stock d'un article est un document retraçant les données relatives à l'identité de l'article, ses caractéristiques permanentes ainsi que l'historique récente des mouvements de stock effectués sur cet article. Elle permet de suivre l'évolution des stocks.

Elle comprend au minimum les renseignements ci-après :

· Numéro de l'article, sa désignation ;

· L'unité de comptage ;

· Date et nature du mouvement ;

· Numéro du bon ;

· Entrée, sortie et stock actuel.

Néanmoins, les informations suivantes qui aideraient à la gestion peuvent s'y ajouter comme :

· Stock critique ;

· Unité d'emballage ;

· Consommation mensuelle prévue ;

· Indice permettant de reconnaître les articles à approvisionner, à épuiser ou à éliminer ;

· Repère pour placer les cavaliers de couleur si le stock critique est atteint.

Même si une bonne organisation des magasins est indispensable à la gestion des stocks ; la gestion économique des stocks passe par la planification rationnelle des stocks.

B- La planification rationnelle des stocks.

Planifier les stocks de façon rationnelle et optimale, c'est trouver une réponse efficace aux deux questions suivantes :

· Quand commander ?

· Quelle quantité faut - il commander ?

Pour ce faire, nous allons d'abord définir les concepts fondamentaux de la gestion des stocks :

1- Les différents stocks

*définition de "stock"

Selon le dictionnaire universel de la francophonie3, le stock est : "l'ensemble des matières premières, de produits en cours de fabrication et des produits finis qu'une entreprise détient à une date donnée".

Selon François BLONDEL4 : "les stocks sont constitués par l'ensemble des produits finis, semi - oeuvrés, matières premières qui :

· sont présents dans l'entreprise ;

· appartiennent à l'entreprise ;

· sont destinés à être transformés et/ou vendus."

Dans "la pratique de la gestion des stocks" 3ème édition Dunod 1985 à la page 4, Pierre ZERMATI5 affirme que : "le stock est la provision de produit en attente de consommation.

Par produit on sous entend :

- les marchandises, produits achetés pour être vendus en l'état ;

- les matières premières qui servent de base à la fabrication, qui se trouvent dans les produits fabriqués ;

- les matières consommables ;

- les produits finis ;

- les emballages ;

- les déchets venant de la fabrication ou venant de récupération de domicile. "

Quand au SYSCOHADA6, il donne la définition suivante : "le stock est l'ensemble des marchandises, matières premières et fournitures liés, des produits intermédiaires, des produits finis ainsi que des produits services en cours qui sont la propriété de l'entreprise à la date de l'inventaire."

3 dictionnaire universel de la francophonie

4 François BLONDEL (1999) : Gestion de la production ; édition Dunod.

5 Pierre ZERMATI (1985) : la pratique de la gestion des stocks. 3ème édition Dunod

6Le praticien SYSTEME COMPTABLE OHADA - SYSCOAHADA

On distingue :

· Le stock moyen

C'est le niveau moyen du stock sur la période considérée. Il est donné par la formule :

Stock moyen = Stock initial + Stock final

2

Il est évident que dans la mesure où il existe des réapprovisionnements sur la période considérée, le stock moyen n'est pas égal à la demi somme des stocks initiaux et finaux. Mais une réalité est qu'il n'est pas toujours facile de calculer ce stock moyen, on ne peut donc faire qu'une approximation de ce stock moyen.

· Le stock maximal.

C'est le niveau au dessus duquel le stock devient pléthorique. Dans ce cas on peut alors parler de sur stockage.

· Le stock minimal ou de couverture.

C'est le stock qui permet de faire face aux besoins de la clientèle pendant la période de réapprovisionnement.

· Le stock de sécurité.

Il permet à l'entreprise de se prémunir contre les écarts ou les aléas de livraison.

· Le stock actif ou stock flottant.

Il s'agit de la différence entre le stock physique et le stock de sécurité.

· Le stock critique ou stock d'alerte.

C'est le niveau du stock qui déclanche la procédure du commande. Il est composé du stock minimal et du stock de sécurité.

Stock d'alerte = stock minimal + stock de sécurité

2- Les coûts liés au stock.

Nous essayerons de définir les différents coûts engendrés par la constitution du stock d'un article donné.

· Le coût de passation d'une commande ou de lancement.

Ce coût comprend l'ensemble :

- des coûts salariaux des agents d'approvisionnement, de ceux des services comptables chargés des achats ;

- des coûts de réception et de contrôle des articles ;

- des coûts d'imprimerie (bon de commande, etc.) ;

Selon François BLONDEL7, dans «gestion de la production » 2ème édition Dunod 1998 page126, ce coût représente le plus souvent 1 à 2% du montant des commandes passées.

· Le coût d'achat.

C'est le prix d'achat de l'article augmenté des frais de transports et de douane et autres frais directement liés à l'achat.

· Le coût de possession du stock ou stockage.

Ce coût est masqué par quatre réalités distinctes à savoir :

- le coût de magasinage.

Ce coût comprend l'ensemble des coûts de fonctionnement des magasins (salaire, loyer, chauffage) au prorata de la surface, entretien des locaux, informatique, assurance etc ;

- le coût de rémunération des capitaux investis :

Les capitaux investis pour l'acquisition et la gestion du stock produiraient des intérêts s'ils étaient placés sur le marché financier. Pour évaluer ce manque à gagner, il faut tenir compte de l'inflation courant et du taux d'intérêt.

- le coût de rupture ou de pénurie.

C'est l'ensemble des coûts liés à une rupture ou à une pénurie. En ce qui concerne la production, on peut citer :

o le blocage de la production ;

o la détérioration des produits complémentaires disponibles ;

o les coûts de chômage des ateliers.

En ce qui concerne la distribution, on peut citer :

7 François BLONDEL (1998) : Gestion de la production ; 2ème édition Dunod.

o le manque à gagner résultant des ventes perdues ;

o la perte d'une clientèle ;

o la détérioration de l'image de marque ;

o le paiement éventuel des pénalités de retard ou de non livraison.

- le coût d'obsolescence.

Il est lié au vieillissement de certains articles qu'on ne peut plus vendre ou consommer.

· Le coût complet d'approvisionnement d'un article

Coût complet d'approvisionnement =coût de passation d'une commande +coût d'achat +coût de possession.

C- La gestion des stocks.

1- Définition

Selon Pierre ZERMATY5, gérer un stock, c'est faire en sorte qu'il soit constamment apte à répondre aux demandes des clients, des utilisateurs des articles stockés.

Dans l'ouvrage "la gestion informatisée des stocks" Paris AFNOR 1983, Jean BENASSY8 affirme : "gérer un stock, c'est répondre de façon optimale aux deux questions suivantes :

· quand commander ?

· combien commander ? "

En effet, la gestion des stocks consiste à :

· définir la politique, les objectifs en termes de taux de service (la mesure de la disponibilité des articles demandés) et de niveau des stocks ;

· choisir la méthode de gestion appropriée à partir de la nature des articles ;

5 Pierre ZERMATI (1985) : la pratique de la gestion des stocks. 3ème édition Dunod

8Jean BENASSY : la gestion informatisée des stocks .Paris AFNOR 1983

· définir, calculer et adopter continuellement les paramètres de gestion pour chaque article (quantité à commander ou à stocker, stock de sécurité, délai d'obtention, etc.) ;

· définir les procédures de contrôle du stock ;

· avoir une idée sur la cadence de consommation des articles.

2- Les paramètres de gestion des stocks.

Ceux sont des paramètres qui influent sur le coût du stock.

On peut citer entre autres :

· Le prix unitaire d'achat

Plus il est élevé, plus le coût du stock sera élevé. Toute l'importance de la recherche d'un meilleur rapport qualité-prix se trouve là.

· Le coût de fabrication.

Il équivaut à l'ensemble des charges entrant dans la production de l'article. Ce coût peut être déterminé grâce aux techniques utilisées en comptabilité analytique.

· Le délai d'approvisionnement.

C'est le temps qui sépare le lancement d'une commande et la livraison. Il est distinct de la période de réapprovisionnement qui est le temps qui sépare deux livraisons.

· Le coût de lancement.

Plus il est élevé, et pour une consommation annuelle donnée, on a intérêt à diminuer le nombre de lancement par l'augmentation de la quantité commandée et / ou le délai entre deux commandes.

· Le coût de possession dans une période.

Contrairement au coût de lancement, plus il est élevé et plus on a intérêt pour une consommation annuelle donnée à diminuer la possession donc la quantité commandé ou la  période de réapprovisionnement ;

· La consommation annuelle.

C'est une donnée du problème dont on doit connaître la valeur pour pouvoir calculer puis optimiser le coût de stockage.

D- Les modèles de gestion des stocks et de réapprovisionnement.

Pour atteindre les objectifs de gestion recherchés (les critères d'optimalité), plusieurs modèles de gestion sont préconisés.

Cependant, avant de développer ces modèles, il importe de définir deux termes à savoir : les données et les variables d'actions.

· Les données : ceux sont des éléments qui sont imposés au responsable de la gestion. Elle varie en fonction du modèle choisi ;

· Les variables d'action : ce sont les variables sur lesquelles le responsable de la gestion peut agir. Il en fixe la valeur. Elles sont le plus souvent liées par des relations simples.

1- Le réapprovisionnement par quantité constante (Modèle de Wilson).

v Principe.

Le modèle de Wilson est la modélisation mathématique la plus ancienne qui permet de déterminer à partir de la fonction du coût total le lot économique et le nombre optimale de commande. Elle consiste à commander à intervalle variable une quantité prédéterminée qui sera livrée au moment où le stock sera théoriquement égal au stock de sécurité.

v Calcul de la quantité économique

· HYPOTHESES :

On suppose que :

* La consommation est irrégulière ;

* La quantité de réapprovisionnement est fixée ;

* Le coût de première acquisition est négligé ;

* Le coût de lancement est fixe ;

* Le stock minimal est nul ;

* Pas de rupture de stock.

La quantité économique à déterminer est celle qui minimise le coût total de la gestion du stock sur une période dite de gestion. Elle est obtenue lorsque la dérivée première de la fonction coût total de gestion est nulle.

Coût total de gestion = coût de lancement +coût de stockage.

Soit Q la quantité à commander, n le nombre de commande, D la demande annuelle ou la consommation annuelle, ? la période de gestion, Cl le coût de lancement d'une commande de réapprovisionnement, Cs le coût de stockage par unité stockée et par unité de temps ; on a :

Coût total de lancement = nCl or n = D donc

Q

Coût total de lancement = DCl

Q

Coût de stockage = Cs Q?

2

Coût total de gestion = DCl + Cs Q?

Q 2

Le coût total est minimal pour la valeur Q* de Q tel que :

Dérivée du coût total = 0 donc nous avons :

- DCl + Cs? = 0 ce qui nous donne DCl = Cs?

Q2 2 Q2 2

On a donc : Q2 = 2DCl d'où Q* = 2DCl

Cs? Cs?

v Détermination du nombre optimal de commande ou cadence d'approvisionnement : n*

n* = D

Q*

v -Les autres paramètres de gestion sont :

°la période optimale de réapprovisionnement

T* = ?

n*

° le coût optimal de gestion :

* = 2DClCs?

· insuffisances de ce modèle.

*ce modèle ne prend pas en compte les risques de rupture ;

*il ne prend pas en compte les réductions éventuelles accordées lors de l'achat d'une grande quantité ;

*il présente des hypothèses trop éloignées de la réalité.

2- Le réapprovisionnement par quantité économique constante. Cas de rupture de stock.

Dans ce modèle, la demande se présentant lors d'une rupture de stock est différée jusqu'à la prochaine livraison. A la livraison, on suppose que toutes les demandes différées seront satisfaites avant la satisfaction des demandes ultérieures.

Les hypothèses du modèle de Wilson sont permises sauf celle de non rupture du stock. De plus, au coût de stockage et de lancement s'ajoute le coût de pénurie (Cp). Ainsi, le coût total de gestion () est égal à :

= coût de lancement + coût de stockage +coût de pénurie

v détermination du coût de lancement, de stockage et de pénurie.

* Coût de lancement sur la période ?.

Coût de lancement = DCl sur la période de gestion ?.

Q

* Coût de stockage sur la période de réapprovisionnement T.

Coût de stockage sur T = CsSiT1 avec T1 la période de non rupture.

* Coût de pénurie sur la période de réapprovisionnement T.

Coût de pénurie = Cp (Q-Si) T2 avec T2 la période.

2

Illustration

Stock

Si

Q

T1 T2

Pénurie

Q-Si temps

T

La demande est satisfaite sur la période T1 et on a une pénurie sur la période T2.

T1 = T donc T1 = Si T et T2 = (Q-Si) T

Si Q Q Q

Sur la période T on a :

Coût de stockage sur T = CsTSi2 et Coût de pénurie sur T = Cp (Q-Si)2T

2Q 2Q

On a donc sur la période ? :

Coût de stockage = n* Coût de stockage sur T =Cs?Si2 avec n = ?

2Q T

Coût de pénurie = Cp (Q-Si)2?

2Q

Le coût global de gestion de stock est alors :

(Q ; Si) = DCl + Cs?Si2 + Cp?(Q-Si)2

Q 2Q 2Q

est minimal pour le couple de valeurs (Qop ; Sop) de Q et Si pour lesquelles la dérivée première de par rapport à Q est égale à la dérivée première de par rapport à Si et égale à zéro.

On a donc :

· le volume optimal :

Qop = 2DCl * Cp + Cs

CsQ Cp

· La période optimale de réapprovisionnement :

Top = 2?Cl * Cp

DCs Cp +Cs

· La quantité optimale à stocker :

Sop = Qop Cp

Cp +Cs

· le coût total optimal de gestion :

op = 2D?ClCs * Cp +Cs

Cp

Il faut remarquer que la formule Cp +Cs n'est rien d'autre que le taux de

Cp

pénurie c'est-à-dire la durée relative pendant laquelle le stock n'est pas vide. On le note ñ. Si ñ =1 il n'y a pas de rupture.

3- Le réapprovisionnement par période fixe (méthode P)

La méthode de réapprovisionnement par période fixe définit pour chaque article une période de réapprovisionnement fixe pour reconstituer le stock à un niveau suffisant pour la période à venir. Elle répond à la question « quand faut-il commander ? ».

· calcul de la périodicité ou de la fréquence de lancement.

Coût d'achat =consommation annuelle*prix unitaire d'achat

=D*Pu

Coût de lancement =Cl*n (nombre de lancement)

Coût de stockage =Stock moyen*Pu* taux de possession

=DPu*t car stock moyen = D

2n 2n

D'où coût total =DPu + nCl +DPu*t

2n

Et par conséquent n = DPu*t

2Cl

Ce qui donne la périodicité P qui est égale à :

P = 2Cl

nDPu*t

4- Les autres méthodes classiques.

° Les articles à consommation très faible et irrégulière : cela concerne les pièces de rechange et autre matières de faible consommation. La méthode consiste à garder une pièce en stock et la recommander lorsqu'elle est sortie.

° Les articles à consommation variant avec la saison concernant les articles dont les consommations s'arrêtent totalement après la saison. On procède à des estimations basées sur les statistiques des années précédentes afin de déterminer les modèles et les quantités respectives.

° Le juste à temps

Le principe repose sur la notion de zéro stock.

En effet, cette notion est un objectif difficile à atteindre. Les commandes sont engagées à partir des commandes clients. Cela suppose naturellement qu'il n'y ait ni annulation, ni modification. Ce principe exige une méthode de réapprovisionnement capable d'avoir assez rapidement et sans erreur les articles qui font l'objet de commande.

Ce principe rencontre assez d'obstacles à sa propagation car il se trouve rejeter par les chefs d'entreprises.

° Modèle à période variable dit « à deux magasins ».

Ici, la demande est aléatoire et le délai de livraison est certain.

Le nom donné à ce modèle provient du fait qu'on peut envisager ce modèle de la façon suivante : « soient deux magasins (physiquement distincts ou non) abritant le stock. Le premier magasin est approvisionné de la quantité n-Sc avec n = volume de commande de réapprovisionnement et Sc le niveau de réapprovisionnement (point de commande) et le second de la quantité Sc. Lorsque le stock du premier est épuisé, on puise dans le second et, aussitôt on lance la commande de réapprovisionnement de volume n en attendant la livraison, le second magasin fournit. C'est en quelque sorte un stock contre la pénurie.

E- La budgétisation des approvisionnements.

Pour une bonne gestion des stocks et des approvisionnements, l'établissement d'un budget des approvisionnements est indispensable. Il donne les informations sur les éléments suivants : commande, entrées, sorties du stock, niveau du stock. Sa construction demande :

· le choix d'un mode d'approvisionnement ;

· le choix d'un procédé de budgétisation (graphique ou comptable) ;

· l'établissement de quatre budgets à savoir : commande, livraison, consommation, stocks ;

· opter pour une méthode de valorisation des quantités.

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"Nous voulons explorer la bonté contrée énorme où tout se tait"   Appolinaire