Section2- Les pratiques d'approvisionnement et les
méthodes de gestion des stocks à la CBT.
La compagnie béninoise de textiles, entreprise de
production et de commercialisation de produits textiles dispose pour ses
activités de plusieurs types de stocks repartis dans différents
magasins dont la gestion est indispensable vu leur importance dans le processus
de production et de commercialisation.
Pour l'étude de la politique d'approvisionnement et de
gestion des stocks de la CBT, nous nous sommes fixés plusieurs objectifs
et établis les hypothèses ci - dessous.
Les objectifs fixés sont entre autres :
· décrire et analyser les procédures de
gestion des approvisionnements et des stocks afin d'identifier les maux et de
proposer des solutions ;
· apprécier la gestion matérielle et
économique des stocks ;
· faire ressortir la nécessité de
l'informatisation effective de la gestion des stocks à partir d'un
logiciel.
Quant aux hypothèses, elles sont les suivantes :
- il n'y a pas une bonne politique d'approvisionnement
à la CBT ;
- la CBT ne fait pas une gestion rationnelle et efficace de
ses stocks ;
- le système informatique utilisé (progiciel) ne
permet pas de faire une gestion convenable des stocks.
Paragraphe 1 : Les pratiques d'approvisionnement
Pour satisfaire sa production, la CBT s'approvisionne en
matières et pièces indispensables au processus de production.
Elle utilise donc des méthodes d'approvisionnement pour chaque type de
produits. De la principale matière première c'est-à-dire
le coton aux pièces de rechange en passant par les intrants, diverses
méthodes sont utilisées vu la nature de chaque produit. Quelles
sont donc ces méthodes ?
A- Approvisionnement du coton.
Les circonstances de lancement de la commande de coton
naissent après l'analyse des inventaires réguliers produit par le
magasinier, de la fiche de production établie et des demandes
prévisibles de tissus. Après une analyse de tous ses documents,
la Direction Générale chargée de l'approvisionnement du
coton fixe le stock d'alerte et de sécurité afin de voir la
possibilité ou non de lancer la commande.
Afin de respecter la clause de transformation de la
matière première locale, la Compagnie Béninoise de
Textiles dispose de fournisseur agréé qu'est la SONAPRA pour la
fourniture de coton.
Lorsque la commande est donc nécessaire, la Direction
Générale informe par téléphone la SONAPRA pour la
livraison. Aucune facture pro forma ou de bon de commande n'est établi.
Généralement une avance de 40% du montant total de la commande
est exigée pour la livraison.
Lors de la réception de la commande, le transporteur
présente la facture avec le bordereau de livraison de la SONAPRA ainsi
que divers autres documents. Le magasinier procède à
l'entrée en stock du coton par le déchargement et le remplissage
du bon d'entrée, de la liste de colisage de coton, les fiches de stock
coton et l'entrée en stock sur le progiciel.
Il est à noter qu'avant la livraison, la CBT envoie un
laborantin à la SONAPRA pour l'étude de la qualité du
coton à livrer. Aussi arrive-il des moments où pour diverses
raisons, la CBT est obligée de s'approvisionner chez d'autres
fournisseurs mais ce ne sont que des cas exceptionnels.
B- Approvisionnement des autres produits à
stocker
Il s'agit ici de l'approvisionnement en amytex, en huile
végétale, en intrants, en pièces de rechange et autres
consommables.
L'approvisionnement en amytex se fait par suite de l'analyse
du stock restant et du rythme de production et ne dépend donc pas d'une
période. La CBT dispose pour son approvisionnement d'un fournisseur
Français : la société Rudolf Sopatis.
Comme l'amytex, les commandes de l'huile
végétale et des autres consommables (peinture, feuillards,
huiles) sont lancées en considération de leur rythme de
consommation par suite des documents d'inventaires et de production
établis et en tenant compte du délai de livraison de chaque
produit. On peut donner en exemple le délai de livraison des feuillards
qui est de 3 mois. Vu ce délai trop long, la CBT effectue une commande
en grande quantité de quoi répondre à la consommation sur
une longue période.
Pour les intrants (gasoil, fuel, acétylène),
à l'aide des fiches d'inventaires et de consommation, la
détermination du stock restant se fait en vue de voir la
faisabilité de lancement de commande. Mais pour le gasoil il est
généralement effectué deux réapprovisionnements par
trimestre. Il arrive aussi des fois où en considérant l'imminence
d'une pénurie au niveau des fournisseurs, des livraisons se font pour
éviter des problèmes de manque d'intrants plus tard.
Enfin, on a l'approvisionnement des pièces de rechange.
C'est l'approvisionnement le plus complexe. Il est à noter qu'on peut
distinguer ici deux sortes d'approvisionnements :
· les approvisionnements réguliers de
pièces de rechange ;
· les approvisionnements occasionnels de pièces de
rechange.
Les approvisionnements réguliers de pièces de
rechange se font après la constatation d'une imminente rupture des
stocks grâce à l'état des stocks sur le progiciel. La
commande se fait en Chine pour la plupart des pièces.
Les approvisionnements occasionnels de pièces de
rechange se font lors de la détérioration imprévisible
d'une pièce alors qu'elle est finie en stock. En effet pour les
pièces qui se détériorent rarement, la pratique montre que
c'est le système de rupture de stock qui est utilisé. C'est le
cas des pièces qui ne bénéficient pas d'un suivi rigoureux
de leur stock. Les commandes sont passées par Internet pour les
pièces à commander en Chine. Le fournisseur chinois envoi une
facture pro forma afin que la CBT connaisse le coût de sa commande pour
prendre ses dispositions. Lorsque les pièces sont disponibles sur le
marché local et sont de petites valeurs, elles sont achetées sans
facture pro forma surtout s'il y a urgence.
Pour l'approvisionnement, s'il s'agit de pièces de
valeur globale inférieure à 500.000 FCFA, la CBT procède
à une cotation (consultation restreinte à 3 ou 4 fournisseurs qui
adresse des factures pro forma) ou s'il s'agit d'une urgence la consultation se
fait par téléphone.
Mais s'il s'agit de pièces ou d'intrants de valeur
globale supérieure à 500.000 FCFA un avis d'appel d'offre est
lancé et la Direction Financière étudie les propositions
des postulants.
C- Les procédures de lancement et de
réception
Ces procédures sont définies dans la
procédure des dépenses et recettes de la CBT.
On distingue deux concepts d'achat à la CBT.
°les achats de menues dépenses ;
°les grosses dépenses.
1- Les achats de menues dépenses.
Ils concernent les achats de produits à approvisionner ne
figurant pas au budget de l'exercice en cours. L'approvisionnement dans ce cas
est fait par l'établissement d'un bon provisoire s'il s'agit des achats
en espèces et d'un état de paiement s'il s'agit des achats par
chèque ou par virement. Le document établi est signé par
l'auteur de la demande et son directeur de tutelle. Si ce dernier approuve la
demande, il transmet le document à la Direction Générale
pour signature.
Après l'achat du produit, il est remis au magasinier qui
procède à son entrée en stock grâce au bon
d'entrée à l'aide de la facture d'achat que l'acheteur
présente.
2- Les grosses dépenses.
Elles sont relatives aux achats des produits stockables, aux
fournitures, pièces de rechange et autres produits nécessaires
à la production et qui figurent au budget de l'exercice en cours.
· la procédure d'achat.
o l'expression du besoin.
La lettre d'expression du besoin est celle que la direction
utilisatrice adresse à la Direction Générale l'informant
que les articles sont terminés en stock donc demande l'autorisation de
procéder à leur achat. La Direction Générale
vérifie l'opportunité de l'investissement et procède
à l'ordonnancement de la dépense. La lettre est ensuite transmise
à la Direction Financière pour le contrôle de la
disponibilité au budget et à la trésorerie. Le Directeur
Financier procède à la signature puis transmet la lettre à
la Direction des achats.
o le bon de commande.
Pour les produits ne disposant pas de fournisseur
agréé, on procède à l'appel d'offre ou à une
cotation selon le cas dès réception de la lettre par la Direction
des achats avec au moins trois fournisseurs ceci dans un délai de 2
jours ouvrables.
Une équipe de sélection est mise sur pied et
étudie les dossiers des postulants. Cette étude consiste à
comparer :
° L'échelonnement ;
° les prix soumis ;
° la qualité du produit ;
° le prix du marché.
Elle est sanctionnée par un procès verbal
signé par tous les membres de l'équipe. Il s'en suit
l'établissement d'un bon de commande qui est soumis à la
signature du Directeur Général ou de son Adjoint. Il est
établi en deux exemplaires dont un est destiné au fournisseur et
un à la Direction Financière.
Pour les achats dont on dispose déjà de
fournisseur agréé hormis le coton, la Direction des achats
établie directement le bon de commande qui est soumis à la
signature du Directeur Général ou de son Adjoint.
· la réception
A la réception, le fournisseur adresse le bordereau de
livraison, la facture et le matériel à la direction des achats.
Celle-ci doit enter le matériel au magasin pour être enregistrer
afin de vérifier que le matériel est conforme au besoin
exprimé. Le magasinier procède au remplissage du bon
d'entrée et à l'entrée en stock du matériel sur le
progiciel. Il peut arriver qu'une fiche de transfert soit établie.
La Direction des achats envoie les factures pré
signées par elle et la Direction Générale à la
Direction Financière de même que le bordereau de livraison et le
bon d'entrée au magasin.
Les supports utilisés sont donc :
o la lettre d'expression du besoin ;
o les factures pro forma ;
o le bon de commande ;
o le bordereau de livraison du fournisseur ;
o le bon d'entrée ou la fiche de transfert ;
o originaux des factures ;
o autres documents.
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