2.2.2. Fonctionnement et organisation de l'entreprise AZ
IMPEX s.a.r.l
La société AZ IMPEX est composée de quatre
départements sous la responsabilité de la Direction
Générale, ainsi, ces départements sont:
- Département commercial
- Département administration et finance
- Département garage
- Département électro- technique
L'entreprise AZ IMPEX est une société à
responsabilité limitée. Au dessus de l'hiérarchie, il y a
une assemblée générale des associés. Deux des
membres de cette assemblée occupent respectivement les postes de
responsable du garage et de la Direction Générale.
En ce qui concerne le département garage, il est
à signaler que c'est le principal département de la production de
cette entreprise. C'est là où il y a beaucoup d'activités
et également une certaine hiérarchie et organisation. Il y a un
chef de garage qui est chargé de coordonner les différentes
opérations dans le processus de réparation des véhicules,
de conserver un outillage spécial, de faire des entretiens avec les
clients. Il est donc responsable de cinq sections à savoir :
· Entretien préventif et réparation
· La révision
· La carrosserie
· La mécanique générale
· L'électricité automobile, la
réparation des groupes électrogènes, frigos,
cuisinières électriques, machines à laver et beaucoup
d'autres.
2.2.3. Le système d'importation et exportation des
pièces de rechange
La société AZ IMPEX avec son système
d'importation et exportation des pièces de rechange, utilise le fichier
Excel pour le traitement des entrées et sorties et le fichier Word pour
élaboration des rapports.
Les étapes du fonctionnement du système sont
les suivantes :
Pour la demande :
1. Le client se présente à la réception
pour demander la pièce, le réceptionniste lui envoie à
l'agent de stock. Le nouveau client est enregistré dans un fichier
Excel appelé « Client » où les clients sont
enregistrés, après la vérification du bon de commande, ce
dossier est classé dans un classeur des commandes de l'année
concernée.
2. L'agent de stock vérifie dans le fichier Excel
appelé « Pièce » où les pièces
sont enregistrées.
3. Si la pièce existe, l'agent de stock établit
la facture en Word appelé « Facture »pour le
payement, si la pièce n'existe pas, l'agent de stock établi la
liste des pièces à commander et l'envoi au Directeur Commercial,
la liste est faite dans le fichier Excel appelé « Liste
des pièces à commande».
Pour la commande envers le fournisseur :
8. Le Directeur Commercial a un fichier Word appelé
« Commande » où il enregistre les pièces et
la quantité à commander.
9. Arrivée d'une pièce :
Quand le fournisseur envoie les pièces
commandées et le bon de livraison, l'agent de stock appelle le
mécanicien pour contrôler si les pièces sont conformes
à la commande ou les pièces ne sont pas endommagées, si
les pièces sont conformes à la commande, l'agent de stock
enregistre les pièces entrant dans le fichier Excel (Ficher de stock) et
il les arrange dans le magasin. Au cas contraire, l'agent de stock
établit la fiche de pièces endommagées et l'envoie au
directeur commercial pour le retour des pièces non conformes ou
endommagées. Dans le fichier Excel les quantités sont
calculées comme suit :
SF=SI+QA-QV
SI=SF+QV-QA
La signification des termes:
SF=Stock Final
SI=Stock Initial
QA=Quantité Achetée
QV=Quantité Vendue
Le système n'est pas capable de faire la gestion de
tout le calcul, il y a même la redondance dans l'élaboration des
rapports où l'agent de stock fait le copier coller.
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