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Système administratif comptable de la SOCADA

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par Camille Aubain LAGUEU YOUDOM
Institut Siantou Supérieur - BTS Comptabilité et Gestion des entreprise 2003
  

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.Service de secrétariat

Ce service est occupé par trois employés repartis ainsi qu'il suit :

Secrétaire général : qui s'occupe du traitement de texte sur micro ordinateur de tous les dossiers provenant des différents services de la société ; par exemple la saisie, le traitement et l'édition des factures proforma avant la conclusion du marché. Par ailleurs il gère les appels téléphoniques internes ou externes à partir d'un standard ; ainsi que des courriers de la société. Alors les services tels que le service commercial, le service Peugeot, Rapide, Atelier , service TECMAT témoignant une rotation très étroite entre ces services et le secrétaire général puisque ce dernier se trouve au coeur de toutes les opérations sur papier.

Secrétariat des appels d'offres : Il s'occupe de la rédaction et traitement des réponses d'appel d'offres de l'administration publique et d'autres sociétés lorsqu'elles ont un véhicule à travers les médias (Cameroon Tribune, TV, Radio). Le secrétariat prend connaissance de l'appel prépare la réponse en ressortant l'identité de la SOCADA ; les caractéristiques du véhicule et les prix proposés par la SOCADA et l'adresse à la structure émettant, travail en étroite collaboration avec le chef de vente pour la fourniture de tous les infos nécessaire et avec celui qui s'occupe de la confection et de la photocopie du document. Ce service doit travailler de manière efficace puisque le marché d'appel d'offre qui couvre une grande partie du chiffre d'affaire à SOCADA Yaoundé.

Service TECMAT  (Matériel Technique) : Département qui s'occupe de la vente des équipements de travaux public agricole et industriel. Pour ce faire le système propose toutes les gammes de produits dans chaque domaine ci-dessus cité, à travers les prospects, procède au conseil et assiste des clients qui ont besoin d'un matériel. Ce service est lié directement à la direction générale. Ces opérations comptables sont effectués sur un ordre câblé sur réseau permettant ainsi de constater à tous les niveaux les facturations, les enregistrements et les éditions.

Service HERTZ : Ce service s'occupe de la location des véhicules neufs franchise par HERTZ qui est une société de louage international des voitures. C'est un moyen de promotion de véhicule vendu par la SOCADA. Ce service est en liaison direct avec le directeur d'agence.

Service Magasin Pièces de Rechange (MPR) : Assure la vente des pièces de rechange aux clients (sous forme de transfert ou d'achat sur place) ainsi ce service gère un magasin qui suit les mouvements de stock dont il reçoit à partir de la Direction de Douala où il passe la commande des produits non existants ou non référencier. Il dispose d'un comptoir de vente des pièces détachées d'origines des véhicules vendu par la société suivant un système de référentiel pour identifier la pièce demandée.

Service Atelier : Assure le service après vente des véhicules et autre produits vendus (matériels industriels). A cet effet ce service a été divisé en deux :

.Le garage qui s'occupe de l'entretien et le réparation des voitures grâce à une cellule de peinture auto, de mécanique auto, de station et huilerie auto et de la tôlerie. Ces cellules sont coordonnées par un département d'administration des ateliers dirigé par chef d'atelier, un comptable informaticien, un représentant du magasin et un agent de réception. Ce département est en liaison avec le service administration et comptabilité où il fourni les documents et pièces relatifs aux opérations effectuées à ce niveau.

.Le service Peugeot rapide qui est un produit récente de la SOCADA, il assure l'entretien du freinage, de la batterie, d'échappement, de la pneumatique et le vidange des véhicules de façon dynamique et efficace. Il travaille en collaboration avec la comptabilité pour la validation des bons de commande des clients en comptes ou pour des paiement au comptant.

-Service Administration et Comptabilité : C'est le lieu de tous les opérations sur papier effectuées au niveau des autres services de l'entreprise et les documents de nature financière provenant de l'extérieur sont centralisés pour y suivre des multiples traitements. Pour ce faire, ce service est reparti en cellules interdépendantes :

.Cellule de recouvrement des créances administratives et de visa des factures adressées aux clients. Il entreprend l'ensemble des procédures de liquidation et de recouvrement des créances relatives aux ventes ou aux services réalisés avec l'Etat. Entre autre, elle s'occupe du visa et de la signature des factures à adresser aux clients pour les services d'atelier et les ventes des pièces de rechange et archive les souches. Il ouvre un dossier pour chaque marché gagné avec l'administration, collecte toutes les pièces et informations y affèrent établie une facture conforme au marché, d'un bon d'engagement et d'un titre créance qu'on adresse au ministère des finances pour paiement et envoie ensuite le dossier à la facturation comptable.

.Cellule de facturation : Celle-ci s'occupe de calcul du prix de revient et de vente des véhicules neuf en tenant compte des frais accessoires (droit de douane, cartes grise immatriculation et autres) et la marge bénéficiaire fixée par la société ; ainsi que les taxes et impôts. En plus de cela, elle suit les dossiers d'établissement des cartes grises, de la vignette et de l'immatriculation au ministère des transports. Et enfin procède à une pré comptabilisation dans un compte individuel sur le logiciel.

.Cellule de comptabilité générale : A partir d'un ordinateur connecté aux autres services, il régularise et apure les saisies et les enregistrements réalisées aux différents niveaux de la société où se trouve un poste d'ordinateur, d'effectuer à tour des imputations des saisies pour les pièces directement adressées à la comptabilité qu'elle édite sur les brouillards pour des éventuels modifications.

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"Je ne pense pas qu'un écrivain puisse avoir de profondes assises s'il n'a pas ressenti avec amertume les injustices de la société ou il vit"   Thomas Lanier dit Tennessie Williams