I.1.3.2 Le Contrôle des Stocks
Le contrôle doit être régulier pour permettre
une bonne maîtrise de gestion, minimiser les pertes et situer les
responsabilités en cas de problèmes.
Les contrôles seront exercés tant sur la
qualité des médicaments (dates de péremption, conditions
de conservation, état des médicaments) que sur les
quantités détenues en stock (disponibilité suffisante et
exactitude des stocks).
Pour contrôler le stock, il faut faire
régulièrement un inventaire. L'inventaire est le stock qui existe
à un moment donné. Il s'agit de faire la liste et de compter tout
ce qui est physiquement présent dans la pharmacie, puis de valoriser le
stock disponible de médicaments et de consommables.
Le but du contrôle est de vérifier que le stock est
bien géré :
La bonne qualité du rangement et des conditions de
stockage.
Les quantités constatées correspondent aux
indications figurant sur les différents outils de gestion de stock.
L'inventaire permet également de se rendre compte si le stock est
adapté aux consommations de la formation sanitaire.
Les quantités disponibles sont bien adaptées
à l'activité de la formation sanitaire. Le stock de
sécurité est suffisant
L'inventaire du stock MEG et consommables de la formation
sanitaire est un élément essentiel pour effectuer le bilan
financier.
Les contrôles doivent être effectués :
ü Par le gérant lui même pour
vérifier son propre travail et l'exactitude des informations qu'il a
portées sur les outils de gestion. Il devra s'assurer
régulièrement que : - - la qualité du rangement et du
stockage est assurée ;
- les quantités notées sur les fiches de stock au
moment des entrées et des sorties sont exactes et que la balance
correspond au stock disponible ;
- les quantités, minimum à détenir (stock
de sécurité) par médicament sont bien en stock ;
- - les calculs de consommation moyenne mensuelle sont
effectués à chaque
trimestre ;
- les inventaires prévus sont effectués dans les
temps.
ü Par le service de l'audit interne qui
vérifiera la qualité du travail effectué par le
gérant, par des contrôles réguliers pour s'assurer de
l'exactitude et de la rigueur avec lesquels sont tenus les outils de gestion.
Un contrôle inopiné de quelques fiches de stock choisies au hasard
est un excellent moyen de vérifier si les quantités physiquement
en stock correspondent aux quantités inscrites sur les fiches de
stock.
1' Par des équipes externes de
supervision ou d'audit.
I.1.3.3 Les outils de gestion
La mise en place de procédures et d'outils de gestion est
un gage de réussite pour une bonne organisation et une gestion
rigoureuse d'un dépôt de vente de produits pharmaceutiques.
- La fiche de stock (Voir Annexe n°4)
La fiche de stock est le principal instrument de gestion. Pour
chaque article médicament et matériel une fiche de stock est
établie et régulièrement mise à jour par un seul et
même agent. Elle permet de :
Identifier tous les mouvements de stock :
«Entrées-Sorties » ;
Connaître à tout moment le niveau théorique
des stocks ;
Prévoir correctement les commandes ;
Calculer la Consommation
Moyenne Mensuelle (CMM) pour
chaque produit.
Sur cette fiche de stock seront notés :
Sur l'entête est mentionné le nom du
médicament, sa forme, son dosage, son conditionnement.
Il y aura une fiche de stock par référence, par
forme, par dosage, détenue à la pharmacie de stock.
Il faut, par exemple une fiche de stock pour l'ampicilline
500mg comprimés, une deuxième fiche pour l'ampicilline 500mg
injectable IM, une troisième fiche pour l'ampicilline 1 g injectable
IM.
Le stock de sécurité ou stock minimum est
prévu pour pallier d'éventuels retards de livraison, une
augmentation de la consommation. Il est fonction du délai de livraison
des commandes.
La quantité du stock de sécurité est
généralement évaluée à la moitié ou
l'équivalent de la consommation correspondant au délai de
livraison.
Il équivaut au nombre de conditionnement minimum qui
doit toujours être présent dans la pharmacie pour éviter
tout rupture de stock. Il correspond en général à 1 mois
de consommation, si les délais de livraison sont de 1 mois.
La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) est la quantité
moyenne des produits consommés par mois. Elle peut se calculer
après quelques mois (au moins 3) de consommation et sert à
évaluer les besoins totaux par référence. Ces besoins
totaux sont notés dans la case stock maximum de la fiche de stock.
- La fiche d'inventaire (Voir Annexe 5)
Les fiches d'inventaire pré-imprimées facilitent
la rédaction des fiches d'inventaire et évitent ainsi les erreurs
de transcription.. Elles doivent être établies suivant l'ordre de
classification du stock.
- Le bon de Commande. (Voir Annexe 7)
Les bons de commande pré-imprimés facilitent la
rédaction des commandes et évite ainsi les erreurs de
transcription. Il doit être établi suivant l'ordre de
classification du stock.
Il comprend un en-tête et 4 colonnes et doit être
rempli en deux exemplaires. Un exemplaire sera gardé par le
gérant du dépôt pour archivage et l'autre partira
auprès du fournisseur.
Sur l'en-tête sera mentionné le nom de la
Formation Sanitaire ainsi que la date de la commande.
Ensuite le gérant du dépôt établit
sa commande sur base de la quantité lui restant en stock et de ses
consommations mensuelles. Puis il soumet sa commande pour valorisation
auprès de l'administrateur (moyen de vérifier si les ressources
financières seront suffisantes pour régler la totalité de
la commande).
Le Bon de Commande doit être cosigné par le
gérant du dépôt, le directeur, et le Chef du service
administratif et financier.
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