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I. ANALYSE DESCRIPTIVE DU SYSTEME DE RECOUVREMENT
Il faut d' abord souligner que, méme si l'objet de
l'étude reste le système de recouvrement, ce dernier ne peut
être compris qu'en rapport avec les procédures de facturation en
vigueur dans l'établissement. C'est pourquoi, verrons nous
successivement, d'abord les services de facturation ; ensuite le bureau des
contrôle de la facturation et enfin la division du recouvrement.
1.1. Les services de facturation
La principale mission de la division de la facturation
consiste à faire la cotation et la valorisation des actes,
séjours et traitement médicaux dont bénéficient les
patients. Pour ce faire, chaque acte prodigué aux patients est
matérialisé par une, deux ou trois lettres majuscules suivies
d'un chiffre. Par exemple, K est mis pour actes opératoires, B pour les
examens de laboratoires, Z pour les radiographies.
Les autres tâches dévolues aux agents de
facturation sont : l'accueil des patients, l'établissement des factures
et des fiches de renseignements.
1.1.1. Les guichets des consultations externes
Ils sont composés de trois guichets situés
à des endroits différents dans l'hôpital.
1.1.1.1. Le guichet des urgences
C'est un guichet qui reçoit les malades en urgence. De
tous les guichets il est le plus important pour être le seul qui
fonctionne à feu continu (24h/24), remplaçant ainsi les autres
guichets à leur fermeture. Il est également le seul guichet qui
autorise le traitement du malade avant règlement de sa facture. La
procédure de facturation au guichet des urgences se déroule selon
le schéma que voici :
Lorsqu'un malade arrive, il est conduit directement chez le
médecin en attendant que son accompagnant donne les renseignements
concernant l'identification du malade à l'aide d'une fiche par l'agent
facturier du SAF (voir annexe). La fiche de renseignements comporte les
éléments suivants :
- Les renseignements concernant le malade avec attribution d'un
index patient (IP) qui
est un numéro unique et personnel attribué
à chaque malade selon l'ordre d'arrivée, Par exemple : 04/3256
signifie le 3256éme malade de l'année 2004. Ce numéro doit
être conservé par le malade pour les consultations
ultérieures et servira à son identification au niveau de
l'hôpital. Dans cette première partie il est indispensable de
noter l'heure d'arrivée du malade et la date.
- Les renseignements concernant l'accompagnant ou le malade
notamment son lien avec
la victime, les références des pièces
déposées en garantie, etc.
- L'engagement solennel à payer les frais médicaux
et d'hospitalisation.
- Les actes pratiqués (partie réservée au
médecin du service des urgences).
Ces renseignements sont reportés dans le registre
d'admission des malades des urgences tenu par le facturier.
La fiche de renseignement dûment établie par
l'agent et signée par l'accompagnant est ensuite introduite chez le
médecin. Ce dernier remplit les actes à prodiguer dans la partie
qui lui est réservée. Si des analyses ou une radiographie sont
prescrites au malade, un infirmier amène au guichet de facturation des
urgences un bulletin d'examen ou de radio rempli par le médecin en deux
exemplaires pour visa. Le premier exemplaire, visé par l'agent de la
facturation est remis à l'infirmier qui accompagne le malade vers le
service prestataire de l'acte prescrit sur le bulletin. Le second est maintenu
au niveau du guichet de la facturation pour servir de pièce
justificative des actes prodigués au malade.
Une fois le diagnostic terminé, le patient va revenir
au guichet avec la fiche dans laquelle tous les actes sont indiqués.
L'agent de facturation lui fait une cotation et lui annonce le montant à
payer. Ce circuit est applicable dans les cas d'un malade non
hospitalisé, les hospitalisés sont facturés par le bureau
des entrées.
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1.1.1.2. Le guichet de la radio
C'est un guichet qui reçoit ceux qui ont une demande
d'analyse ou de radio. Il reçoit divers types de malades et les services
qui lui sont rattachés sont : la gynécologie pour les femmes en
état de grossesse ; le laboratoire des analyses ; la cardiologie ; la
gastrologie pour les interventions tels que la fibroscopie, l'endoscopie,
etc.
1.1.1.3. Le guichet des consultations et des soins
externes
C'est vers ce guichet que sont orientés les malades qui
viennent consulter à titre externe et anciens hospitalisés qui
reviennent pour contrôle ou bien soins à titre externe.
1.1.1.4. Le guichet de la
kinésithérapie
Ce guichet assure la facturation des services d'ophtalmologie,
d'odontostomatologie et de la kinésithérapie
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