Refonte du système d'information de l'OCP: problématiques & solutions

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par Abderrahim Siti
ESC_Lille (France) - Master en Audit, Contrôle de Gestion et SI 2009

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III-2 GESTION DES PRESTATIONS :

Les principaux processus étudiés dans l'ancien système se présentent comme suit :

· Gestion des sections analytiques exécutantes ;

· Gestion des bons de travaux ;

· Gestion des commandes

· Gestion des C.T.T(Constat de Travaux Terminés) ;

· Processus de location de véhicules ;

· Gestion des factures T.A.C.S.

1-Gestion des sections analytiques exécutantes

La comptabilité analytique d'une Direction ne peut se faire que suivant un découpage en unités opérationnelles fonctionnelles dont chacune représente une étape de production ou une fonction élémentaire et homogène. Le découpage analytique est valable pour un exercice donné.

Toutes les sections analytiques, qu'elles soient exécutante ou cliente doivent figurer dans le découpage analytique.

Dans l'application PRES, il existe un module permettant la gestion des SAE. Dans ce module, on doit spécifier pour chaque section analytique :

· Son type : Unique

· Les lignes prix de revient de prestations relatives à la nature de travail de la SAE en question

· Les taux horaires par catégorie de personnel existant dans la SAE

Ces opérations ne peuvent s'effectuer qu'au début de chaque année, car elles tracent la structure de base de l'organisation.

2-

Gestion des bons travaux :

Les heures travaillées sont saisies dans l'application PRES et les sorties matières sont renseignées dans l'application GS (gestion de stocks).

3- Gestion des commandes

Les commandes permanentes sont déclarées une fois au début de chaque année par les responsables de la gestion du matériel, et restent valables au cours de toute l'année. Ces commandes concernent les travaux de maintenance représentant un caractère de continuité et de permanence réalisée sur les installations constamment maintenues par les équipes d'entretien.

4- Gestion des CTT

Pour arrêter la facturation concernant une commande particulière où une sous commande, un CTT (Constat de travaux terminés) est émis à la fin de chaque opération d'entretien. La prise en compte du CTT n'est considérée que deux mois après sa déclaration.

5- Gestion des factures T.A.C.S

Après intervention de chaque agent des services prestataires, la SAE concernée par ce travail doit déclarer les éléments qui vont servir à l'établissement de la facture.

A la fin du mois, chaque service reçoit les factures T.A.C.S qui le concernent. Chaque facture T.A.C.S concerne une demande unique, et contient les coüts de la main d'oeuvre et de la matière.

6- schéma global

L'application informatique PRES était composée d'un ensemble de modules couvrant les principales fonctions relatives à la gestion des prestations de service.