I. Processus de traitement de l'information comptable
relative aux achats.
Le département comptable et financier est au coeur des
activités du Fonds mondiaL pour la nature. Il est un département
support à tous les autres et jouent le rôle d'interface entre les
acteurs du terrain et les décideurs, entre les bailleurs de fonds et
WWF-CCPO pour ce qui est du reporting financier.
Pour mener à bien ses activités, il recense les
informations issues de toutes les autres entités de l'organisation,
pouvant être traduites dans les comptes de l'organisation.
Tout commence par un proposal. Un proposal est une
proposition de work-plan que l'on envoi à un ou plusieurs bailleurs de
fonds en vue d'obtenir de celui ou de ceux-ci le financement d'une
activité ou d'un projet donné. C'est une invitation à
contracter. Ce work-plan contient de nombreux volets dont les volets technique,
juridique et financier. Il est établi à la base par les chefs de
projets, en collaboration avec l'unité de Budget and Internal Control.
Il est à noter que le volet financier du proposal doit être
suffisamment exhaustif, car une fois qu'il est accepté par le potentiel
financeur, il n'est plus modifiable sans son accord exprès.
Une fois le proposal validé par le potentiel bailleur
de fond, naturellement avec quelques amendements, il se transforme en contrat.
Ce dernier doit être validé par le Représentant
Régional. Cette phase de validation du contrat par le leader de WWF en
Afrique Centrale est intitulé « secure funding » pour dire
« financement sûr, certain ».
Dès cet instant, l'élaboration d'un plan
comptable correspondant au projet est faite. Chaque ligne budgétaire
étant rattachée à un compte particulier. Lequel compte
peut être lié à l'achat d'un bien ou d'un service. Le
processus lié à cet achat, bien que soumis à des normes
internes à WWF obéit à une pratique qui peut être
quelque fois différente.
Page 33
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO
A. La norme applicable au sein de WWF '.
Présentation schématique'°
COUT D'ACHAT Inférieur à 500CHF COUT
D'ACHAT supérieur A 500CHF
ETAPE1 : DEMANDE D'ACHAT
ETAPE 1 : DEMANDE D'ACHAT
ETAPE 2 : RECEPTION DES FACTURES PRO FORMAT
ETAPE 3: BON DE COMMANDE
ETAPE 4: Reception Des Biens Acquis
ETAPE 5 : Reception De La Facture Définitive
ETAPE 6: REGLEMENT DE LA FACTURE
Source: CARPO FIELD OPERATONS MANUAL, PART II:
FINANCIAL POLICIES AND PROCEDURES. (Traduction en français par
l'auteur)
2. Présentation descriptive
Le schéma ci-dessus retrace le processus d'achat des
biens et des services au sein de WWF qui se formule en six étapes. A
chacune de ces étapes, il est mis en place des sécurités
visant la responsabilisation de chaque opérateur.
> La demande d'achat (annexe4)
La demande d'achat (connue sous l'appellation de «
purchase requisition » : est un document émis par un responsable
qui exprime un besoin dans le cadre de la réalisation de ses
activités. Celle-ci doit être approuvée par un
supérieur hiérarchique déterminé (chef du
département concerné, responsable d'un projet etc. ;) qui doit au
préalable s'assurer que la dépense a été
budgétée eu égard à la réalisation d'un
projet précis financé par un bailleur particulier. L'approbation
de la dépense par le supérieur
10 Con~~re mémoire in de cycle 9frf,57CT,
rédigé par 9frflle 0O.91TOVE7 Z AT AC7(sur l' Audit interne
du cycle des immobilisations corporelles
dans une optique
d'amélioration de l'e~~icacité
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO
hiérarchique donne l'autorisation au responsable de la
logistique de procéder à l'achat effectif de l'équipement
requis.
Sécurité(s) requise(s) : La demande d'achat doit
être signée par le demandeur et visée par son
supérieur hiérarchique.
> La réception et la comparaison des factures pro
format
Dans une optique de minimisation des coûts sous
contrainte de l'obtention d'un produit de qualité satisfaisante, la
commande n'est effectuée qu'après une comparaison des prix
relatifs à trois factures pro format émises par des fournisseurs
différents. Elle a comme document support « a quotation form »
(annexe)
Sécurité(s) requise(s) : Chaque facture pro
format doit comporter l'adresse et l'identification du fournisseur. Elle est
analysée par au moins 3 responsables dont le responsable ayant
autorisé la dépense. Le choix est enfin effectué en
fonction des besoins et des ressources dont dispose le projet lié
à l'opération d'achat.
> L'établissement du bon de commande (annexe5)
Le bon de commande est le document de base du processus
d'achat. Tout bon de commande est établi sous la base d'une facture pro
format sélectionnée. Il est établi en cinq (5) exemplaires
repartis comme suit :
> l'original est à transmettre au fournisseur ;
~ un exemplaire est sauvegardée dans le fichier des bons
de commandes avec la demande d'achat et le mémo justifiant le choix du
fournisseur retenu ;
~ un exemplaire est transmis et classé par le Service de
la Comptabilité ; ~ un exemplaire est transmis au responsable du ^projet
concerné ;
> la souche est conservée dans le registre des bons de
commande.
Sécurité(s) requise(s): Le bon de commande doit
être signé de tous les responsables ayant autorisé la
dépense (chef de projet ou représentant régional). Le
service de la logistique le contresigne également. Il est important que
soient précisées les droits et les obligations de WWF-CCPO et du
fournisseur en cas d'importation.
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Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO
> La réception des biens ou des services (annexe6)
La réception des biens est assurée par un
responsable du service de la logistique grâce à un document
appelé « receiving report » (annexe 4). Il a la charge de
s'assurer de la conformité du bien eu égard au besoin
exprimé. Tout défaut doit être signalé au
transporteur, au fournisseur et éventuellement à l'assureur. Deux
cas de figures peuvent se présenter :
· Si le projet d'affectation se trouve à
Yaoundé, le bon de livraison devra être transmis au Service de la
comptabilité accompagné de la facture et du bon de commande ;
· Si le demandeur n'est pas situé à
Yaoundé, alors 3 copies d'un « goods Issue note » (bon de
transfert) devront être établies par un responsable du projet ou
son mandataire afin de matérialiser l'affectation du bien au projet
correspondant. Un exemplaire est transmis au responsable du projet
correspondant, le second est adjoint au bon de commande et classé par le
Service de la logistique et la souche est conservée dans le registre des
« Goods Issued note ».
Sécurité(s) requise(s) : le bon de livraison
doit être signé afin de matérialiser la réception
effective des biens par le responsable de la logistique ou un responsable de
projet ou dans une troisième mesure son mandataire.
> La réception de la facture
La réception du bien se fait grâce au bon de
livraison accompagné éventuellement de la facture du fournisseur.
Celle-ci devra être réglée suivant les dispositions
préalablement définies par WWF-CCPO et le fournisseur. La facture
est reçue soit lors de la réception des biens soit à une
date ultérieure. Celle-ci est comparée au bon de commande et au
bon de livraison afin de s'assurer de l'exactitude des articles, de la
quantité de marchandises livrées ainsi que de la qualité
de celle-ci. Un accent doit également être mis sur le
contrôle de conformité du prix unitaire et du prix global de la
marchandise consignée sur la facture définitive.
Sécurité(s) requise(s) : La facture doit contenir
des informations relatives à l'identification du fournisseur.
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO
> Le paiement de la facture
Dès la réception de la facture, tous les
documents relatifs au processus d'achat doivent être lis ensemble
(facture pro forma, bon de commande, bon de livraison, facture
définitive) avant toute demande et approbation éventuelle du
paiement de ladite facture. Eu égard aux termes du contrat passé
avec le fournisseur, le paiement de la facture est effectué. Une liste
des fournisseurs locaux doit être établie et périodiquement
mise à jour elle doit indiquer le nom du fournisseur, son adresse, les
services fournis. WWF-CCPO devra s'assurer de la régularité de
chaque fournisseur vis-à-vis du cadre règlementaire du secteur
d'activité donné.
Sécurité(s) requise(s) : un cachet « PAYE
» devrait être apposé sur chaque facture payée afin
d'éviter des paiements doubles préjudiciables à
WWF-CCPO.
B. La pratique interne au sein de WWF
1. Les traitements primaires
|
N° d'ord re de l'opér ation
|
Opération
|
Opérande
|
|
1
|
Emission du besoin par voie d'intranet (mail) et
expédition de celui-ci à la messagerie du DRH &
Opérations.
|
Service demandeur
|
|
2
|
Traitement de la demande par le DRH et expédition
(forward du mail) au service concerné : logistique pour toutes
acquisitions, achat, gestion des vehicules, et organisation des voyages
|
DRH &
opérations
|
|
3
|
Quotation (annexe7) de la demande pour toutes les
dépenses dépassant 500 CHF, soit 220 000 F.CFA. C'est le fait de
recueillir trois factures proformat des fournisseurs qui vendent le même
produit en vue de choisir celui qui offre le meilleur ratio
qualité-coût-.Une synthèse est faite sur un document
intitulé :Quotation Form, signé du responsable de la
logistique.
|
Service de la
Logistique
|
|
4
|
Validation du quotation form et expédition de celui-ci par
mail au demandeur après signature.
|
DRH &
opérations
|
|
5
|
Approbation du choix du fournisseur
|
Demandeur
|
Page 37
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO
|
6
|
Edition bon de commande (le bon de commande ou BC est
exigé pour tous les achats exceptés ceux qui sont payés au
comptant. Le BC est signé par le responsable de la logistique et le
demandeur.
|
Service de la
logistique
|
|
7
|
Appel du fournisseur pour livraison
|
Service de la
logistique
|
|
8
|
Réception commande + bordereau de livraison
|
Service de la
logistique+dema ndeur
|
|
9
|
Réception de la facture et enregistrement dans le registre
des courriers reçus et expédition au service de la logistique via
le Program Assistant
|
Réception
|
|
10
|
Réception de la facture par le service de la logistique et
acheminement vers le Directeur financier
|
Service de la
logistique
|
|
11
|
Contrôle de la facture et validation par l'inscription
« Bon à Payer »
|
Directeur financier
|
|
12
|
Saisi de la facture dans la base de données du logiciel
de Gestion des Fournisseurs : GFS et marquage du tampon pour préciser
que la facture a été enregistrée.
|
Service de la
logistique
|
|
13
|
Expédition des pièces constitutives de
données au département comptable et financier contre
décharge dans un registre tenu à cet effet :
- Quotation form ;
- Bon de commande ;
- Bordereau de livraison ;
- Facture
|
Service de la
logistique
|
Source : entretien avec le responsable de la logistique ;
2. Processus de traitement proprement dit :
|
N
°
|
Opération
|
Opérande
|
|
A
|
Réception des données en provenance du service de
la logistique
|
Unité Comptable et
financière
|
|
B
|
Vérification conformité des données,
contrôle arithmétique des
factures
|
Unité Comptable et
financière
|
|
Etablissement de la facture si l'achat concerne un projet
spécifique en dehors du projet « core »
|
Unité Comptable et
financière
|
|
C
|
Classement des factures pour celles devant attendre trente (30)
jours
|
Unité Comptable et
financière
|
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO
|
D
|
Sélection du fournisseur dont le terme est échu
pour paiement. Ledit paiement est fonction de la situation nette de la
trésorerie et des situations prioritaires (voyages, transferts de fond
pour projets, salaires, impôts)
|
Unité Comptable et
financière
|
|
E
|
Etablissement du chèque + imputation comptable et
acheminement pour approbation
|
Unité Comptable et
financière
|
|
F
|
Approbation imputation comptable et vérification de
l'égalité
arithmétique entre le montant du chèque émis
et celui de la facture à payer
|
Directeur financier
|
|
G
|
Etablissement du Bank Payment Requisition : signé du
Directeur financier, du chef de projet et du personnel comptable l'ayant
établi ;
|
Unité Comptable et
financière
|
|
H
|
Validation du chèque par les personnes signataires
|
|
|
I
|
Photocopie du chèque pour rangement
|
Unité Comptable et
financière
|
|
J
|
Etablissement de la liste des fournisseurs à
régler, le mercredi, et expédition de cette liste à la
réception pour inviter lesdits fournisseurs à venir encaisser
leur paiement
|
Unité Comptable et
financière
|
|
K
|
Remise des chèques le jeudi aux fournisseurs
précédemment appelés la veille contre leur signature sur
la photocopie du chèque.
|
Unité Comptable et
financière
|
|
L
|
Classement des pièces dans les différents chronos
de banques
|
Unité Comptable et
financière
|
|
M
|
Codification des pièces et saisie des écritures
comptables sur le logiciel comptable ACCPAC
|
Unité Comptable et
financière
|
|
N
|
Impression « check list » pour vérification des
saisies
|
Unité Comptable et
financière
|
|
O
|
Edition du « badge » :c'est l'opération par
laquelle les saisies, sans être validées peuvent être
consultées.
|
Unité Comptable et
financière
|
|
P
|
Validation du badge
|
Responsable comptable et financier
|
|
Q
|
postage des écritures
|
Responsable comptable et financier
|
|
R
|
Corrections des écritures (si besoin y est)
|
Tout le monde
|
Notons que La nomenclature des comptes à WWF ne suit pas
les prescriptions faites par le droit Comptable OHADA, relatif au Droit des
sociétés commerciales et du
Page 39
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO
GIE et celles relatives au plan comptable, en particulier
à la structure des comptes. A
WWF les comptes ont 20 positions : _ _ _ _ / / / .
Les quatre premières correspondent aux subdivisions du
grand livre, les huit suivantes au Code Projet (9F075401=projet du core), les
quatre autres au Code du donneur, et les quatre dernières au code de
l'activité, objet de la dépense ou de la recette
Tous ces traitements n'ont pour seule objectif que la production
des états financiers de synthèse.
3. Les outputs:
Suite au traitement comptable ci-dessus opéré,
il est établi de manière périodique des documents
d'information sur la situation financière de l'organisation en
générale et de chacun des projets implémentés pour
la protection et la sauvegarde de la biodiversité. Ces documents
d'informations peuvent être standardisés ou établis suivant
un format spécifique, répondant aux exigences du pourvoyeur en
capitaux.
Pour ceux qui sont standards, on distingue :
- Over all results : document
généré trimestriellement ; il reprend les montants globaux
des différents projets en terme de dépenses, de revenus, de
soldes ;
- Contrôle budgétaire : document
retraçant la situation de chaque projet ; - La série des rapports
financiers produits trimestriellement .
| 
