II. Finalisation de la mission d'audit du processus de
traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats
de service.
L'étape actuelle du processus d'audit interne nous
permettra de porter une appréciation relative au système de
contrôle du processus de traitement des opérations d'achat,
notamment ceux des services de WWF-CCPO. L'un des apports les plus importants
de cet audit interne sera sans nul doute les recommandations qui en
découleront.
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
A. Evaluation du système de contrôle du processus
de traitement des achats.
Le contrôle interne est une fonction récemment
introduite au WWF-CCPO. Elle est assumée par l'unité du
BIC11. Cette unité effectue des missions d'audit interne
suivant les normes mises à cet effet par WWF international dans son
document intitulé : AUDIT MANUAL WWF INT FY 07.
La mission de cet audit interne étant de fournir une
assurance objective au travers des consultations des différents services
de WWF-CCPO afin de les aider à atteindre leurs objectifs respectifs et
d'améliorer leur rendement en proposant des solutions susceptibles
d'accroître leur efficacité.
1. Analyse de la structure
organisationnelle
Comme précédemment précisé,
l'audit interne est effectué par le service du BIC. Ce dernier, nous
l'avons vu au précédent chapitre est subordonné au
département administratif à qui il rend compte. Le premier risque
encouru ici est la subordination du contrôle à un
département opérationnel ; qui, en principe, devrait aussi
être contrôlé eu égard à son activité.
Ce positionnement hiérarchique pourrait avoir une mauvaise influence sur
l'efficacité de l'action du contrôleur interne. Ainsi, cet acteur,
aussi compétent et expérimenté soit-il, ne saurait donner
une assurance objective et entièrement indépendante dans la
mission qui lui est assignée.
Le second risque que nous pouvons identifier peut être
lié à la séparation des fonctions. La séparation
des fonctions est un principe de base et fondamental à toute
organisation. Ce principe institue la succession de fonctions
indépendantes qui interviennent dans le traitement de l'information
comptable. Il garantie par ailleurs un minimum de contrôle des
opérations réalisées par chacun des agents de
l'entité.
L'analyse qui suit a pour objectif de déceler les
incompatibilités susceptibles d'exercer une influence négative
sur l'efficacité du système organisationnel. Pour déceler
ces risques, nous analyserons la pratique interne au vu de la non
exhaustivité de la procédure comptable et financière mise
en place.
11 Source : entretien avec le responsable du «
contrôle interne »
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Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
Le risque lié à la séparation des
pouvoirs que nous pouvons identifiés ici est notamment le cas des
traitements fait par des agents et dont le contrôle est exercé par
eux-mêmes. Nous prendrons le cas par exemple du cas de la saisie, de la
validation et du postage des écritures comptables.
Le postage est l'opération par laquelle les imputations
comptables, précédemment saisies sont non seulement rendues
accessibles dans la base de données comptable, mais aussi prises en
comptes dans les soldes des comptes.
Dans l'unité comptable et financière coexiste
deux agents dont le chef de cette unité. En principe, comme les
imputions, les saisies comptables devraient aussi être validées
par les personnes indépendantes ; c'est-à-dire par celles qui
n'ont pas participé à leur saisie. Il arrive très souvent
que la personne qui devrait en principe être chargée d'effectuer
les saisies soit aussi entrain de les valider, voir même de les
poster.
2. Test de conformité de la mission d'audit
interne par rapport au cadre de référence défini par
l'IIA.
Le tableau suivant permet d'évaluer les procédures
mises en place par le BIC lors des missions d'audit.
v. TEST DE CONFORMITE AUX STANDARDS DE LA FONCTION D'AUDIT
INTERNE
|
Normes internationales de l'audit interne
|
Ecarts observés dans le cadre du processus de
traitement de l'information comptable lié aux achats
|
Remarques
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NORMES DE QUALIFICATION
|
|
|
1000- Mission, pouvoirs et
responsabilités : La nature des missions d'assurance
réalisées doit être définie dans une charte
d'audit.
L'audit interne doit être indépendant et les
auditeurs internes doivent effectués leur travail avec
objectivité.
Le responsable de l'audit interne doit relever d'un niveau
hiérarchique permettant aux auditeurs internes d'exercer leurs
responsabilités.
Les auditeurs internes doivent avoir une attitude impartiale
et dépourvue de préjugés, et éviter les conflits
|
L'indépendance et l'objectivité de l'auditeur
interne sont remises en cause à cause du rattachement de la fonction
d'audit interne au
Département Administratif et Financier.
|
La fonction d'audit
interne est une
fonction récemment
mise en place au WWF-CCPO. Elle est assumée par
l'unité BIC
|
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
d'intérêts.
|
|
|
1200- Compétence et conscience
professionnelle: Les missions doivent être remplies avec
compétence et conscience professionnelle
|
Aucun écart
|
|
1300- Programme d'assurance et
d'amélioration
qualité : Le responsable de l'audit
interne doit élaborer et tenir à jour un programme d'assurance.
Des évaluations internes et externes doivent être
effectuées et les rapports y relatifs rédigés.
|
Un programme d'assurance
qualité n'est pas mis en place
|
|
NORMES DE FONCTIONNEMENT
|
|
|
2000- Gestion d'un audit interne : Le
responsable doit rédiger cette activité de façon à
garantir qu'elle apporte une valeur ajoutée à l'organisation
|
Pas d'écart significatif
|
Les audits internes
sont effectués suivant un canevas mis sur
pied par WWF
International et applicable dans toutes les
représentations de l'organisme.
|
2100- Nature du travail- L'audit interne doit
évaluer les processus de management des risques, de contrôle et de
gouvernement d'entreprise et contribuer à leur amélioration sur
la base d'une approche systématique et méthodique.
|
Les missions d'audit ne portent sur plusieurs cycles à la
fois.
|
|
2200- Planification de la mission : Les
auditeurs
internes doivent concevoir et formaliser un plan pour chaque
mission. Ce plan précise le champ d'intervention, les objectifs, la date
et la durée de la mission ainsi que les ressources allouées.
|
Pas d'écart significatif
|
|
2300- Accomplissement de la mission : Les
auditeurs internes doivent identifier les informations nécessaires,
fiables, pertinentes, utiles pour atteindre les objectifs de la mission.
|
Pas d'écart significatif
|
|
2400- Communication des résultats :
Les auditeurs internes doivent communiquer les résultats de la
mission.
|
Pas d'écart significatif
|
|
2500 : Surveillance des actions de
progrès : Le
responsable de l'audit interne doit mettre en place et tenir
à jour un système permettant de surveiller la suite
|
Non évoqué
|
|
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comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
des donnée aux résultats communiqués au
management.
|
|
|
2600- Acceptation des risques par la
direction
générale
|
Non évoqué
|
|
Source : IIA et auteur
La remarque majeure que l'on fait ici est que l'organisation
de la structure fait en sorte que les critères liés à la
qualification de l'auditeur ne soient pas respectés du fait du
rattachement de cet auditeur à un département
opérationnel.
vi. Test de permanence de la conformité à la
norme interne de la pratique interne dans le
cadre du processus de traitement de l'information comptable
liés aux achats.
Opération
|
Résult ats
|
Observations
|
i
|
ONR uo n
|
A S
|
|
Les besoins en termes d'achat sont-ils toujours validés
par le DRH& opérations ?
|
|
v
|
|
Du fait que le demandeur peut directement s'adresser à la
logistique
|
Existe-t-il toujours des quotations form pour tous les achats
dont le montant est supérieur à 500 CHF ?
|
|
v
|
|
Certains types d'achat sont directement faits auprès des
fournisseurs agréés.
|
Validation du quotation form et expédition de celui-ci par
mail au demandeur après signature.
|
|
v
|
|
|
Approbation du choix du fournisseur
|
v
|
|
|
Dès lors qu'il ya quotation form
|
Edite t-on toujours les bons de commande ?
|
v
|
|
|
|
Réception commande + bordereau de livraison
|
v
|
|
|
|
Tous les bons de commande sont-ils toujours signés par les
personnes autorisées ?
|
|
v
|
|
|
Toutes les factures reçues proviennent-elles toujours de
la réception ?
|
|
v
|
|
Certains courriers sont directement acheminés à la
logistique lors de la livraison des biens.
|
Le directeur financier appose t-il toujours la mention de «
bon à payer » sur la facture ?
|
v
|
|
|
|
Toutes les factures sont-elles toujours saisies sur GFS par la
logistique ?
|
v
|
|
|
|
tous les chèques sont-ils signés par des
personnes dûment autorisés et soumis à l'approbation
préalable du directeur Financier ?
|
v
|
|
|
|
L'imputation comptable est-elle toujours validée par le
directeur financier
|
|
v
|
|
Nous avions dû faire signé toutes les pièces
d'imputations comptables des justifs de FY08
|
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
La dite imputation lorsqu'elle est saisie, est-elle
toujours marquée du cachet « saisi su ACCPAC,
Poste... » ?
|
|
I
|
|
Nous avions dû régulariser ces imputations
|
Etabli t-on toujours un bank Payment en cas de paiement par
chèque ?
|
I
|
|
|
|
Est-il toujours signé du Directeur financier, du chef de
projet et du personnel comptable l'ayant établi ;
|
|
I
|
|
La plupart du temps il manque la signature du chef projet.
|
Le chèque est-il toujours photocopié pour rangement
?
|
I
|
|
|
|
Les pièces sont-elles toujours classées dans les
différents chronos de banques ?
|
I
|
|
|
|
Codification des pièces et saisie des écritures
comptables sur le logiciel comptable ACCPAC
|
I
|
|
|
|
Impression « check list » pour vérification des
saisies
|
|
I
|
|
L'impression du check list n'est pas
systématique, il est presque toujours omis, ou bien
s'il est fait, dans certains cas il n'a pas été fait une
vérification des saisies.
|
Edite t-on toujours le « badge » ?
|
|
I
|
|
Cas où c'est le responsable comptable
&financier saisi lui-même les opérations.
|
Les écritures comptables sont elles toujours
postées ?
|
I
|
|
|
|
Les imputations comptables faites dans les sites sont- elles
toujours soumises au contrôle pour être «
postées»?
|
I
|
|
|
Ces sites ne bénéficient pas de
privilèges leur permettant de « poster directement les
écritures »
|
Le contrôle de ces imputations présente-t-il des
défaillances ?
|
I
|
|
|
Ces contrôles présentent quelques
défaillances. Par exemple, ce sont les
auditeurs externes qui décèlent certaines
mauvaises imputations ou ventilation des charges.
|
Le contrôle interne étend t-il ses actions au niveau
du bureau central
|
|
I
|
|
C'est une défaillance du sytème.
|
Le Bon de Commande est-il
|
|
|
|
|
Source : auteur
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Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
B. Recommandations :
Les recommandations que nous pouvons faire peuvent être
soit liées aux traitements des opérations
- En vue de garantir l'indépendance de l'unité
de contrôle interne, celle-ci devrait-être détachée
du département opérationnel à qui elle est
rattachée ; Ceci d'autant plus que cette unité doit aussi avoir
un regard sur les opérations réalisées non seulement par
l'unité comptable, mais aussi par le directeur financier
lui-même.
- Les missions d'audit fait au niveau des extensions de WWF
qui sont sur le terrrain ne devraient plus se limiter uniquement au
contrôle des pièces (de leur conformité et de leur
régularité), au contrôle du respect des procédures
mises en place, ainsi qu'à l'imputation comptable faite au niveau des
sites qui ont un service comptable, mais devait aussi s'élargir pour
faire la conciliation entre les factures adressées par un fournisseur
présentées par le site, et l'historique des transactions pris
chez ce fournisseur ;
- Les « badges » fait par les sites doivent être
scrupuleusement examinés avant le
postage pour éviter que certaines erreurs d'imputations ne
se produisent ;
- Les imputations et les saisies, ainsi que le postage ne
doivent pas être fait par la même personne pour réduire le
risque d'erreur et d'éviter par la même occasion de faire
l'opération diverse de l'opération diverse de l'opération
diverse de l'opération diverse d'une transaction qui avait
été mal imputée. Par ailleurs, toutes les imputations au
vue de la pratique doivent être impérativement validées par
le responsable financier. L'on ne devrait par conséquent plus attendre
qu'une mission d'audit se présente pour le faire ;
- Pour faire participer le service de contrôle interne
dans le processus de traitement de l'information comptable relative aux
opérations d'achats, on peut modifier légèrement la
procédure applicable pour dire que périodiquement, ceux-ci
devraient par exemple auditer toutes les pièces comptables
imputées par la comptabilité et faire un état de
concordance entre les régistres de réception de
Audit interne du processus de traitement de l'information
comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
facture tenue par la réception, la base de
données des factures enregistrées par le service de la logistique
sur le logiciel GFS, les factures payées et celles
comptabilisées.
- Il est à noter que pour parfaire le système de
gestion des projets mis en place, il faudrait que les informations relatives
à un achat donné soient conciliées dans une seule base
donnée qui déterminera lequel des projets l'a supporté et
s'il a été payé ou existe encore dans la liste des
factures à régulariser. Ceci permettra au responsable du
contrôle interne d'avoir un état détaillé des
opérations d'achat par projet et de mieux faire le contrôle des
imputations comptables effectuées .
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comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
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