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Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature - Cameroon Country Program Office.

( Télécharger le fichier original )
par Pierre Valentin TCHOL KALDJOB
Université Catholique d'afrique Centrale - Institut Catholique de Yaoundé - Licence en Comptabilité Finance 2008
  

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II. Finalisation de la mission d'audit du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats de service.

L'étape actuelle du processus d'audit interne nous permettra de porter une appréciation relative au système de contrôle du processus de traitement des opérations d'achat, notamment ceux des services de WWF-CCPO. L'un des apports les plus importants de cet audit interne sera sans nul doute les recommandations qui en découleront.

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO

A. Evaluation du système de contrôle du processus de traitement des achats.

Le contrôle interne est une fonction récemment introduite au WWF-CCPO. Elle est assumée par l'unité du BIC11. Cette unité effectue des missions d'audit interne suivant les normes mises à cet effet par WWF international dans son document intitulé : AUDIT MANUAL WWF INT FY 07.

La mission de cet audit interne étant de fournir une assurance objective au travers des consultations des différents services de WWF-CCPO afin de les aider à atteindre leurs objectifs respectifs et d'améliorer leur rendement en proposant des solutions susceptibles d'accroître leur efficacité.

1. Analyse de la structure organisationnelle

Comme précédemment précisé, l'audit interne est effectué par le service du BIC. Ce dernier, nous l'avons vu au précédent chapitre est subordonné au département administratif à qui il rend compte. Le premier risque encouru ici est la subordination du contrôle à un département opérationnel ; qui, en principe, devrait aussi être contrôlé eu égard à son activité. Ce positionnement hiérarchique pourrait avoir une mauvaise influence sur l'efficacité de l'action du contrôleur interne. Ainsi, cet acteur, aussi compétent et expérimenté soit-il, ne saurait donner une assurance objective et entièrement indépendante dans la mission qui lui est assignée.

Le second risque que nous pouvons identifier peut être lié à la séparation des fonctions. La séparation des fonctions est un principe de base et fondamental à toute organisation. Ce principe institue la succession de fonctions indépendantes qui interviennent dans le traitement de l'information comptable. Il garantie par ailleurs un minimum de contrôle des opérations réalisées par chacun des agents de l'entité.

L'analyse qui suit a pour objectif de déceler les incompatibilités susceptibles d'exercer une influence négative sur l'efficacité du système organisationnel. Pour déceler ces risques, nous analyserons la pratique interne au vu de la non exhaustivité de la procédure comptable et financière mise en place.

11 Source : entretien avec le responsable du « contrôle interne »

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Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO

Le risque lié à la séparation des pouvoirs que nous pouvons identifiés ici est notamment le cas des traitements fait par des agents et dont le contrôle est exercé par eux-mêmes. Nous prendrons le cas par exemple du cas de la saisie, de la validation et du postage des écritures comptables.

Le postage est l'opération par laquelle les imputations comptables, précédemment saisies sont non seulement rendues accessibles dans la base de données comptable, mais aussi prises en comptes dans les soldes des comptes.

Dans l'unité comptable et financière coexiste deux agents dont le chef de cette unité. En principe, comme les imputions, les saisies comptables devraient aussi être validées par les personnes indépendantes ; c'est-à-dire par celles qui n'ont pas participé à leur saisie. Il arrive très souvent que la personne qui devrait en principe être chargée d'effectuer les saisies soit aussi entrain de les valider, voir même de les poster.

2. Test de conformité de la mission d'audit interne par rapport au cadre de référence défini par l'IIA.

Le tableau suivant permet d'évaluer les procédures mises en place par le BIC lors des missions d'audit.

v. TEST DE CONFORMITE AUX STANDARDS DE LA FONCTION D'AUDIT INTERNE

Normes internationales de l'audit interne

Ecarts observés dans le cadre du processus de traitement de l'information comptable lié aux achats

Remarques

NORMES DE QUALIFICATION

 
 

1000- Mission, pouvoirs et responsabilités : La nature des missions d'assurance réalisées doit être définie dans une charte d'audit.

L'audit interne doit être indépendant et les auditeurs internes doivent effectués leur travail avec objectivité.

Le responsable de l'audit interne doit relever d'un niveau hiérarchique permettant aux auditeurs internes d'exercer leurs responsabilités.

Les auditeurs internes doivent avoir une attitude impartiale et dépourvue de préjugés, et éviter les conflits

L'indépendance et l'objectivité de l'auditeur interne sont remises en cause à cause du rattachement de la fonction d'audit interne au

Département Administratif et
Financier.

La fonction d'audit

interne est une

fonction récemment

mise en place au WWF-CCPO. Elle est assumée par l'unité BIC

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO

d'intérêts.

 
 

1200- Compétence et conscience professionnelle: Les missions doivent être remplies avec compétence et conscience professionnelle

Aucun écart

 

1300- Programme d'assurance et d'amélioration

qualité : Le responsable de l'audit interne doit élaborer et tenir à jour un programme d'assurance. Des évaluations internes et externes doivent être effectuées et les rapports y relatifs rédigés.

Un programme d'assurance

qualité n'est pas mis en place

 

NORMES DE FONCTIONNEMENT

 
 

2000- Gestion d'un audit interne : Le responsable doit rédiger cette activité de façon à garantir qu'elle apporte une valeur ajoutée à l'organisation

Pas d'écart significatif

Les audits internes

sont effectués suivant
un canevas mis sur

pied par WWF

International et applicable dans toutes les représentations de l'organisme.

2100- Nature du travail- L'audit interne doit évaluer les processus de management des risques, de contrôle et de gouvernement d'entreprise et contribuer à leur amélioration sur la base d'une approche systématique et méthodique.

Les missions d'audit ne portent sur plusieurs cycles à la fois.

 

2200- Planification de la mission : Les auditeurs

internes doivent concevoir et formaliser un plan pour chaque mission. Ce plan précise le champ d'intervention, les objectifs, la date et la durée de la mission ainsi que les ressources allouées.

Pas d'écart significatif

 

2300- Accomplissement de la mission : Les auditeurs internes doivent identifier les informations nécessaires, fiables, pertinentes, utiles pour atteindre les objectifs de la mission.

Pas d'écart significatif

 

2400- Communication des résultats : Les auditeurs internes doivent communiquer les résultats de la mission.

Pas d'écart significatif

 

2500 : Surveillance des actions de progrès : Le

responsable de l'audit interne doit mettre en place et
tenir à jour un système permettant de surveiller la suite

Non évoqué

 

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Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO

des donnée aux résultats communiqués au management.

 
 

2600- Acceptation des risques par la direction

générale

Non évoqué

 

Source : IIA et auteur

La remarque majeure que l'on fait ici est que l'organisation de la structure fait en sorte que les critères liés à la qualification de l'auditeur ne soient pas respectés du fait du rattachement de cet auditeur à un département opérationnel.

vi. Test de permanence de la conformité à la norme interne de la pratique interne dans le

cadre du processus de traitement de l'information comptable liés aux achats.

Opération

Résult
ats

Observations

i

ONR uo n

A S

 

Les besoins en termes d'achat sont-ils toujours validés par le DRH& opérations ?

 

v

 

Du fait que le demandeur peut directement s'adresser à la logistique

Existe-t-il toujours des quotations form pour tous les achats dont le montant est supérieur à 500 CHF ?

 

v

 

Certains types d'achat sont directement faits auprès des fournisseurs agréés.

Validation du quotation form et expédition de celui-ci par mail au demandeur après signature.

 

v

 
 

Approbation du choix du fournisseur

v

 
 

Dès lors qu'il ya quotation form

Edite t-on toujours les bons de commande ?

v

 
 
 

Réception commande + bordereau de livraison

v

 
 
 

Tous les bons de commande sont-ils toujours signés par les personnes autorisées ?

 

v

 
 

Toutes les factures reçues proviennent-elles toujours de la réception ?

 

v

 

Certains courriers sont directement acheminés à la logistique lors de la livraison des biens.

Le directeur financier appose t-il toujours la mention de « bon à payer » sur la facture ?

v

 
 
 

Toutes les factures sont-elles toujours saisies sur GFS par la logistique ?

v

 
 
 

tous les chèques sont-ils signés par des personnes dûment autorisés et soumis à l'approbation préalable du directeur Financier ?

v

 
 
 

L'imputation comptable est-elle toujours validée par le directeur financier

 

v

 

Nous avions dû faire signé toutes les pièces d'imputations comptables des justifs de FY08

Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats : cas de
WWF-CCPO

La dite imputation lorsqu'elle est saisie, est-elle

toujours marquée du cachet « saisi su ACCPAC, Poste... » ?

 

I

 

Nous avions dû régulariser ces imputations

Etabli t-on toujours un bank Payment en cas de paiement par chèque ?

I

 
 
 

Est-il toujours signé du Directeur financier, du chef de projet et du personnel comptable l'ayant établi ;

 

I

 

La plupart du temps il manque la signature du chef projet.

Le chèque est-il toujours photocopié pour rangement ?

I

 
 
 

Les pièces sont-elles toujours classées dans les

différents chronos de banques ?

I

 
 
 

Codification des pièces et saisie des écritures

comptables sur le logiciel comptable ACCPAC

I

 
 
 

Impression « check list » pour vérification des saisies

 

I

 

L'impression du check list n'est pas

systématique, il est presque toujours omis, ou bien s'il est fait, dans certains cas il n'a pas été fait une vérification des saisies.

Edite t-on toujours le « badge » ?

 

I

 

Cas où c'est le responsable comptable

&financier saisi lui-même les opérations.

Les écritures comptables sont elles toujours postées ?

I

 
 
 

Les imputations comptables faites dans les sites sont- elles toujours soumises au contrôle pour être « postées»?

I

 
 

Ces sites ne bénéficient pas de privilèges leur permettant de « poster directement les écritures »

Le contrôle de ces imputations présente-t-il des

défaillances ?

I

 
 

Ces contrôles présentent quelques

défaillances. Par exemple, ce sont les

auditeurs externes qui décèlent certaines

mauvaises imputations ou ventilation des
charges.

Le contrôle interne étend t-il ses actions au niveau du bureau central

 

I

 

C'est une défaillance du sytème.

Le Bon de Commande est-il

 
 
 
 

Source : auteur

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B. Recommandations :

Les recommandations que nous pouvons faire peuvent être soit liées aux traitements des opérations

- En vue de garantir l'indépendance de l'unité de contrôle interne, celle-ci devrait-être détachée du département opérationnel à qui elle est rattachée ; Ceci d'autant plus que cette unité doit aussi avoir un regard sur les opérations réalisées non seulement par l'unité comptable, mais aussi par le directeur financier lui-même.

- Les missions d'audit fait au niveau des extensions de WWF qui sont sur le terrrain ne devraient plus se limiter uniquement au contrôle des pièces (de leur conformité et de leur régularité), au contrôle du respect des procédures mises en place, ainsi qu'à l'imputation comptable faite au niveau des sites qui ont un service comptable, mais devait aussi s'élargir pour faire la conciliation entre les factures adressées par un fournisseur présentées par le site, et l'historique des transactions pris chez ce fournisseur ;

- Les « badges » fait par les sites doivent être scrupuleusement examinés avant le

postage pour éviter que certaines erreurs d'imputations ne se produisent ;

- Les imputations et les saisies, ainsi que le postage ne doivent pas être fait par la même personne pour réduire le risque d'erreur et d'éviter par la même occasion de faire l'opération diverse de l'opération diverse de l'opération diverse de l'opération diverse d'une transaction qui avait été mal imputée. Par ailleurs, toutes les imputations au vue de la pratique doivent être impérativement validées par le responsable financier. L'on ne devrait par conséquent plus attendre qu'une mission d'audit se présente pour le faire ;

- Pour faire participer le service de contrôle interne dans le processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats, on peut modifier légèrement la procédure applicable pour dire que périodiquement, ceux-ci devraient par exemple auditer toutes les pièces comptables imputées par la comptabilité et faire un état de concordance entre les régistres de réception de

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facture tenue par la réception, la base de données des factures enregistrées par le service de la logistique sur le logiciel GFS, les factures payées et celles comptabilisées.

- Il est à noter que pour parfaire le système de gestion des projets mis en place, il faudrait que les informations relatives à un achat donné soient conciliées dans une seule base donnée qui déterminera lequel des projets l'a supporté et s'il a été payé ou existe encore dans la liste des factures à régulariser. Ceci permettra au responsable du contrôle interne d'avoir un état détaillé des opérations d'achat par projet et de mieux faire le contrôle des imputations comptables effectuées .

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"Soit réservé sans ostentation pour éviter de t'attirer l'incompréhension haineuse des ignorants"   Pythagore