Section 2 : Approches de solutions et conditions de
leur
mise en oeuvre
Cette section comporte les approches de solutions (paragraphe 1)
puis les recommandations (paragraphe 2).
Paragraphe 1 : Approches de solutions
A- Approches de solutions au problème
spécifique n°1
Il a été établi que le nombre de
responsables intervenant dans les processus est élevé.
Cette configuration présente des risques de
dysfonctionnement dans la mesure où, si les demandes en instance de
traitement doivent passer par tous ces responsables qui sont investis, on
convient aisément que ces demandes resteront non traités pendant
un bon nombre de jours compte tenu de l'instabilité de ces responsables.
Du coup, les demandes s'accumuleront et auront des suites tardives. Ainsi les
services resteront en attente de matériels
ou en attente de réparation de matériels pour
pouvoir fonctionner, et par conséquent pour pouvoir satisfaire les
usagers. Ce qui va créer des mécontentements au niveau de ces
derniers.
Eu égard à tout ce qui vient d'être dit,
la nécessité s'impose d'une part de réduire le nombre de
responsables qui doivent intervenir dans les processus de traitement des
demandes et, d'autre part, de revoir leur façon d'intervenir de
manière à ce qu'il n'y ait plus de répétitions.
B- Approches de solutions au problème
spécifique n°2
Le délai, c'est le temps accordé pour
l'exécution ou l'accomplissement de quelque chose.
La détermination d'un délai est un
élément très important pour la réalisation d'un
objet, d'un procédé. Ainsi, dans un processus, la fixation d'un
délai pour chaque étape et par conséquent pour tout le
processus est indispensable pour que celui-ci soit efficace. Envisager un
processus notamment de mise à disposition de matériels de bureau
ou de réparation de matériels de bureau en dehors d'un
délai fixe donne une certaine latitude aux agents intervenant dans ce
processus d'agir sans contrainte.
Il urge donc que les autorités de la
DGTCP pensent à la fixation d'un délai au niveau
de chaque responsable intervenant dans les processus et de mettre sur place un
moyen de suivi de ce dernier. Ceci pourra permettre de lutter efficacement
contre la latitude que les responsables ont de traiter les demandes dans un
délai qui les enchante. Pour fixer ce délai de manière
plus efficace, il faut énumérer les opérations à
effectuer par chaque responsable dans leur ordre impeccable et attribuer
à chaque opération une durée bien
déterminée. La somme de ces durées donne
une durée totale qui n'est rien d'autre que la durée de
traitement d'une demande au niveau de ce responsable. Cette durée peut
donc varier d'un responsable à un autre compte tenu de l'importance des
opérations à effectuer. Il s'agit donc de réaliser une
sorte de liste de contrôle faisant ressortir les dates de début et
de fin de chaque opération.
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