2- Etablissement du diagnostic
Le diagnostic est un acte par lequel le médecin, en
regroupant les symptômes et les données de l'examen clinique et
des divers autres examens, les rattache à une maladie bien
identifiée. Diagnostiquer un mal, c'est donc identifier les causes
réelles se trouvant à la base pour y remédier.
Poser le diagnostic revient à prouver ici l'existence
du mal que constitue chaque problème spécifique et de rattacher
à chacun de ces problèmes, les différentes formes sous
lesquelles ils se manifestent dans l'administration.
Il est fait ici pour chaque problème spécifique.
+ Diagnostic du problème spécifique
n°1
Si le nombre de responsable intervenant dans les processus est
élevé, on comprend aisément pourquoi le cycle de
traitement des demandes de mise à disposition et de réparation
des matériels de bureau est long.
+ Diagnostic du problème spécifique
n°2
L'absence d'un délai pour la durée de traitement
des demandes au niveau de chaque responsable se trouve être la cause
réelle de la durée illimitée de traitement des
demandes.
+ Diagnostic du problème spécifique
n°3
L'insuffisance du stock s'avère être la cause
réelle de la rupture fréquente du stock.
A présent, quel est l'impact qu'engendrent ces
problèmes dans la vie de l'administration et de ces usagers ?
En ce qui concerne le problème spécifique
n°1 relatif au cycle de traitement des demandes long, s'il est vrai qu'en
faisant intervenir plusieurs responsables dans les processus l'on
évitera les erreurs et même les abus de la part des agents
(demandeurs de matériels surtout), il est aussi évident que cette
manière de procéder fera perdre du temps et empêchera le
fonctionnement régulier des services. Car sans les matériels de
travail, les agents ne pourront pas satisfaire les usagers. Ce qui conduit
inévitablement à la lenteur des processus.
S'agissant du problème spécifique n°2 qui a
rapport à la non limitation de la durée du traitement des
demandes, notons que ce dernier a le même impact que celui du
problème spécifique n°1 mais il favorise par ailleurs un
excès de zèle au niveau des responsables.
Quant au problème spécifique n°3 qui est
l'insuffisance du stock, nous pouvons dire que les services risquent
d'être servis des semaines après les
demandes de mise à disposition ou de réparation
de matériels de bureau. Leur fonctionnement est donc bloqué
pendant le temps que couvrira l'approvisionnement du stock. Ce problème
a donc pour conséquence la lenteur des processus.
De façon générale, les problèmes
évoqués ont en commun les pertes de temps et
l'inefficacité dans les processus.
Une fois les causes réelles se trouvant à la
base des problèmes spécifiques connus et le diagnostic
établi, il ne nous reste qu'à proposer les conditions
d'éradication de ces causes afin d'aboutir à notre objectif
général.
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