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L'importance du management dans un service connexe à  la douane, cas de l'Ogefrem - direction provinciale ouest / Matadi.

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par Jean Roger BINDA WA SUMBU
Université catholique du cépromad - Licence 2009
  

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CHAPITRE II : PRESENTATION DE L'OGEFREM

2.1 Dénomination

En application des recommandations pertinentes de la charte d'abisant et des dispositions du code de conduite des conférences maritime, il fut crée par ordonnance n°80-256 du 12 novembre 1980, un organisme dénommé : Office de Gestion du Fret Maritime « OGEFREM » en sigle.

2.2 Situation géographique

Le siège social de l'Office de Gestion du Fret Maritime « OGEFREM » est situé sur l'Avenue de la Presse ; 7ème Etage Botour, Kinshasa/Gombe.

A Matadi, champ de notre recherche, l'OGEFREM est situé sur l'Avenue vivi n° 5 ; Commune de Matadi au centre ville siège où abrite la direction provinciale et les principaux service des unités opérationnelles de l'Office sans oublié les deux autres services rattachées à la direction sont le guichet unique/port de Matadi et le service assistance sise au rez de chaussé Hôtel/Mbingu.

2.3nHistorique

Organisme de droit public à caractère commercial et technique, l'Office d e Gestion du Fret Maritime « OGEFREM » a été crée par ordonnance n°080/256 du 12 novembre 1980.

Il est placé sous la tutelle du Ministère des Travaux et Voies de Communication et du Ministère du Portefeuille.

2.4 Organisation structuro administrative

En tant qu'organisme de l'Etat chargée de règlementer et nationaliser la desserte maritime nationale notamment au travers du contrat d'adhésion ; il sert de support technique au gouvernement en la matière.

- Au regard de l'article 5 de la loi n°78/002 du 06 janvier 1978, l'Office de Gestion du Fret Maritime est structurée, à l'instar.((*)1)

Des entreprises du Portefeuille, comme suit :

- Le conseil d'administration (C.A) ;

- Le comité de gestion (C.A) ;

- Le collège des commissaires aux comptes (C.C)

Le comité de gestion est composé de (5) cinq membres dont (4) mandataires et 1 agent représentant de la délégation syndicale de l'Office. Il s'agit pour les mandataires de l'Etat de :

· L'Administrateur Délégué Général (A.D.G) ;

· L'Administrateur Délégué Général (A.D.G.A) ;

· L'Administrateur Directeur Technique (A.D.T) ;

· L'Administrateur Directeur Financier (A.D.F).

De ce qui précède, nous pouvons noter l'architecture suivante :((*)2)

· La Direction Général (D.G) ;

· La Direction des Agences et Mandataires (D.A.M) qui comprend :

- La Direction Provinciale Ouest (D.P.O) chargée de la gestion des activités portuaires de Matadi, Boma, Banana, Moanda avec Matadi comme siège juridictionnel ;

- La Direction Régionale Est (D.R.E) ayant pour siège juridictionnel à Goma pour la supervision des activités des Provinces du Nord-Kivu Sud-Kivu, le Manième et la Province Orientale ;

- La Représentation d'ANVERS en Belgique (RAN) ;

- La Représentation de Mombasa au KENYA ;

- La Représentation de Dar-Salaam en Tanzanie ;

- Quelques Mandataires opérationnels dont transitra Amsterdam et Transitra Canada.

· La Direction de l'organisation et du comité de gestion (D.O.C.F) ;

· La Direction Prospectives et Développement (D.P.D) ;

· Département technique (D.T) placé sous la coordination de l'ADT, il comprend les directions opérationnelles (liées à l'objet social de l'entreprise) suivantes :

- La Direction des Frets Maritimes (D.F.M) ;

- La Direction Négociations des Taux de Fret (D.T.F) ;

- La Direction des Facilités Administratives et Juridique (D.F.A) ;

- Département Administratif et Financier (D.A.F) supervisé par l'ADF et comprend les Direction Traditionnelles que sont :

· La Direction Administrative (D.A) ;

· La Direction Financière (D.F) ;

· La Direction des Agences et Mandataires (D.A.M).

2.4.1 Organigramme de l'OGEFREM

S/D DAM

Conseil d'Administration

Comité de gestion

ADG

ADGA

Assistant ADG

S Cons juridique

S Secrétariat

S Relations Publ.

S Communication

Attache de Direction

D Audit interne

Département administratif

Et financier

Département technique

Secrétariat

Secrétariat

Direction Administrative

Direction Financière

Dir organisation & contrôle de gestion

Dir prospective & développement

Dir des agences & mandataires

Dir des frets maritimes

Dir négociation des taux de fret

Dir facilites Adm & Jur

SEC

SEC

SEC

SEC

SEC

SEC

SEC

SEC

SEC

S/D RII

S/D FIN

S/D REC

S/D INFO

S/D CON

S/D ORD

S/D PROS

DRE

DPO

S/D DEV

DRS

S/D DTP

S/D DFMI

S/D DFAL

Source : Direction OGEFREM/Matadi

2.4.2 Organigramme de la Direction Provinciale Ouest

Direction OGEFREM/Matadi

Service guichet unique

Service assistance aux chargeurs

Service exploitation n° Port Boma

Service administratif et financier

Service activité technique

Bureau trafic Norco

Bureau trafic Afrique

Bureau autres trafics

Bureau assistances aux chargeurs

Bureau facilites

Bureau administratif

Bureau comptabilité

Bureau perception

Source : Direction OGEFREM/Matadi.

2.4.3 Fonctions

La Direction Provinciale Ouest est sous l'autorité du Directeur des agences et mandataires, le Directeur Provinciale Coordonne les activités des cinq services, à savoir((*)1) :

1. Le service guichet unique port e Matadi ;

2. Le service assistance aux chargeurs ;

3. Le service d'exploitation port Boma ;

4. Le service administratif et Financier ;

5. Le service Activités Technique.

Un informaticien est affecté à la Direction Provinciale pour veiller au bon fonctionnement et à la bonne gestion des systèmes informatiques et de l'équipement de bureautique.

v Service guichet unique Matadi

Ce service est chargé de :

- Réception et saisir les manifestes et autres documents de transport maritime transmis par les armateurs ou par les agents maritimes ;

- Emettre et valider les documents OGEFREM de chargement ;

- Assurer le transport mensuel des données vers le siège et vers le réseau central du guichet unique ;

- Elaborer le rapport mensuel des déchargement et chargement ;

- Etablir le planning central et l'horaire des navires attendus ;

- Contribuer à la mise en place de la banque des données.

Le service guichet unique port de Matadi est placé sus l'autorité d'un chef de service et comprenant trois bureaux :

- Le bureau trafics africains ;

- Le bureau trafics norco ;

- Le bureau autres trafics.

a) Bureau trafics africains

Ce bureau est chargé de la gestion des services en provenance de la côté de l'Afrique de l'Ouest et du centre ainsi que l'Afrique du sud et australe.

b) Bureau trafics norco

Ce bureau est chargé de la gestion des navires en provenance de l'union européenne.

c) Bureau autres trafics

Ce bureau est chargé de la gestion es autres trafics, du trafics de transping et du fret à l'exploitation.

v Service assistance aux chargeurs

Ce service est chargé de :

- Recenser, analyser et tenir à jour les coûts procédures, formalités, documents et réglementation en vigueur en vue de simplification et harmonisation ;

- Identifier des chargeurs et les associations de chargeurs ;

- Apporter une assistance directe aux chargeurs, à titre individuel ou collectif, auprès des administrations et opérateurs de la chaîne e transports en vue du dénouement es problèmes qu'ils peuvent rencontrer ;

- Suivre et analyser les performances de la chaîne des transports en vue d'en développer les infrastructures, de proposer les voies et moyens d l'amélioration, de transbordement, de stockage, d'exploitation, etc... ;

- Contribuer à la mise en place de la banque de données le service assistance aux chargeurs est placé sous l'autorité d'un chef de service et comprend deux bureaux :

· Bureau assistance aux chargeurs ;

· Bureau facilité administratives, juridiques et portuaire.

v Bureau assistance aux chargeurs

Ce bureau est chargé de :

- Identifier et recenser les chargeurs et les associations chargeurs ;

- Assurer la promotion de l'image de marque de l'Office et les relations avec les médias ;

- Apporter une assistance directe aux chargeurs, titre individuel ou collectif, auprès es administration et opérateur du secteur du commerce extérieur en vue du dénouement des problèmes qu'ils peuvent rencontrer ;

- Contribuer à la mise en place de la banque de données maritimes ;

- Veiller à la mise à jour de « l'annuaire des chargeurs » ;

- Assurer de manière permanente une information adéquate aux chargeurs.

v Bureau facilité administrative, juridiques et portuaires

Ce bureau est chargé de :

- Recenser et tenir à jour en vue de leur harmonisation et leur simplification, les procédures et formalité administratives ainsi que les documents relatif au transport du fret maritime national.

v Service administratif et financier

Ce service est chargé de :

- Saisir et traiter toutes les opérations comptables de la Direction Provinciale Ouest ;

- Produire les comptes, états de synthèse, tableaux et documents nécessaires à la gestion financière de la Direction Provinciale Ouest ;

- Procéder à la vérification des imputations des pièces comptables et aux corrections éventuelles ;

- Elaborer et exécuter le budget de la Direction Provinciale Ouest ;

- Assurer le recouvrement de l'ensemble des recettes prévues conformément aux instructions de la matière ;

- Animer et contrôler les postes de perception, analyser leurs performances et proposer les orientations et les stratégies en vue d'améliorer leur productivité et leur efficacité ;

- Procéder aux opérations financières par la caisse et par les banques ;

- Veiller à la bonne administration du personnel et du patrimoine de la Direction Provinciale Ouest ;

- Gérer les biens meubles et immeubles de la Direction Provinciale Ouest et en assurer la maintenance ;

- Veiller à la discipline, au maintien de l'ordre et à l'application des textes réglementaires.

Le service administratifs et financier est placé sous l'autorité d'un chef de service et comprend quatre bureaux :

- Le bureau trésorerie ;

- Le bureau comptabilité ;

- Le bureau perception ;

- Le bureau administratif.

v Bureau trésorerie

Ce bureau est chargé de :

- Procéder aux opérations financières par la caisse et par les banques ;

- Etablir les plans et tableaux de bora périodiques et trésorerie et suivie les placements auprès des banques ;

- Etablir la situation de trésorerie journalière ;

- Gérer le portefeuille de l'Office à la Direction Provinciale Ouest ;

- Préparer et proposer des mesures d'orientations de l'activité financières de l'Office.

v Bureau comptabilité

Ce bureau est chargé de :

- Collecter, traiter et enregistrer toutes les données comptables relatives aux activités de la Direction Provinciale Ouest ;

- Produire les états comptables de synthèse y afférents ;

- Etablir les de bord périodiques, suivie leur exécution et analyser les écarts ;

- Etablir aux opérations d'encaissement et effectuer les paiements suivant les procédures en rigueur ;

- Tenir le livre de caisse et le livre de banque.

v Service exploitation port de Boma

Le service exploitation port de Boma a, mutation mutandis, les mêmes attributions que le service exploitation port de Matadi.

Le service exploitation port de Boma est placé sous l'autorité d'un chef de service et comprend trois bureaux :

- Le bureau antenne port de Boma ;

- Le bureau financier ;

- Le bureau antenne port de Banana.

v Bureau antenne port de Boma

Ce bureau est chargé de :

- Emettre et valider des documents OGEFREM de chargement ;

- Etablir, tenir à jour et exploiter les fiches de réservation ;

- Contrôler la couverture de fret à l'exploitation et à l'importation par des documents de chargements ;

- Etablir le planning central et l'horaire des navires attendus ;

- Analyser mensuellement les indicateurs de rendement du port ;

- Récolter et exploiter les statistiques portuaires ;

- Assurer de manière permanente une information adéquate aux chargeurs ;

- Apporter une assistance directe aux chargeurs, à titre individuel ou collectif, auprès des administrations et opérateurs du secteur du commerce extérieur en vue du dénouement des problèmes qu'ils peuvent rencontrer ;

- Assurer la diffusion des supports d'information produits par l'Office ;

- Assurer la liaison avec les professions auxiliaires des rapports maritimes ;

- Suivre leur fonctionnement et leurs conditions d'intervention.

v Bureau financier

Ce bureau est chargé de :

- Etablir la situation journalière de la trésorerie ;

- Procéder aux opération d'encaissement et effectuer les paiements suivant les procédures en vigueur ;

- Tenir le livre de caisse et le livre de banque ;

- Assurer le recouvrement régulier des fonds auprès de l'OFIDA, de entrepôts publics concédés (E.P.C) et autres débiteurs en perception directe ;

- Etablir les prévisions et les statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles des recettes perçues par poste, banque, chargeur et par régime ;

- Harmoniser, navire par navires, les documents et analyser les écarts.

v Bureau antenne port de Boma

Ce bureau est chargé de :

- Emettre et valider des documents OGEFREM de chargement ;

- Etablir, tenir à jour et exploiter les fiches de réservation ;

- Contrôler la couverture de fret à l'exploitation et à l'importation par des documents de chargement ;

- Etablir le planning central et l'horaire des navires attendus ;

- Analyser mensuellement les indicateurs de rendement du port ;

- Récoltes et exploiter les statistiques portuaires ;

- Assurer la diffusion des supports d'information produits par l'Office ;

- Tenir le livre de caisse et le livre de banque et assure les opérations locales de recouvrements.

2.5 Infrastructures

Pour assure son fonctionnement l'OGEFREM procède les infrastructures ci-dessous :

- Bâtiment administratif : le ser exploitation port de Boma, siège de la Direction Provinciale Ouest situé sur l'avenue vivi n°5 ;

- Autres bâtiments : hôtel MBINGU (Boma), immeuble NKAMA (Boma) porc à véhicule et parc à bois (Boma) ;

- Terrain : Songololo, Moanda ;

- Charroi automobile trois (3) fief pour service ; une (1) fief pour la Direction ;

- Engin d'exploitation : Trois (3) groupes électrogènes, sité VSAT/Matadi ;

- Les ordinateurs : Cinquante huit (58) ;

- Les photocopieuses : Trois (3).

2.6 Fonctionnement

2.6.1 Analyse de l'évolution de CA

Pendant le quatre (4) années de recherche, le chiffre d'affaires l'OGEFREM en général connait un taux de croissance moyen annuel de près de 29% à titre indicatif, l'OGEFREM a fait preuve des performances commerciales remarquables en augmentant chaque année son chiffre d'affaire de :

Tableau n° 1 : Evolution des CA de l'OGEFREM de 2006 à 2009

ANNEES

CHIFFRE D'AFFAIRES

1

2006

11.529.501 USD

2

2007

14.787.790 USD

3

2008

20.314.418USD

4

2009

24.417.935 USD

Source : Rapport annuel OGEFREM

Commentaire : Le tableau ci-dessous révèle que les CA réalisé par OGEFREM pendant la période sous études manifestent une croissance permanente qui est passée de 11.529.501 $ en 2006 à 24.417.935 $ en 2009, soit un taux de croissance de 29%.

Pour mieux expliciter cette évolution nous avons préférer exposer l'histogramme suivant :

2.6.2 Contribution de l'OGEFREM au budget de l'Etat

Les contributions de l'Office au budget de l'Etat se présente de a manière suivante :

Tableau n° 2 : Contribution de l'OGEFREM au budget de l'Etat de 2006 à 2009

ANNEES

CONTRIBUTION

1

2006

1.611.452 USD

2

2007

1.853.021 USD

3

2008

2.996.919 USD

4

2009

3.448.645 USD

Source : Rapport annuel OGEFREM

Commentaire : La contribution de l'OGEFREM au budget de l'Etat présente un taux de croissance de 31% dont les montants sont passé de 1.611.452 $ à 3.448.645 $ des respectivement de 2006 à 2009.

Souligne que ce taux de croissance de près de 31% dues aux contributions (I.P.R, I.C.A , avance sur dividendes...), sont payées dans le délai, ce qui a valu à l'OGEFREM de félicitation de l'administration fiscale (la D.G.I).

Cette situation peut aussi être représentée dans l'histogramme ci-dessous :

* (1) Lettre mensuelle aux chargeurs/OGEFREM Décembre 2008, Page 11

* (2) Lettre mensuelle aux chargeurs/OGEFREM, Op-cit

* (1) OGEFREM, Job description édition 2006

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