III.1.1.3 Les fonctions du
système d'information
Un système d'information doit remplir les fonctions
suivantes : le recueil de l'information, la mémorisation de
l'information, l'exploitation de l'information et la diffusion de
l'information.
a. Recueillir l'information
Le SI dispose de deux principales sources d'alimentation
en informations : les sources externes et les sources internes. Face à
ces sources d'information, le SI remplit des tâches d'écoute,
d'analyse et de saisie.
· Les sources externes
Les sources externes sont constituées de toutes les
composantes de l'environnement générant de l'information. Ces
sources peuvent être internationales, nationales, régionales ou
locales. Il peut s'agir de partenaires, de concurrents, d'organismes publics
et/ou privés, etc.
Aujourd'hui, l'environnement fournit une masse
considérable d'informations que le SI ne peut s'approprier sans moyens
humains, techniques et organisationnels adéquats : moyens
téléinformatiques pour accéder aux informations
stockées dans des banques de données, moyens logiciels pour
pratiquer la veille informationnelle, etc.
· Les sources internes
Les sources internes sont toutes les composantes de
l'entreprise générant de l'information. Le travail du SI consiste
à capter tous les flux d'information internes circulant dans
l'entreprise.
Exemple : Documents comptables, documents commerciaux,
archives statistiques, etc.
Si l'information formalisée est facilement
recueillie, l'information informelle est beaucoup plus difficile à
capturer mais qui est aussi importante. Pour limiter le risque de perte de ce
type d'information, l'organisation peut mettre en place des moyens
organisationnels de formalisation par exemple Rédaction
systématique de comptes rendus après les réunions.
L'objectif est de structurer des informations d'origines et de
formes diverses. Des moyens humains et techniques (notamment des
matériels de saisie et des supports d'enregistrement) sont
utilisés mais aussi des méthodes, notamment des méthodes
de contrôle et de codification de l'information, afin de disposer
d'informations fiables et facilement exploitables.
b) Mémoriser l'information
Une fois saisie, l'information doit être
stockée de manière durable et stable. Le SI met en oeuvre des
moyens techniques et organisationnels (méthodes d'archivage, de
protection contre le piratage ou la destruction, etc.).
Aujourd'hui, la mémorisation des informations se fait au
moyen deux techniques principales : les fichiers et les bases de
données.
c) Exploiter l'information
Une fois mémorisée, on peut appliquer
à l'information une série d'opérations. Ces
opérations de traitement consistent à :
- Consulter les informations : les rechercher, les
sélectionner...
- Organiser les informations : les trier, les fusionner, les
partitionner...
- Mettre à jour les informations: les modifier (sur la
forme et le contenu), les supprimer, etc.
- Produire de nouvelles informations: informations
calculées (suite à des calculs arithmétiques ou des
calculs logiques), cumuls, etc.
d) Diffuser
l'information
La diffusion consiste à mettre à disposition de
ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin et sous une forme
directement exploitable, l'ensemble des informations qui leur permettront
d'assurer leurs activités.
En ce sens, le système
d'information assure la circulation des informations à destination du
système de décision et du système opérant.
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