Processus de conduite du changement au sein de la communauté portuaire de Douala: application au guichet unique électronique

PARTIE 1 :

ENVIRONNEMENT PORTUAIRE DE DOUALA

ET

ANALYSE DU CONCEPT DE CHANGEMENT

Cette première partie, qui constitue le socle de notre travail, est conceptuelle et théorique, et se construit autour de deux chapitres. Pour mieux comprendre les causes réelles de la nécessité du changement du système d'échanges de données au port de Douala, il convient de présenter dans un premier chapitre, l'activité portuaire en terme des procédures du commerce extérieur et des différents intervenants de ce processus.

Le deuxième chapitre nous introduira au coeur de l'analyse du concept de changement. Il ne s'agira pas seulement de présenter la littérature sur cette notion, mais contribuera à ressortir les travaux d'un certain nombre d'auteurs susceptibles de nous guider vers un modèle optimal de conduite de projet^1(*).

Chapitre 1 :

PRESENTATION DE L'ACTIVITE AU SEIN DE LA COMMUNAUTE

PORTUAIRE DE DOUALA

Le Cameroun est ouvert sur l'Atlantique sur environ 400km. Il dispose de quatre ports autonomes : deux ports maritimes à Kribi et Limbé, un port fluvial à Garoua et un port d'estuaire à Douala. Le port de Douala assure près de 95% (APN News, n°011, 2003) du trafic portuaire national ; il est ainsi le principal port du Cameroun, voire d'Afrique centrale et dessert les pays limitrophes sans littoral tels que le Tchad, la République Centrafricaine et le nord du Congo. Ce qui constitue un avantage concurrentiel non négligeable pour la communauté portuaire de Douala. Dans le développement de ce chapitre, nous nous appesantirons dans une première section sur l'analyse de l'activité portuaire, et dans une deuxième section, nous procéderons à la présentation du Guichet Unique, de ses procédures, et de ses dysfonctionnements.

1.1 ANALYSE DE L'ACTIVITE AU PORT DE DOUALA

Le port de Douala est l'interface principale du Cameroun avec le monde. Les activités s'y déroulent à un régime accéléré 24 heures sur 24, 07 jours sur 07 à travers des séquences d'opérations à l'importation et à l'exportation. Pour mieux apprécier le degré et la nature des activités développées dans la PPD, il est convenable de présenter les deux chaînes de procédures ainsi que les intervenants de ce processus du commerce extérieur.

1.1.1 Les procédures du commerce extérieur

Une procédure est un ensemble de règles ou tâches à accomplir pour atteindre un résultat. Les procédures du commerce extérieur dans la CPD sont aussi diverses que complexes. Leur analyse se fait généralement suivant le type ou la valeur de la marchandise. Etant donné que cette étude vise une identification de l'ensemble des échanges de données entre différents opérateurs, il est opportun qu'une analyse soit faite par type de procédures. Ainsi, nous examinerons les chaînes des procédures à l'importation et à l'exportation.

1.1.1.1 Chaîne des procédures d'importation des marchandises

La chaîne des procédures du commerce extérieur relative à l'importation des marchandises au port de Douala s'étend de l'agent du port de chargement jusqu'à l'importateur ou son représentant (Commissionnaire agréé en douane). Elle englobe un certain nombre d'opérations dont les séquences seront développées dans le tableau 1.

Tableau 01 : Matrice des procédures à l'import

Ordre	Emetteur	Récepteur	Opération / documents transmis
01	Consignataire	Armateur/Navire	- Demande d'ETA et du Plan de déchargement
	Armateur/Navire	Consignataire	- Prévision de l'ETA - Plan de déchargement du navire
02	Armateur	DIT	- Plan de déchargement
03	Importateur	SGS	- Demande de la Déclaration d'Importation (DI SGS) - Facture commerciale, Liste de colisage
	SGS	Importateur	- Déclaration d'Importateur (DI SGS)
04	Agent port chargement	Consignataire	- Réception du Manifeste et des Copies du B/L
05	Navire	Consignataire	- Besoins ravitaillement, relève Tiran d'eau, Niveau ISPS, Estimation journalière de l'arrivée
06	Consignataire		- Edition et envoi des avis d'arrivée
07	Consignataire	Conférence	- Annonce verbale une semaine avant arrivée - Demande de pilote du navire
08	Chargeur	Transitaire	- Ordre de transit, Facture commerciale, B/L ou LTA - DI SGS, assurance locale - Documents Services Techniques (le cas échéant)
09	CAD	SGS	- Demande du rapport d'inspection
	SGS	Transitaire	- Avis de disponibilité du rapport d'inspection
	CAD	Banque	- Règlement des frais d'inspection
10	Bord	Douane	- Demande de mise à disposition magasin
11	Bord	Différents contrôles	- Demande de contrôle de la marchandise et des personnes à bord du navire, Demande d'analyse
	MINEPIA	Bord	- Certificat de Saisie conservatoire - Certificat de Saisie définitive - Laissé passer ou autres certificats
	MINEP	Bord	- Certificat de Saisie conservatoire - Certificat de Saisie définitive - Certificat vétérinaire ou autres certificats
	MINADER	Bord	- Certificat de Saisie conservatoire - Certificat de Saisie définitive - Procès verbal d'inspection phytosanitaire - Autres certificats
	MINSANTE	Bord	- Certificat de Saisie conservatoire - Certificat de Saisie définitive, Certificat de salubrité - Certificat de libre pratique, autres certificats
	CAD	Banque	- Règlement des frais Services Techniques
12	CAD	PAGODE	- Saisie des informations
	PAGODE	CAD	- Déclaration en douane Provisoire
13	CAD	SGS	- Demande d'AVI, Facture commerciale - B/L ou LTA, DI SGS, Licence d'importation - Visas techniques
	SGS	CAD	- AVI (si les éléments requis sont conformes) - Lettre de non remise d'AVI
14	CAD	SGS	- Demande du CIVIO, Facture commerciale - B/L ou LTA, DI SGS, Licence d'importation - Visas techniques
	SGS	CAD	- CIVIO (si les éléments requis sont conformes) - Lettre de non remise du CIVIO (non-conformité)
	CAD	Banque	- Règlement des frais d'AVI ou du CIVIO
15	SGS	Autre Opérateurs	- Transmission de l'information ou pas de l'AVI ou du CIVIO
16	CAD	PAGODE	- Saisie des informations définitives
	PAGODE	CAD	- Validation de la Déclaration en douane
	CAD	Douanes	- Demande du BAE Douane
	Douanes	CAD	- Obtention du BAE Douane
	CAD	Banque	- Validation de la Déclaration en douane
17	Consignataire	Douane	- Dépôt du Manifeste pour Ne Varietur (au moins 24h avant l'arrivée du navire)
18	CAD	Consignataire	- Demande de mise à disposition pour enlèvement sous palan
	Consignataire	CAD	- Avis de mise à disposition
19	Consignataire		- Envoi des copies du manifeste (soit 10 exemplaires pour les Douanes, 01 Capitainerie, 01 SGS, 01 services techniques, 01 GPAC, 01Manutentionnaire)
20	Consignataire	Pagode	- Saisie et validation du manifeste,
21	Consignataire		- Envoi des copies du manifeste PAGODE (soit 10 Douanes, 01 Capitainerie, 01 SGS, 01 services techniques, 01 GPAC, 01Manutentionnaire)
22	Consignataire	Manutentionnaire	- Plan de déchargement
23	Consignataire	Douane	- Demande autorisation de décharger (pour le Riz, les produits en vrac, le sel, la farine, etc.) - Demande autorisation d'ouverture du magasin avec travail extra légal (TEL)
	Douane	Consignataire	- Autorisation de décharger - Autorisation d'ouverture du magasin avec (TEL)
	Consignataire	Banque	- Règlement des frais en Douane
24	Consignataire	PAD	- Demande de shifting - Demande de pré facturation du ravitaillement en eau par les pompiers
	PAD	Consignataire	- Mise à disposition des shifts - Ravitaillement du navire
	Consignataire	Banque	- Règlement des frais du PAD
25	Consignataire	Affaires Maritimes	- Demande appareillage - Demande de visite technique
	Affaires Maritimes	Consignataire	- Accord de mise à disposition d'appareillage - Certificat de navigabilité
	Consignataire	Banque	- Règlement des frais des Affaires Maritimes
26	Acconier	Consignataire	- Etat différentiel (en précisant bien le numéro du Container ou du véhicule) après déchargement par rapport au Ne Varietur
27	Consignataire	Douane	- Demande motivée de mise à jour, d'annulation ou d'ajustement du manifeste (liste des connaissements)
	Douane	Consignataire	- Confirmation de la mise à jour, d'annulation ou d'ajustement du manifeste
28	CAD	Consignataire	- Connaissement original (pour échange) - Paiement des frais de manutention, du stationnement et des surestaries si possible
	Consignataire	CAD	- Laisser suivre ou BAD Consignataire
	Consignataire	Transitaire	- Livraison, dans le cas des marchandises en conventionnel ou en groupage
	Consignataire	Banque	- Règlement des frais du Consignataire
29	CAD	Consignataire	- Demande de location container
	Consignataire	Transitaire	- Contrat de location container - Dépôt de caution
	Consignataire	Banque	- Règlement des frais et caution
30	Transitaire	Acconier	- Présentation BAD Consignataire - Présentation du reçu de la facture de Manutention
	Acconier	CAD	- Laisser suivre ou Bon De Livraison : BDL
31	CAD	Douane Physique	- Contrôle physique des marchandises - Présentation BAE - BDL
	Douane Physique	CAD	- Apurement manifeste - VISA Laissé passer (des Brigade mobile et de surveillance Douane)
32	CAD	Agent PAD	- Contrôle physique des marchandises - Présentation BAE, BDL et Reçu redevance PAD
	Agent PAD	CAD	- Apurement manifeste + VISA Laissé passer PAD
33	CAD	Gendarmerie	- Contrôle physique des marchandises - Présentation BAE - BDL
	Gendarmerie	CAD	- Apurement manifeste +VISA Laissé passé
34	CAD	Chargeur	- Livraison de la marchandise au lieu indiqué - Facture transit import
	Chargeur	Banque	- Règlement facture transit import

Source : Monté par nous sur la base du rapport général des ateliers ayant regroupé tous les acteurs de la chaîne des procédures du commerce extérieur au port de Douala,

du 01 au 06 Juin 2006 dans la salle de conférence du Guichet Unique.

Cette matrice montre qu'une importation au port de Douala nécessite en moyenne trente quatre (34) opérations matérialisées par des échanges d'information (annonce d'arrivée du navire, information PAGODE, etc.) ou de documents (Manifeste, Connaissement, Déclaration d'importation, Facture commerciale, etc.). L'accomplissement de cette séquence d'opérations ne suit pas forcément un ordre préétabli ; certaines peuvent s'effectuer parallèlement pour réduire les délais des formalités. Mais il faut souligner que le nombre d'opérations à effectuer rend complexe la procédure car nécessitant un grand nombre de déplacements pour obtenir les visas (signatures).

1.1.1.2 Chaîne des procédures d'exportation

des marchandises

Le processus d'exportation des marchandises au port de Douala s'étend de l'Exportateur ou son représentant (Commissionnaire Agréé en Douane) jusqu'à la Banque. La séquence d'opérations et des formalités à remplir est la suivante:

Tableau n°2 : Matrice des procédures export

Ordre	Emetteur	Récepteur	Opérations / Documents transmis
01	Chargeur	SGS	- Demande de Déclaration d'Exportation (DE SGS)
	CACAO / CAFE		- Facture Commerciale, Liste de colisage - Bon de commande ou contrat de vente
	PRODUITS MANUFACTURES		- Facture Commerciale, Liste de colisage - Bon de commande ou contrat de vente
	BOIS		- Facture Commerciale - Bulletin de Spécification (pour le bois) - Bon de commande ou contrat de vente
	SGS	Chargeur	- Déclaration d'Exportation (DE SGS)
02	Chargeur	Banque	- Demande de domiciliation d'exportation
	CACAO / CAFE		- DE SGS ou Formule 1, Facture définitive ou Pro Forma - Bon de commande ou Liste de colisage
	PRODUITS MANUFACTURES		- DE SGS ou Formule 1, Facture définitive ou Pro Forma - Bon de commande ou Liste de colisage
	BOIS		- DE SGS ou Formule 1, Facture définitive ou Pro Forma - Bon de commande, Bulletin de spécification
	Banque	Chargeur	- DE SGS ou Formule 1 Domiciliée - Facture commerciale domiciliée
	Chargeur	Banque	- Règlement des frais de domiciliation
03	Client	CAD	- Ordre de Transit
	CACAO / CAFE		- DE SGS ou Formule 1, Facture Commerciale - Bon de commande ou Liste de colisage
	PRODUITS MANUFACTURES		- DE SGS ou Formule 1, Facture Commerciale, - Liste de colisage, Bon de commande ou contrat de vente
	BOIS		- DE SGS ou Formule 1, Facture Commerciale - Bon de commande ou Contrat de vente - Bulletin de spécification, Bordereau de route (Bois en transit)
04	CAD	Service des Changes	- Demande d'enregistrement/VISA de l'exportation
	CACAO / CAFE		- DE SGS Domiciliée, Formule 1 - Facture commerciale domiciliée - Bon de commande ou contrat de vente
	PRODUITS MANUFACTURES		- DE SGS Domiciliée - Facture commerciale domiciliée, Liste de colisage
	BOIS		- DE SGS Domiciliée, Formule 1, Factures domiciliée - Bon de commande, Bulletin de spécification
	Service des Changes	CAD	- DE SGS ou Formule 1 Enregistrée et Visée
	CAD	Banque	- Règlement des frais
05	Transitaire	ONCC	- Demande de pré liquidation de la redevance ONCC
	CACAO / CAFE		- Facture Commerciale, Bon de commande ou Liste de colisage - Décompte manuel
	ONCC	CAD	- Fiche Pré liquidation ONCC, Certificat d'Origine (OIC/ICO)  - Recepissé de vente
	CAD	Banque	- Règlement des frais ONCC
06	CAD	MINEPIA	- Demande d'analyse - Demande d'inspection sanitaire vétérinaire
	MINEPIA	Transitaire	- Certificat vétérinaire, Certificat de saisie conservatoire - Certificat de saisie définitive
07	CAD	MINEF	- Demande certificat d'origine
	MINEF	CAD	- Certificat d'origine
	CAD	Banque	- Règlement des frais d'analyse
08	CAD	SGS	- Demande d'établissement du Bordereau De Taxation (BDT)
	SGS	CAD	- Obtention du BDT
	CAD	Banque	- Règlement des frais du BDT
09	CAD	PAD	- Demande d'établissement facture redevance PAD
	CACAO / CAFE		- Déclaration en douane Provisoire - Facture Commerciale, Liste de colisage - Description de la marchandise
	PRODUITS MANUFACTURES		- Déclaration en douane Provisoire - Facture Commerciale, Liste de colisage - Tickets de pesée (pour certains produits)
	BOIS		- Déclaration en douane Provisoire - Facture Commerciale, Bulletin de spécification
	PAD	CAD	- Facture redevance PAD
	CAD	Banque	- Règlement facture redevance PAD
10	CAD	Services Techniques	- Demande de certificat phytosanitaire
	CACAO / CAFE		- Facture Commerciale, Liste de colisage
	PRODUITS MANUFACTURES		- Facture Commerciale, Liste de colisage
	BOIS		- Bulletin de spécification du bois, Certificat des Eaux et Forêts - Certificat d'origine (pour le bois en transit)
	Services Techniques	CAD	- Certificat phytosanitaire ou autre
	CAD	Banque	- Règlement des frais d'inspection
11	CAD	Consignataire	- Bulletin d'embarquement, Matrice de connaissement - Nom du Payeur du fret, Lieu de paiement du fret
	Consignataire	CAD	- Nom du navire, date précise d'embarquement, N° booking
12	Transitaire	Consignataire	- Demande de mise à disposition du conteneur vide
	Consignataire	CAD	- Document de mise à disposition du conteneur (ou 01 exemplaire du Bulletin d'embarquement) - Mise à disposition du conteneur vide sur le lieu indiqué
	CAD	Banque	- Règlement frais embarquement
13	Transitaire	Douane	- Demande d'empotage ou de vérification (marchandise en conventionnel)
	Douane	Transitaire	- Certificat d'empotage ou de vérification
	CAD	Banque	- Règlement des frais d'empotage
14	CAD	Acconier	- Dès que l'empotage est terminé, le transitaire va présenter à l'entrée du Parc le bulletin d'embarquement remis par le consignataire suite à la confirmation du booking mais qui porte parfois un numéro de confirmation fictif - Le pointage est fait par DIT et ensuite les informations sont enregistrées dans le système du consignataire.
	Acconier	CAD	- Confirmation du Booking
15	CAD	Douane	- Déclaration en douane définitive - Certificat d'empotage ou de vérification, DE SGS - Déclaration Spécifique des Valeurs - Bordereau de route (pour le Bois en transit) - Certificat phytosanitaire, Facture PAD
	Douane	CAD	- BAE Douane
	CAD	Banque	- Règlement des frais de sortie
16	CAD	Brigade Douane	- Demande d'Autorisation d'Embarquement
	Brigade Douane	CAD	- Autorisation d'Embarquement
17	CAD	Consignataire	- Remise de la liasse des documents d'embarquement - Instructions du connaissement
	Consignataire	CAD	- Confirmation d'embarquement
18	Consignataire	Acconier	- Remise de la liasse des documents - Plan de chargement, Booking final, Liste de marchandises
	Acconier	Consignataire	- Confirmation d'embarquement, Etat différentiel
19	Armateur/Bord	Consignataire	- Plan de chargement
20	Acconier	Douane	- Remise de la liasse des documents reçus du consignataire
21	Consignataire		- Rédaction du manifeste
22	Consignataire	Douane	- 8 exemplaires du manifeste
23	Consignataire	PAD	- 2 exemplaires du manifeste
24	Consignataire	SGS	- 1 exemplaire du manifeste
25	Consignataire	GPAC	- 1 exemplaire manifeste
26	Consignataire	Agent POD	- 1 exemplaire manifeste + 1 exemplaire de chaque BL
27	Consignataire	Bord	- 1 exemplaire manifeste
28	Consignataire	Armateur	- 1 exemplaire manifeste + 1 exemplaire de chaque BL
	Consignataire	Banque	- Règlement des frais PAD et Douane
29	CAD	Chargeur	- Remise de la liasse des documents, facture de Transit
30	Chargeur	Banque	- Remise de la liasse documentaire

Source : Monté par nous sur la base du rapport général des ateliers ayant regroupé tous les acteurs de la chaîne des procédures du commerce extérieur au port de Douala,

du 01 au 06 Juin 2006 dans la salle de conférence du Guichet Unique.

Le tableau 2 permet de comprendre qu'une exportation engendre en moyenne une séquence de trente (30) opérations.

Les développements ci-dessus donnent une vue globale de l'ensemble d'opérations à accomplir par les usagers selon qu'il s'agit de l'importation ou de l'exportation. Ce travail permet de constater que les procédures du commerce extérieur, au Cameroun en général et au port de Douala particulièrement, présentent encore une forte complexité à cause de la multitude des visas et documents exigés. Ce qui se justifie par le nombre élevé des formalités à accomplir ainsi que celui des informations et documents échangés.

* ¹ Un projet a pour objet d'utiliser le plus efficacement possible les ressources humaines et techniques disponibles, afin d'apporter un service ou un produit précis, dans un environnement donné, en un temps défini et avec un budget limité, d'après FERNANDEZ, A., (2005, p. 14)