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Calcul et analyse des coà»ts par activités à  l'agence PAPME ( Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises )

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par Mathieu AHAN
Centre africain d'études supérieures en gestion - Diplôme d'études supérieures spécialisées en audit et contrôle de gestion 2004
  

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3. 2 Technique de collecte des données.

Plusieurs techniques seront utilisées dans le cadre de la collecte des données pour la conception du système à savoir l'entretien ou l'interview, l'observation, l'analyse documentaire et de questionnaire de collecte des données. Nous avons décidé de prendre comme centre pilote le bureau de Jéricho qui constitue à nos yeux un bureau important quand aux flux d'opérations qui s'y déroulent. Toutes les techniques que nous utiliserons le seront surtout au niveau de ce bureau avec extension éventuellement aux structures d'appui comme la direction régionale et la direction générale.

ü L'entretien

Nous procéderons d'abord à un entretien avec le Directeur Général, la Directrice Générale Adjointe, les Directeurs Techniques, le Chef bureau Jéricho et ses agents. Ces différents entretiens nous permettront d'expliquer les objectifs poursuivis par l'étude que nous avons voulue entreprendre, d'exposer notre approche méthodologique et de recueillir les besoins et les attentes éventuels des divers responsables à tous les niveaux d'un tel système.

Le décor installé, des interviews spécifiques auront lieu avec le chef bureau, le comptable, le chargé des opérations de crédit, le chargé des formalités, les caissières, le chef caisse, le superviseur, les chargés de prêts. Ces interviews vont nous permettre d'une part de collecter des informations sur les différentes activités de ces intervenants dans le fonctionnement du bureau et d'autre part de recenser des informations sur la nature des ressources utilisées.

ü Observation  

L'observation est un outil d'application universelle, car tout est observable. C'est un outil de collecte de données. Elle consiste à observer ce qui se passe sur le terrain. Elle peut être directe ou indirecte La pratique de l'observation exige trois conditions :

· L'observation ne doit pas être clandestine ; l'observateur devra donc prévenir les responsables concernés pour les informer de sa visite et de ses intentions.

· L'observation ne doit pas être ponctuelle ; elle peut durer un certain temps, et peut être répétée à plusieurs reprises. Ceci est la contrepartie de la première condition

· L'observation doit être validée car elle est toujours incertaine sauf dans le cas ou elle-même est une validation.

Dans le cadre de la présente étude, l'observation sera directe et constituera un outil essentiel de validation des autres outils de collecte d'informations. Toutes les catégories d'agents du bureau seront observées à la tâche.

Grâce à cette technique, nous procéderons à l'observation du temps mis par les agents dans l'exécution de leurs activités, les conditions de leur réalisation afin d'aborder l'analyse des activités effectuées. Elle permettra aussi la recherche des facteurs inducteurs des activités. Comme nous sommes dans le cas d'une conception, nous ne nous intéresserons pas à la mesure des ressources consommées dans le cadre de l'exécution des activités au niveau du centre pilote.

ü L'analyse documentaire

Elle sera une source importante de collecte de données pour renforcer les précédentes informations obtenues. Ce sera un outil efficace pour le recoupement. En effet nous allons consulter un certain nombre de documents déjà disponibles au niveau de l'institution à savoir : les manuels de procédures comptables et financières, les guides des opérations de crédit et d'épargne, des formalités administratives, l'organigramme de l'Agence, les rapports d'activités, le grand livre des comptes, tout autre document pouvant être exploité pour le succès de l'étude.

Toutes les informations qui seront issues de la mise en oeuvre de ces techniques seront analysées suivant une méthodologie bien précise que nous allons essayer de décrire dans le paragraphe ci-après.

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