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Calcul et analyse des coà»ts par activités à  l'agence PAPME ( Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises )

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par Mathieu AHAN
Centre africain d'études supérieures en gestion - Diplôme d'études supérieures spécialisées en audit et contrôle de gestion 2004
  

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5.10 La gestion par activités

La mesure de la performance d'une organisation est essentielle. En effet les dirigeants cherchent constamment à disposer d'outils permettant d'avoir une vue plus globale de leur entreprise, d'un secteur d'activité ou même d'un client ou encore des outils de mesure multiple de la performance en vue de son amélioration.

De ce fait, la conception d'un système de comptabilités par activités permet de disposer d'une base de données aux possibilités multiples telles que :

- le calcul des coûts des différents produits ou services de manière plus pertinente

- l'étude de rentabilité des clients à travers une analyse des activités qui permet de mieux suivre la consommation des ressources en s'appuyant sur une analyse des activités, de leurs coûts, des causes à l'origine de leur coût

- un diagnostic interne pouvant permettre d'une part la révélation de nombreux disfonctionnements et d'autre part susciter l'identification des voies d'amélioration à travers un plan de réorganisation. cela rendra possible par exemple la prise de décision de sous-traitance, la suppression des activités n'ayant pas de valeur aux yeux des clients, la réduction du temps des activités, l'affectation des ressources ainsi dégagées aux activités les plus indispensables (celles qui apportent de la valeur pour le client et qui détermine le succès de l'entreprise).

La démarche ABC comme le souligne Alazard &al (2004,266) « intégrée à d'autres méthodes comme celles du coût cible ou du management par projet semble fournir une base fiable pour orienter les politiques de fixation des prix de vente et d'amélioration continue des processus.

A partir de cela nous allons procéder à quelques analyses qui sont nées des résultats de nos divers calculs.

Tableau N°33 : Structure de consommation des ressources du bureau par les activités

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Activités

Main d'oeuvre

Consommables

Charges

des services extérieurs

Amortissement des locaux

Amortissement des équipements

Charges d'entretien des locaux

Charges de gardiennage

Voyage et déplacement

Charges de maintenance

Autres charges de gestion

Total consommation

Pourcentage consommation

Coordonner administrativement et financièrement le bureau

3,17%

7,19%

3,71%

6,86%

2,91%

5,81%

5,81%

13,67%

11,28%

2,22%

62,63%

2,76%

Superviser les opérations d'octroi de crédits

3,17%

3,09%

3,71%

6,86%

2,91%

5,81%

5,81%

13,67%

11,28%

2,22%

58,53%

2,60%

Superviser et contrôler les opérations de suivi

3,17%

3,09%

3,71%

6,86%

2,91%

5,81%

5,81%

13,67%

11,28%

2,22%

58,53%

2,60%

Prospecter la clientèle

9,23%

9,58%

4,30%

3,27%

7,16%

3,27%

3,27%

0,00%

2,71%

8,33%

51,12%

8,29%

Monter et analyser les dossiers de crédit

9,23%

16,12%

4,30%

3,27%

7,16%

3,27%

3,27%

0,00%

2,71%

8,33%

57,66%

8,54%

Suivre les crédits

9,23%

11,05%

4,30%

3,27%

7,16%

3,27%

3,27%

0,00%

2,71%

8,33%

52,58%

8,34%

Produire les rapports mensuels

9,23%

2,70%

4,30%

3,27%

7,16%

3,27%

3,27%

0,00%

2,71%

8,33%

44,24%

8,03%

Accueillir les clients

3,26%

0,31%

4,87%

3,41%

5,64%

3,41%

3,41%

0,00%

3,20%

3,81%

31,31%

3,64%

Aider le client pour le remplissage des fiches

3,26%

0,51%

4,87%

3,41%

5,64%

3,41%

3,41%

0,00%

3,20%

3,81%

31,51%

3,64%

Ouvrir le guichet

3,26%

0,31%

4,87%

3,41%

5,64%

3,41%

3,41%

0,00%

3,20%

3,81%

31,31%

3,64%

Faire les opérations de guichet

3,26%

14,41%

4,87%

3,41%

5,64%

3,41%

3,41%

0,00%

3,20%

3,81%

45,41%

4,17%

Arrêter les guichets

3,26%

0,63%

4,87%

3,41%

5,64%

3,41%

3,41%

0,00%

3,20%

3,81%

31,63%

3,65%

Arrêter les caisses principale et menues dépenses

3,26%

0,99%

4,87%

3,41%

5,64%

3,41%

3,41%

0,00%

3,20%

3,81%

31,99%

3,66%

Faire les opérations avec la banque

3,26%

0,31%

4,87%

3,41%

5,64%

3,41%

3,41%

0,00%

3,20%

3,81%

31,31%

3,64%

Faire les opérations de suivi des remboursements

3,48%

13,58%

3,54%

1,48%

3,92%

1,48%

1,48%

0,00%

0,00%

3,33%

32,29%

3,71%

Faire les opérations de décaissement de crédit

3,48%

1,88%

3,54%

1,48%

3,92%

1,48%

1,48%

0,00%

0,00%

3,33%

20,58%

3,26%

Rembourser les fonds

3,48%

0,46%

3,54%

1,48%

3,92%

1,48%

1,48%

0,00%

0,00%

3,33%

19,17%

3,21%

Produire les états extra comptables

3,48%

2,70%

3,54%

1,48%

3,92%

1,48%

1,48%

0,00%

0,00%

3,33%

21,41%

3,29%

Accueillir les clients

1,41%

0,31%

1,79%

4,52%

0,42%

4,97%

4,97%

4,21%

4,70%

1,90%

29,23%

1,79%

Informer et animer les clients

1,41%

0,51%

1,79%

4,52%

0,42%

4,97%

4,97%

4,21%

4,70%

1,90%

29,42%

1,80%

Ouvrir le dossier de crédit

1,41%

0,90%

1,79%

4,52%

0,42%

4,97%

4,97%

4,21%

4,70%

1,90%

29,81%

1,81%

Accomplir les formalités

1,41%

0,46%

1,79%

4,52%

0,42%

4,97%

4,97%

4,21%

4,70%

1,90%

29,37%

1,80%

Traiter les garanties

1,41%

0,34%

1,79%

4,52%

0,42%

4,97%

4,97%

4,21%

4,70%

1,90%

29,26%

1,79%

Traiter les DLC

1,41%

0,34%

1,79%

4,52%

0,42%

4,97%

4,97%

4,21%

4,70%

1,90%

29,25%

1,79%

Faire les inventaires

1,41%

1,68%

1,79%

4,52%

0,42%

4,97%

4,97%

4,21%

4,70%

1,90%

30,59%

1,84%

Faire les rapprochements quotidiens

1,39%

2,02%

2,19%

0,99%

0,90%

0,99%

0,99%

5,90%

0,00%

1,33%

16,69%

1,37%

Traiter les pièces comptables

1,39%

0,51%

2,19%

0,99%

0,90%

0,99%

0,99%

5,90%

0,00%

1,33%

15,18%

1,31%

Arrêter la caisse

1,39%

0,47%

2,19%

0,99%

0,90%

0,99%

0,99%

5,90%

0,00%

1,33%

15,14%

1,31%

Faire les rapprochements bancaires

1,39%

0,45%

2,19%

0,99%

0,90%

0,99%

0,99%

5,90%

0,00%

1,33%

15,12%

1,31%

Produire la balance comptable

1,39%

3,05%

2,19%

0,99%

0,90%

0,99%

0,99%

5,90%

0,00%

1,33%

17,71%

1,41%

Total

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

 

100,00%

Source : nous-mêmes à partir des informations traitées

Il ressort de ce tableau que les activités qui consomment le plus de ressources sont :

· monter et analyser les dossiers avec 8.54% ;

· suivre les clients avec 8.34% ;

· prospecter la clientèle avec 8.29% ;

· production des rapports mensuels avec 8.03%

Tab N° 34 Matrice d'examen des temps effectifs d'occupation des agents

 
 
 
 
 

Type d'agent

Heurs normales payées

Heures effectives occupée

Proportion d'occupation

Observations

CB

173,33

203,1475

117,20%

Pleinement occupé

CP

173,33

137,31125

79,22%

sous-occupé

Caisse

173,33

53,72203125

30,99%

sous-occupé

COCE

173,33

112,725

65,03%

sous-occupé

CF

173,33

75,416344

43,51%

sous-occupé

Comptable

173,33

118,9191469

68,61%

sous-occupé

 
 
 
 
 

Source : nous-mêmes à partir des observations et études menées

L'examen de ce tableau montre que seul le chef bureau est occupé plus que la normale. Tous les autres corps sont sous-occupés surtout les caissières et les agents de formalités dont les pourcentages d'occupation sont respectivement de 30.99% et 43.51%. Il y a donc lieu de cumuler les postes de ces derniers.

Afin d'approfondir cette étude nous allons voir a quoi chaque corps est plus occupé.

- le chef bureau

La figure ci-dessous montre la proportion de consommation de temps du chef bureau par ces activités. Il en ressort que 43% de son temps est consacré à la coordination administrative, contre 36% pour les opérations de supervision d'octroi de crédit et 21% pour la supervision du suivi des clients. L'Agence PAPME étant une Institution de crédit direct, ce sont les opérations d'octroi et de suivi des prêts qui sont les plus importantes et méritent qu'on leur consacre plus de temps.

Figure N° 7 : Consommation de temps par les activités du CB

Source : nous-mêmes à partir des résultats

- le chargé de prêt

Figure N° 8 : Consommation de temps par les activités du chargé de prêts

Source : nous-mêmes à partir des résultats

La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de temps du chargé de prêt par ces activités. Il en ressort que 55% de son temps est consacré au montage et analyse des dossiers de crédit, contre seulement 16% pour le suivi des clients. Cette situation montre que les chargés ne s'occupent pas suffisamment du suivi des remboursements des prêts qu'ils mettent en place. Il en résulte un niveau d'impayés dépassant la norme et la constitution de provisions pour créances douteuses importantes qui érodent les résultats de fin d'année.

- la caissière

Figure N° 9 : Consommation de temps par les activités de la caissière

Source : nous-mêmes à partir des résultats

La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de temps de la caissière par ces activités. Il en ressort principalement que 43% de son temps est consacré aux opérations de guichet, 20% à l'aide au client pour le remplissage des fiches et 17% à l'accueil des clients.

Cette situation montre que les caissières passent trop de leur temps « insuffisamment utilisé » à accueillir et à aider les clients à remplir des fiches.

Il en résulte qu'il faut revoir le cahier de charge des caissières par adjonction d'un autre poste tel les formalités afin de les occuper pleinement.

- la COCE

La figure ci-dessous montre la proportion de consommation de temps de la COCE par ces activités. Il en ressort principalement que 87% de son temps est consacré aux opérations de suivi remboursement. Ce qui cadre bien avec son cahier de charge bien qu'elle ne soit occupée qu'à hauteur de 65% du temps réglementaire de travail.

Figure N°10 : Consommation de temps par les activités de la COCE

Source : nous-mêmes à partir des résultats

- l'agent des formalités

Figure N° 11 : Consommation de temps par les activités de l'Agent des formalités.

Source : nous-mêmes à partir des résultats

La figure ci-dessous montre la proportion de consommation de temps de l'agent des formalités par ces activités. Il en ressort principalement que 34% de son temps est consacré aux opérations de formalités. Ce qui ne cadre pas bien avec son cahier de charge. En effet, les autres tâches occupent donc 66% de son temps bien qu'il ne soit globalement occupé qu'à hauteur de 44% du temps réglementaire de travail.

- la comptable.

Figure N° 12 : Consommation de temps par les activités de la comptable

Source : nous-mêmes à partir des résultats

La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de temps de la comptable par ces activités. Il en ressort que 38% de son temps est consacré aux opérations de rapprochements quotidiens, 38% aux traitements des pièces comptables contre 14% pour les arrêts de caisse et 10% pour la production de la balance comptable. Ce qui cadre bien avec son cahier de charge bien qu'elle ne soit occupée qu'à hauteur de 68% du temps réglementaire de travail.

Figure N° 13 : Consommation de ressources par les différentes entités du bureau

Source : nous-mêmes à partir des résultats

La figure ci-dessus montre la proportion de consommation de ressources des différentes entités du bureau. Il en ressort que les chargés de prêt consomment 33% contre 26% pour les caissières, 13% pour la COCE et les formalités, 8% pour le chef bureau et 7% pour la comptabilité.

Les entités qui consomment le plus de ressources sont les chargés et la caisse.

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9Impact, le film from Onalukusu Luambo on Vimeo.



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