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Calcul et analyse des coà»ts par activités à  l'agence PAPME ( Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises )

( Télécharger le fichier original )
par Mathieu AHAN
Centre africain d'études supérieures en gestion - Diplôme d'études supérieures spécialisées en audit et contrôle de gestion 2004
  

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1.2 Concepts de base de la comptabilité par activités.

Pour Douglas (1998 :50) les fondements sous-jacents à la méthode ABC peuvent être résumés comme suit :

· les travaux, les produits et services fournis par une organisation exigent d'exécuter des activités et ces derniers encourent des coûts ;

· les coûts ne pouvant être directement attribués au travail, au produit ou au service, sont associés aux activités qui les ont engendrés.

Chaque activité regroupant ses coûts est alors associée au travail, au produit ou au service qui l'a rendue nécessaire.

Dans le même ordre d'idées, Cooper & al (1998:210) observe que le fondement de la CPA est décliné en deux temps :

· dans un premier temps, les ressources sont consommées seulement pour l'exécution des activités et ;

· dans un deuxième temps, les activités sont exécutées pour produire des outputs.

Ces suppositions constituent l'axiome de base sur lequel repose la comptabilité par activités à savoir :

o les produits consomment les activités,

o les activités consomment les ressources.

Il apparaît que la notion d'activité est au coeur de la démarche ABC. Nous allons donc l'examiner ainsi que d'autres telles que tache, processus ressources et inducteurs. Voir glossaire à la fin du document.

1.3 Intérêt de l'application de la comptabilité par activités dans le secteur de la micro finance et exemples d'application dans les IMF.

Selon un texte préparé par CGAP et adopté par le groupe des 8 pays les plus industrialisés du monde en 2004, l'un des onze principes essentiels de micro finance concerne le plafonnement des taux d'intérêt qui est néfaste pour les clients à qui il rend plus ardu l'accès au crédit. En effet, il est plus coûteux d'accorder un grand nombre de prêts de faible montant que quelques gros prêts. Donc le plafonnement des taux d'intérêt empêche les institutions de micro finance de couvrir leurs coûts.

Il transparaît alors que l'amélioration de l'efficacité des activités de micro finance doit se traduire par l'augmentation de la qualité et la diminution des coûts des services fournis. Ainsi, les institutions de micro finance pourront-elles comprimer leurs coûts en se dotant de système d'informations de qualité répondant au contexte scientifique actuel. CGAP (2002-2004)

Tout comme les entreprises industrielles, les institutions financières en général et les institutions de micro finance en particulier font face et continuent de faire face à la pression de la concurrence toujours plus acerbe (floraison d'institutions de micro finance). En conséquence, la clientèle est devenue très volatile.

De plus avec le développement fulgurant que connaissent aujourd'hui certaines IMF, l'importance des coûts financiers surtout les coûts des liquidités obtenues sur le marché bancaire (pour les IMF de crédit direct) et des coûts de gestion c'est-à-dire ceux liés aux opérations des bureaux, des directions régionales et du siège, a une incidence évidente sur leur rentabilité. Cette importance des coûts oblige les IMF à explorer les voies et moyens nécessaires à leur maîtrise. Remarquons que si les IMF n'ont pas beaucoup d'emprise sur les coûts des ressources obtenues sur le marché financier, elles ont la possibilité d'avoir un contrôle parfait de ceux opératoires des agences et du siège.

Dans ce contexte, « the need to know the individual costs of products and services and to determine which of them are profitable, or at least make a contribution to overhead costs and ultimate profitability, is vital...Financial institutions are now looking for ways to reduce their cost bases without harming their business.»(Mabberley, 1998:11)

Mais quel système de comptabilité de gestion utilisé? Avec les limites du système traditionnel de calcul de coûts énoncées : « impossibilité de calculer la rentabilité, manque de précision dans le calcul des coûts, caractère non transversal, lourdeur, manque de lisibilité et/ou de visibilité etc. » (Godowsky, 2004 :182); les approches par activités à savoir CPA et GPA, bien qu'étant de nouvelles techniques de calcul de coûts et de représentation organisationnelle au niveau des entreprises, constituent une chance à saisir par les IMF ayant déjà un système de comptabilité analytique ou non.

En effet aujourd'hui, les IMF peuvent obtenir grâce à cette approche une meilleure répartition des charges indirectes, des changements organisationnels importants, un outil de pilotage moderne, etc. car pour Mabberley (1998 :13) « activity-based costing is a technique than can be used to bring about significant changes in management behaviour by focusing attention on expenditure patterns, opérational processes, supporting activities and responsabilities throughout the organisation. »

Selon CRACKNEL & al (2002), l'exercice de calcul des coûts peut également faire apparaître les composantes de coût des différents produits y compris les coûts cachés.

Plusieurs IMF se sont intéressés déjà à l'outil de calcul du coût des produits par ABC selon une étude réalisée par HELMS & al (2004 : 101) où 19 IMF ont déjà testé l'outil dont les résultats ont été encourageants. En fait, la majeur partie des IMF n'ont pas de cartographie de leurs processus de base. Un tel projet leur permet non seulement de le faire mais en plus de l'utiliser comme un outil de management efficace pour améliorer et rendre plus souples les processus.

Nous voudrions citer deux cas relatés par HELMS & al (2004). Il s'agit de deux études de cas d'institutions ayant utilisé les informations issues du calcul des coûts par activités pour améliorer leur fonctionnement au quotidien pendant deux ans tout en procédant à des changements opérationnels.

Ces études concernent MED-NET et SafeSave, Bangladesh.

MED-NET (Micro Enterprise Development Network), IMF de Kampala en OUGANDA avait en Mars 2003, 12500 clients et un réseau de huit agences.

TITRE : OBSERVATIONS NEES DU TEST DE L'OUTIL DE CALCUL DES COÜTS ET AMELIORATIONS APPORTEES PAR MED-NET

Observations

Améliorations apportées

Résultats

Activité coûteuse identifiée :

les réunions avec

les clients

Introduction de changement

visant à réduire l'implication

des cadres dirigeants dans les

réunions avec les clients

Le coût unitaire des réunions avec

les clients a baissé du tiers et il y a

plus de temps libre pour les cadres

qui s'occupent d'autres choses

Les fiches-temps du person-

nel ont montré que les agents

de crédit consacraient peu de

temps à la prospection de

nouveaux clients

Un plan pour la prospection

continue a été mis au point, et

une nouvelle fonction

« assistant de terrain » a été

créée pour assurer son exécu-

tion car les agents de crédit

gérant des portefeuilles

matures avaient du mal à

trouver du temps pour

mobiliser de nouveaux clients.

Le nombre d'arrivées de nouveaux

clients a monté.

L'approbation des crédits

consommait beaucoup de

temps : les agents de crédit

perdaient beaucoup de temps

au siège à attendre les

approbations

Catégorisation des crédits

pour permettre l'approbation

d'un certain nombre au niveau

des Agences

Gains de temps au personnel et

aux clients

Source : HELMS & al (2004)

SafeSave est une IMF basée au Bangladesh qui avait quatre agences :

TITRE : OBSERVATIONS NEES DU TEST DE L'OUTIL DE CALCUL DES COÜTS ET AMELIORATIONS APPORTEES PAR SafeSave

Observations

Améliorations apportées

Résultats

Coût du recouvrement élevé des intérêts et frais en retard:

les cadres de l'institution étaient

trop concentré sur cette activité.

Mise au point d'un système de rémunération fondé sur des

mesures incitatives mettant

l'accent sur la collecte des

intérêts échus. De plus l'IMF récompense à présent le recou-

vrement à l'échéance des

intérêts

Le taux mensuel de recouvrement est passé de 85% à 93% en

quelques mois et continue de s'accroître continuellement

Fermetures de comptes trop nombreuses

SafeSave a rendu plus attractifs

son produit d'épargne, modifié

les conditions de renouvelle-

ment du crédit, relevé la fré-

quence de versement d'intérêts

sur les soldes d'épargne des

clients et recruté des employés

plus spécialisés, mieux

supervisés et plus motivés.

Les taux de perte de clients ont

marqué une baisse et globale-

ment, la satisfaction de la clien-

tèle à l'égard des produits de

SafeSave s'est améliorée.

Source : HELMS & al (2004)

A partir de ces deux études de cas, nous pouvons affirmer sans nous tromper que cette méthode permet aux dirigeants des IMF, d'avoir une meilleure compréhension des vrais coûts, d'analyser leurs causes, de mettre au grand jour les inefficacités et les inefficiences, d'identifier les situations de gaspillage au niveau des opérations et de prendre des décisions pour l'amélioration progressive de l'efficacité et de l'efficience au niveau de leur institution.

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