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Conception d'un système informatisée pour la gestion de lettres administrative: cas de la commune de Bandalungwa/Kinshasa

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par Alphonse VUNAMUSA
ISC/Gombe - Graduat 2007
  

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II.1.2. Présentation du service d'accueil

Nos recherches se sont effectuées au sein du service de l'état - civil de la commune de Mont - Ngafula (c'est notre commune pilote).

a. Organigramme de l'état - civil

OFFICIER DE L'ETAT - CIVIL

CHEF DE SERVICE

DACTYLOGRAPHIE

ARCHIVAGE

REDACTION DES DOCUMENTS

STATITISTIQUE

b. Distribution des tâches

Dans cette section, nous évoquerons le rôle que joue chacun des acteurs dans la gestion de déclaration des enfants à l'état - civil.

- Officier de l'état - civil : c`est l'autorité supérieure dans la gestion des enregistrements des enfants. Il est chargé de signer tous les documents de l'état - civil pour les rendre valides. Il arrête toute décision concernant le service de l'état - civil de sa juridiction ;

- Préposé de l'état - civil : c`est le coordonateur du service. Il est le conseiller technique en matière de l'état - civil de l'officier de l'état - civil ;

- Rédacteur : il est chargé d'élaborer et d'établir tous les documents juridiques de l'état - civil ;

- Archiviste : c'est à lui la charge de conserver les documents de l'état - civil. Il est aussi chargé de la distribution des documents ;

- Statisticien : effectue le calcul des données statistiques sur

l'enregistrement des enfants. Il élabore les fiches statistiques ;

- Dactylographe : chargé de la saisie des documents officiels délivrés par

l'état - civil.

II.2. Analyse du système d'information existant

Comme toute organisation, l'Etat - civil de la ville de Kinshasa est organisé autour de trois systèmes : le système de pilotage, le système d'information et le système d'opération. De ces trois systèmes, seul le système d'information va retenir notre attention. Nous verrons de quoi est-il constitué, comment fonctionne-t-il, avec quels moyens fonctionne-t-il, etc.

II.2.1. Circuit du déroulement des enregistrements des enfants (narration)

Quand une personne désire s'enregistrer ou enregistrer un(e) enfant, elle s'adresse d'abord au préposé de l'état - civil qui est le chef de service. Selon la préoccupation du demandeur, le préposé saura l'orienter vers le chargé de l'état - civil concerné par ladite préoccupation. Pour notre cas, la personne sera orientée vers le chargé de la rédaction des documents de l'état - civil.

Pour être enregistré et/ou enregistrer un (e) enfant, le candidat à l'enregistrement doit être muni d'une preuve de naissance qui pourrait être un certificat de naissance délivré par la maternité, un acte de signification de jugement supplétif d'acte de naissance ou être muni du candidat lui-même. Si l'enfant n'est pas déclaré par l'un de ses parents, le mandaté doit exhiber en dehors de la preuve de naissance, une procuration écrite par l'un des parents de l'enfant ou par un proche des parents.

Un enfant peut être déclaré par ses parents ou par un mandaté moyennant une procuration. Un mandaté peut déclarer plusieurs enfants. Un enfant doit être déclaré dans les 90 jours qui suivent sa naissance. Un enfant doit être déclaré une et une seule fois dans un seul bureau de l'état - civil de Kinshasa. Un bureau principal de l'état - civil peut avoir plusieurs bureaux secondaires. La déclaration est conditionnée par l'exhibition d'une preuve de naissance. Une preuve de naissance peut être exhibée par plusieurs enfants. Un papa peut avoir plusieurs femmes et une femme plusieurs maris. Un parent peut avoir plusieurs enfants, mais il est des enfants qui n'ont pas de parents. Les parents de l'enfant peuvent ou ne pas habiter ensemble. Un enfant des parents apatrides acquiert la nationalité congolaise.

Sur base des renseignements fournis, le rédacteur remplit l'acte de naissance en quatre volets, côtés et paraphés au préalable par le procureur de la République. Les quatre exemplaires seront remis au préposé pour apposer le visa avant d'être renvoyés à l'officier de l'état - civil pour validation. De là, les documents seront remis au rédacteur pour en assurer le dispatching.

Au même moment, le rédacteur transcrit les mêmes informations sur un papier ordinaire. Lesquelles informations seront envoyées au service OLOGRAM pour l'impression d'un acte de naissance plus attrayant. De son impression à sa livraison, ledit acte passera par le rédacteur, le préposé et l'officier de l'état - civil.

Entre-temps, on tirera la photocopie de la preuve de naissance. L'original sera remis au propriétaire et la photocopie au chargé des archives pour classement. Au verso de la photocopie, on marquera la date de déclaration et on posera le visa (ce document servira de preuve pour le retrait de l'acte de naissance).

Si l'enfant est déclaré après 90 jours qui suivent sa naissance, il doit passer par un jugement supplétif au tribunal de grande instance de sa juridiction. De ce jugement, il obtiendra l'acte de signification de jugement supplétif d'acte de naissance moyennant un frais. Ce document servira comme preuve pour enregistrement à l'état - civil. Avant d'aller au tribunal, le demandeur doit s'acheter l'attestation de naissance à l'état - civil.

Sur les quatre volets de l'acte de naissance établis, le premier sera remis au demandeur et les trois autres à l'archiviste. Qui, à son tour, enverra le deuxième volet à la division urbaine du ministère de l'intérieur pour archivage, le troisième au parquet de grande instance et le quatrième volet sera classé au service de l'état - civil.

Parallèlement à l'élaboration de l'acte de naissance, le

rédacteur remplit le registre des naissances lequel servira de base pour les données statistiques.

Lors du retrait de l'acte de naissance, la personne qui vient retirer doit exhiber la preuve de naissance exhibée lors de l'enregistrement.

A la fin de chaque mois, trimestre et année ; le chargé des statistiques élabore la liste des naissances par quartier en deux exemplaires. L'un des exemplaires sera envoyé à la division urbaine du ministère de l'intérieur et l'autre conservé au service de l'état - civil pour classement. Avant cet envoi, le document doit d'abord être validé par le préposé et l'officier de l'état - civil.

Quant au tableau synoptique annuel, il sera nourri des données qui proviendront du service de la population sur les naissances réelles survenues mais non déclarées.

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