D/ Stratégie de mise en oeuvre
Pour toutes les organisations, il y a des obstacles et des
défis à surmonter pour répondre aux objectifs de
performance liés au système ERP. Pour les entreprises qui ont
échoué, le problème n'était pas tant dans le
progiciel mais dans la difficulté à adapter les pratiques de
l'organisation à ce dernier. Nous avons tenté de résumer
les pratiques communes et réussies aux implémentations d'ERP, que
nous appellerons par la suite, les « best practices » :
1. Connaître la raison qui a motivé la
décision du projet
Nous cessons de le répéter, mais une
implémentation réussie est caractérisée par un but
clairement défini et un ensemble d'objectifs réalisables. Ainsi,
toute entreprise souhaitant implémenter un ERP doit définir ses
besoins, établir des mesures de réussite et construire un plan
d'affaires à même d'articuler clairement les apports qu'attend la
direction de ce système.
Certaines entreprises ont tendance à s'inspirer de
leurs concurrents ou d'entreprises qui sont parvenues à satisfaire leurs
enjeux. C'est une méthode qui peut se révéler fructueuse,
mais il convient néanmoins d'avoir la capacité de s'approprier
cette dernière et de définir une vision claire et propre à
l'entreprise.
2. Comprendre les processus métiers et les exigences
clés
Toute entreprise doit parvenir à comprendre de
manière approfondie les processus existants. Cela est
particulièrement important pour les projets ERP car ces derniers sont
souvent destinés à modifier leur gestion. La définition
des besoins d'affaire et la compréhension des processus ne doivent pas
être des activités ponctuelles mais des processus continus qui
pourront être affinés régulièrement afin de prendre
en considération l'évolution des besoins de
l'organisation.
Une fois que les processus existants ont été
compris, il conviendra de définir et hiérarchiser les exigences
clés de l'entreprise. Elles sont la base d'une bonne sélection du
logiciel et d'un bon processus d'implémentation. Le choix du produit
doit s'accompagner d'une vérification de ses capacités
techniques. En effet, celles-ci doivent correspondent aux besoins
spécifiques de l'entreprise.
3. Établir une analyse économique du
projet
Il s'agit sans doute du point le plus délicat du
dossier de présentation du projet. L'analyse économique du projet
est un critère de décision majeur dans la mesure où elle
doit permettre de vérifier concrètement la valeur ajoutée
du projet. C'est dans cette partie du dossier que l'on doit par exemple
retrouver la valorisation des gains de productivité ou le montant de
l'économie réalisé par un tel changement
d'infrastructures. Un bon dossier présentera des avantages et des
apports tangibles en fonction des besoins.
Enfin, si l'on veut crédibiliser le dossier du projet
ERP, il est essentiel que l'analyse économique respecte les conditions
suivantes :
-- une analyse de toutes les charges
-- une évaluation de tous les coûts et gains portant
sur l'ensemble de la durée du projet
-- une analyse des risques et des incertitudes
-- l'économie du futur système qui doit pouvoir
être comparée avec le chiffrage des coûts du système
existant quand cela s'avère pertinent.
La plupart des entreprises ont besoin de cette analyse pour
s'assurer qu'elles aient un retour sur investissement suffisant avant d'engager
des investissements importants. De plus, la complexité des projets ERP
exige une analyse qui répond aux préoccupations et aux besoins de
toutes les parties prenantes. Elle peut, en effet, représenter un
support permettant de convaincre l'instance décisionnaire.
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