Paragraphe 2 :
Ce paragraphe prendra en compte l'analyse des données
(A), la vérification des hypothèses (B) et l'établissement
du diagnostic(C).
A. Analyse des données
Cette analyse sera faite en considération de chaque
problème spécifique.
1- Mauvaise planification des tâches
Des résultats issus de notre questionnaire, il ressort
que tous les agents du SG planifient leurs tâches. Aussi,
72% de ces agents avouent qu'ils planifient ces tâches
par ordre d'arrivée contre 08 % qui le font par urgence
et 20 % qui planifient leurs tâches par
priorité.
Par ailleurs, nous avons pu retenir de notre entretien avec la
secrétaire qu'elle a trop souvent de tâches urgentes à
exécuter d'où la possibilité pour elle d'accorder de la
priorité aux tâches n'existe presque pas. De là, on
déduit que plus de 80 % ne planifient pas leurs
tâches par priorité.
2- Recherches infructueuses des références du
courrier
Nous remarquons à travers notre questionnaire que les
agents du SG demandent très souvent les références de
courrier.
Dans le même temps, 80 % de ces agents
reconnaissent qu'ils n'ont pas une suite rapide à leur demande de
références tandis que 20 % pensent qu'ils ont
une suite rapide.
Aussi, lors de notre entretien avec la secrétaire, elle
n'a gardé aucune réserve à nous dire qu'elle a souvent du
mal à trouver les références d'un courrier et surtout
lorsque le courrier date de longtemps. Elle a estimé que cette
difficulté à vite trouver les références d'un
courrier lui fait perdre assez de temps. On peut donc conclure que la gestion
manuelle du courrier ne lui convient pas.
3- La perte de temps lors de la reproduction de
documents.
De la collecte des données sur ce problème via
le questionnaire, on constate que 72 % des agents estiment
qu'ils n'ont pas vite satisfaction en matière de reproduction de
documents contre 28 % qui pensent le contraire.
Aussi, 88, 89 % de ceux n'ayant pas vite
satisfaction pensent que c'est à cause de l'utilisation de
l'électro copieur du SG par d'autres directions qu'ils n'ont pas vite
satisfaction, et, affirment unanimement que cet état de chose leur fait
perdre de temps.
De plus, la secrétaire nous a dit lors de notre
entretien qu'il y a souvent une file d'attente au poste de multiplication de
documents ; ce qui ne lui permet pas de vite reproduire ses documents et
elle perd beaucoup de temps avant de faire ses copies. Il s'ensuit donc que
l'utilisation de l'électro copieur du SG par d'autres directions ne
permet pas une rapidité dans la multiplication des documents ; ce
qui entraîne une perte de temps.
B. Vérification des hypothèses
Elle se fera suivant chaque hypothèse
spécifique. La cause qui aura obtenu le pourcentage le plus
élevé sera retenue comme la cause réelle.
1- Vérification de l'hypothèse
liée au problème spécifique n°1
L'hypothèse n°1 a été
formulée comme suit : l'absence de classification des tâches
par priorité est à la base de la mauvaise planification des
tâches. A l'issue de nos enquêtes, nous avons constaté que
cette hypothèse est confirmée car 87,5 % des
agents interrogés en plus de la secrétaire trouvent que la cause
réelle de cette mauvaise planification des tâches réside
dans l'absence d'une classification des tâches par priorité.
2- Vérification de l'hypothèse
liée au problème spécifique n°2
Cette hypothèse est formulée plus haut de la
façon suivante : la gestion manuelle du courrier est à
l'origine des recherches infructueuses des références du
courrier. D'après les données recueillies au cours de notre
entretien avec la secrétaire et celles collectées à l'aide
du questionnaire adressé aux agents, il ressort que la gestion manuelle
ne permet pas une recherche rapide des références
demandées par les différents agents du SG. Ces derniers n'ont pas
donc vite satisfaction. La secrétaire a été d'accord avec
nous que cette méthode manuelle ne lui convient pas trop vu qu'elle ne
lui permet pas une célérité dans la recherche des
références du courrier. Elle a avancé par la suite que
c'est de cette manière que le courrier se gérait bien avant sa
prise de service et a reconnu avec franchise que l'informatisation de la
gestion du courrier la soulagerait. L'hypothèse n°2 est donc
confirmée.
3- Vérification de l'hypothèse
liée au problème spécifique n° 3
L'hypothèse n°3 est formulée ainsi :
l'utilisation l'électro copieur du SG par d'autres directions est
à l'origine de la perte de temps lors de la reproduction de documents.
Cette hypothèse est confirmée d'autant plus qu'à travers
les données recueillies, 72 % des agents interrogés affirment
qu'ils n'ont pas vite satisfaction en matière de multiplication de
documents. 88,89 % de ces agents qui n'ont pas vite satisfaction ont
également soutenu que c'est à cause de l'utilisation
l'électro copieur du SG par d'autres directions qu'ils n'ont pas vite
satisfaction ; ceci entraînant une perte de temps pour eux.
De plus, on retient que la secrétaire est du
même avis que ces agents parce qu'elle a affirmé au cours de notre
entretien que le fait que les autres directions envoient des personnes au SG
pour la reproduction de documents crée une longue file d'attente et ne
lui permet pas trop souvent de vite faire la reproduction de ses documents et
ne lui permet pas en conséquence une bonne gestion de son temps de
travail.
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