2.3.3 Dispositifs spécifiques de maîtrise des
risques liés au processus d'appel d'offres
Il s'agit là d'identifier de façon exhaustive
les contrôles possibles de prévention, de détection ou de
correction pour couvrir les risques liés au processus d'AO avant de les
évaluer. En outre, un risque peut être couvert par plusieurs
mesures de contrôle et de même qu'un CI peut servir pour couvrir
plusieurs risques opérationnels (Anarisk, 2006 :3). L'objectif est
d'éviter que les dispositifs soient moins coûteux et ne soient pas
lourds. Ces dispositifs se résument dans le tableau ci-dessous:
Tableau 7: identification des dispositifs de
maîtrise des risques opérationnels liés au processus
d'AO
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Etapes
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Risques opérationnels
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Dispositifs de maîtrise des risques7(*)
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Présélection des
fournisseurs
(
Annexe II: exemple de grille de
présélection des fournisseurs)
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· mauvaise supervision des différentes
étapes de l'AO, absence, réexamen périodique de fichier
fournisseurs,
· répartition inadéquate des tâches
dans le processus d'AO,
· fixation du prix par rapport à celui
antérieurement établi sans référence au prix du
marché
· · absence de challenge entre les fournisseurs
existants et nouveaux pouvant apporter des nouvelles solutions et conditions
tarifaires,
· absence ou mauvaise définition des
critères de présélection des fournisseurs,
· choix de fournisseurs incomparables, collusion avec des
fournisseurs récurrents,
· présélection de fournisseurs
inappropriés, absence de connaissance des fournisseurs clés,
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· supervision par la hiérarchie concernée,
répartition adéquate des taches
· établissement d'un panel de fournisseurs
agréés pour chaque type de produit identifié ainsi que les
conditions commerciales y afférentes,
· prospection et sollicitation de trois fournisseurs
connus et un ou deux fournisseurs homologués non pratiqués,
· examen périodique du panel,
· inclure au moins un nouveau fournisseur afin de
permettre l'accès à des nouvelles technologies et
d'évaluer le marché de temps en temps,
· détermination et cotation des critères de
présélection,
· utilisation d'une grille de présélection
et report des critères,
· visite chez les fournisseurs et prise en compte dans
l'évaluation,
· formalisation d'une liste de fournisseurs interdits
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préparation du dossier d'appel
d'offres
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· participation de l'un des fournisseurs
présélectionnés à l'élaboration du DAO,
· rédaction orientée du cahier des charges
techniques pour qu'un seul fournisseur soit sélectionné,
· inexistence de certains éléments
importants dans le DAO (délai de réponse du fournisseur par
rapport à la demande, adresse du lieu de remise de l'offre),
· incompétence de l'acheteur à
réaliser le DAO,
· collusion entre l'acheteur et le fournisseur au
détriment de l'intérêt de l'entreprise,
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· collecte des informations
· réalisation du DAO conformément à
la DA et la prise en compte des autres éléments
nécessaires,
· comparaison du DAO à la demande d'achat,
· vérification du DAO par la hiérarchie
concernée
· recrutement objectif des acheteurs
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envoi du DAO ou publication du
DAO
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· réduction du délai de publicité et
de dépôt des offres afin de favoriser un fournisseur
informé du contenu du DAO à être le seul en mesure de
répondre à l'AO,
· diffusion d'informations incomplètes ou
imprécises du DAO à un fournisseur de façon à le
privilégier,
· absence de publicité, publication tardive du DAO
et frustration du fournisseur,
· modification des dates limites de remise des offres,
· absence de liste émargée des fournisseurs
ayant procédé au retrait du DAO,
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· Désignation d'un responsable chargé de
l'envoi autre que l'acheteur dans le cadre de l'envoi,
· Joindre un accusé de réception ou de
participation au DAO à retourner par le fournisseur après
réception,
· Agrégation de journaux renommés pour la
publication,
· Ouverture d'une liste émargée des
fournisseurs ayant procédé au retrait en vue de déterminer
le taux de réponse,
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Station de contrôle ou réception des
offres
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· inexistence de bureau de réception des
offres,
· inexistence de responsable chargé de la
réception,
· confusion des offres avec les autres courriers de
l'entreprise,
· absence de liste émargée par les
soumissionnaires au dépôt des offres,
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· Préparation d'un cadre de réception des
offres,
· Désignation d'un gestionnaire des offres autre
que l'acheteur,
· Ouverture d'une liste émargée des
fournisseurs au dépôt des offres,
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comparaison des offres ou dépouillement et
attribution du marché
(voir
Annexe III: grille d'analyse comparative des
offres)
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· non respect de la procédure de comparaison des
offres,
· absence de critères de comparaison des offres
(comme le prix, les conditions de paiement, le transport),
· mauvaise pondération des éléments
techniques du dossier d'appel d'offres (DAO),
· risques liés au dépouillement des offres
pour éliminer arbitrairement un ou des fournisseurs,
· absence de comité de dépouillement,
· non sélection des fournisseurs offrant le
meilleur ratio qualité/prix,
· non prise en compte de tous les paramètres lors
de la sélection des fournisseurs,
· absence de listes de fournisseurs interdits, absence de
publication de l'attribution du marché,
· non maîtrise du DAO par les membres de la
commission de dépouillement,
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· définition et détermination d'un
coefficient de pondération des critères sur lesquels la
comparaison sera effectuée,
· créer une échelle de notation de chaque
critère du DAO préparation d'une grille standard d'analyse et de
comparaison des offres,
· renseignement de la grille d'analyse comparative des
offres de l'ensemble des données techniques et commerciales des
offres
· composition d'un comité de
dépouillement,
· analyse et classement des offres techniques des
fournisseurs en fonction des intervalles de notes pré définis,
· attribution officielle dans un journal agrée,
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Source : à partir de Bernard &al
(2008 :229-230), Bécour &al (1996 :138), Blanchard
(1999 : 63-69), Schick &al (2001 :15-16), Lefebvre
(2001 :286), Cavérivière (2007 :55-65), Bouvier
(1990 :84-89).
Lors de l'identification des dispositifs, le questionnaire de
contrôle interne (QCI) est de plus utilisé et est
complété par les outils utilisés pendant la description du
processus.
* 7
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