Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

INTRODUCTION GENERALE

Les scandales financiers (plus récemment la Société Générale en France), les faillites retentissantes de certaines sociétés phares comme ENRON aux USA et VIVENDI en France, l'instabilité de l'environnement, la démultiplication des facteurs de risques ont fait de ceux-ci une préoccupation déterminante pour les acteurs des entreprises et organisations. Cette situation faite, que de nos jours, le risque est devenu l'une des variables principales de la réflexion stratégique et organisationnelle des dirigeants des entreprises et organisations.

Face à cette perpétuelle menace, les dirigeants ont besoin de prévenir, d'identifier, d'évaluer et de piloter l'ensemble des risques opérationnels liés à la nature des activités de l'entreprise de manière globale et systématique.

Pour répondre à ce besoin, la mise en place des dispositifs performants de gestion des risques opérationnels devient indispensable. Dans cette perspective de recherche d'outils et de moyens efficaces, et pour atteindre leurs objectifs que les entreprises et organisations mettent en place des dispositifs de contrôle interne (CI) pour prévenir, identifier, évaluer, superviser les risques opérationnels susceptibles d'affecter leurs activités afin de les atténuer. L'évaluation de ces dispositifs est assurée par les auditeurs.

A cet environnement imprévisible et très évolutif, le processus d'achat, autrefois relégué au second plan est en train de devenir, petit à petit, un processus stratégique dans la prise de décision au sein de l'entreprise. Selon Bouvier (1990:25), «la fonction achats est chargée de répondre aux demandes qui lui parviennent et donc théoriquement est responsable de tous les contacts extérieurs impliquant une dépense de l'entreprise en vue d'obtenir des biens ou des services ». Un processus qui lie l'environnement extérieur à celui interne à l'organisation.

L'augmentation du volume des achats dans le patrimoine de l'entreprise, l'intérêt de régulièrement diversifier les sources d'approvisionnements dans le monde, le souci de répondre aux exigences des utilisateurs des biens et services, ainsi que l'évolution de la technologie ont fait des achats une activité d'une importance capitale.

Le processus d'achat part de la définition de la politique générale des achats au paiement de la facture en passant par l'enregistrement comptable. Pour l'entreprise, il est devenu un instrument essentiel dans la conquête des marchés, notamment par la stratégie de domination par les coûts. Une telle stratégie amène l'entreprise à être plus compétitive que ses concurrents sur le marché, et à se positionner en tant que leader.

En général, dans les entreprises et organismes africains, le processus d'achat manque d'organisation et d'une bonne politique d'acquisition de biens et/ ou de services. Les achats sont souvent effectués par les services demandeurs eux-mêmes, ce qui expose ce processus aux détournements de fonds. Aussi, le processus d'achat peut être source de corruption et de malversations, devenir complexe et risqué lorsqu'il implique la mise en concurrence des fournisseurs. La mise en concurrence des fournisseurs intervient à partir d'un seuil fixé par l'entreprise ou organisme, au-delà duquel tout achat se fait par un appel d'offres (AO).

En outre, les directives et procédures d'achats diffèrent d'une entité à une autre. Ainsi, elles sont édictées soit par l'Etat ou les entreprises publiques d'une part, soient par les bailleurs de fonds et les autres structures d'autre part. Il n'existe à ce jour aucune procédure commune. Dans les entreprises et structures Africaines (et ailleurs) où des directives et procédures d'achats existent, il n'est pas rare de constater que ces achats sont parfois l'objet et l'occasion de détournements de fonds commis par des chefs d'entreprises, des coordonnateurs de projets et parfois de dirigeants politiques (par exemple en contrepartie des montants versés par les fournisseurs). Dès lors, les seules normes et références qui vaillent sont les directives données par tous les acteurs corrompus impliqués dans la chaîne du processus d'achat.

En conséquence, les critères de sélection du fournisseur sont contournés et celui-ci est souvent mis en situation favorable de monopole entraînant de fait une augmentation des charges et une diminution de la rentabilité de l'entreprise. Des risques résiduels s'accumulent et à long terme, peuvent entraîner la faillite de ces entreprises et autres structures et augmenter le niveau du chômage.

Par ailleurs, l'UNFPA est un organisme de développement international qui oeuvre en faveur du droit à la santé et de l'égalité des chances pour chaque femme, homme et enfant. Dans le cadre de ses opérations d'achats, l'UNFPA promeut et encourage la concurrence et la diversification de ses sources d'approvisionnement dans les pays bénéficiaires de ses programmes d'assistance, ainsi que la mise en oeuvre des procédures d'achats par appel d'offres transparentes. La diversification des sources d'approvisionnement parfois dans des pays différents est source de risques variés : économiques, politiques, culturels, environnementaux et sociaux qui peuvent influencer le processus d'achat par appel d'offres.

Ainsi, réduire les marchés de gré à gré ou d'urgence, respecter le principe d'une mise en concurrence des fournisseurs transparente et efficiente dans un environnement multidimensionnel et très complexe, prévenir et éviter les risques des pays des fournisseurs; sont des problèmes auxquels l'UNFPA est confronté.

A ces problèmes ci-dessus soulevés, et aux différents risques qu'ils génèrent, l'UNFPA ne peut manquer d'apporter des solutions qui lui assureront transparence, efficacité, efficience et économie dans ses opérations d'achats.

Il ressort que ces problèmes peuvent trouver leur origine par:

ü la publicité du dossier d'AO dans des journaux non agrées et non renommés, le recours à une procédure d'urgence ou de gré à gré,

ü l'objet du marché ou variantes non précisés, le fractionnement de l'objet au dessous des seuils d'AO, l'application de critères non formalisés mais connus de l'un des fournisseurs,

ü l'absence de motivation de l'acheteur pour choisir ou rejeter un fournisseur,

ü la modification des offres par un fournisseur après avoir pris connaissance de celles de la concurrence, etc. (Pons, 2007:65),

En outre, la culture du pays du fournisseur peut aussi accroitre la probabilité de réalisation de ces problèmes ainsi que les risques liés. Un fournisseur peut avoir une domiciliation bancaire et ne pas avoir un siège social et par conséquent vivre de la sous-traitance.

De nos jours, l'UNFPA au Sénégal est confronté aux problèmes cités ainsi qu'aux risques opérationnels qu'ils entrainent. Ces risques sont d'origines externe et interne, et sont liés à chaque étape du processus d'achat par appel d'offres. Les risques d'origine externe peuvent provoquer les risques d'origine interne si aucune prospection n'est faite pour les détecter et s'ils ne sont pas pris en compte par le management.

Les risques de l'UNFPA au Sénégal peuvent être rencontrés quotidiennement dans ses activités, leur mauvaise ou non identification entraine leur non maîtrise. Ils ont pour conséquence la création de charges supplémentaires, d'achat de biens non-conformes à la demande d'une part, la mauvaise réputation de l'UNFPA, la remise en cause des structures bénéficiaires des services de l'UNFPA au Sénégal et la non-atteinte de l'objectif de ce dernier d'assurer le développement durable^1(*) d'autre part. Dans le souci d'atteindre cet objectif, l'UNFPA met en place des politiques et procédures pour tenter de les maîtriser.

La maîtrise ou la gestion des risques opérationnels est un processus de limitation et d'anticipation des risques que les organisations intègrent aujourd'hui dans leur gestion opérationnelle et stratégique. `'Bien acheter'', tout au plus `'acheter le moins techniquement disant'' amène l'UNFPA à disposer de tous les outils nécessaires pour mieux maîtriser les risques opérationnels liés à son processus d'achat par appel d'offres. Pour réduire au maximum la réalisation de tels risques, l'UNFPA a ainsi édicté un guide de principes et un manuel de politiques et procédures d'achats destinés aux différents protagonistes du processus d'achat. Et il y veuille aussi, à travers son service d'audit interne au strict respect de ce manuel de politiques et procédures d'achats.

Au regard de ces causes et conséquences qu'elles entrainent, et en vue d'assurer la pérennité de l'organisation, les décideurs tentent d'explorer plusieurs alternatives en vue d'une gestion efficace et efficiente des risques opérationnels. Ainsi, ces alternatives seraient de:

ü designer un responsable ou une équipe chargée de la gestion des risques ayant la formation en audit par l'approche par les risques,

ü mettre en place un service d'audit interne,

ü faire la synthèse des meilleures pratiques actuelles en matière de maîtrise des risques et répondant aux préoccupations des dirigeants ou faire le benchmarking,

ü cartographier les risques opérationnels liés au sous processus d'AO,

ü développer la culture de bonnes pratiques dans l'entreprise en responsabilisant les opérationnels à surveiller les risques et à remonter les informations à la hiérarchie,

ü évaluer quotidiennement l'efficacité des dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés au sous processus d'AO.

Ainsi, l'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'achat, plus particulièrement à celui effectué par AO, sera la solution retenue dans cette étude. Ce choix semble opportun pour s'assurer de l'adéquation et de l'efficacité des dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés à ce sous processus en vue de le sécuriser. Pour arriver à bien maîtriser les risques opérationnels, y compris ceux liés au processus d'achat par appel d'offres, l'engagement et la participation des dirigeants, la responsabilisation des personnes chargées des opérations deviennent prioritaires. La mise en place des dispositifs de maîtrise des risques, leur évaluation continue par les auditeurs internes, aideront les dirigeants de l'UNFPA au Sénégal à atteindre de façon continue les objectifs de performance et donc l'atteinte de leur mandat et ce de façon durable.

A travers la solution retenue, il en découle la question principale suivante:

Quelle est l'efficacité des dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'achat par appel d'offres de l'UNFPA au Sénégal?

En d'autres termes et de manière plus spécifique:

ü quels sont les risques opérationnels liés au sous processus d'appel d'offres du processus d'achat de l'UNFPA au Sénégal?

ü comment les évaluer?

ü quels sont les dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés aux sous processus d'appel d'offres^2(*) mis en place par l'UNFPA au Sénégal?

ü comment évaluer l'efficacité des dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'achat par appel d'offres de l'UNFPA au Sénégal?

Le choix du thème: "Evaluation de la maîtrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: cas de United Nations Fund for Population Activities au Sénégal" nous semble pouvoir contribuer à résoudre ces questions.

A travers cette étude, notre objectif principal est d'apprécier l'efficacité des dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'achat par AO de l'UNFPA au Sénégal en vue de les apporter éventuellement les solutions d'amélioration. L'idéal qu'on se serait fixé au terme de ce travail, est d'atteindre les objectifs spécifiques ci-dessous:

ü identifier les risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal,

ü évaluer les risques opérationnels identifiés,

ü identifier les dispositifs de maîtrise des risques liés au processus d'appel d'offres mis en place par l'UNFPA au Sénégal,

ü évaluer l'efficacité des dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal.

Cependant, en raison du volume important des achats effectués par l'UNFPA au Sénégal et de la diversité dans leur nature, nous ne traiterons pas l'intégralité des achats. Nous nous intéresserons aux achats effectués conformément à ses procédures d'achats par appel d'offres. Ces procédures ne s'appliquant pas aux achats effectués par l'UNFPA sur demande du gouvernement Sénégalais et des organisations non gouvernementales (ONG), ces achats ne seront pas couverts par ce mémoire. L'évaluation que nous mènerons couvrira aussi et surtout l'étape appel d'offres du processus d'achat qui nous parait être l'élément clé de ce processus. Les autres étapes ne feront pas l'objet d'une étude approfondie dans ce mémoire. De plus, notre étude se limitera à la phase attribution du marché du processus d'AO.

Intérêt du sujet

a) Pour l'UNFPA au Sénégal

L'intérêt de cette étude sera pour lui de:

ü maximiser l'économie et d'améliorer l'efficience dans ses achats, plus particulièrement ceux effectués par appel d'offres,

ü posséder et parfaire son dispositif de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO,

ü réaliser les objectifs de son mandat, et assurer de façon continue le développement durable de la population bénéficiaire de ses programmes d'assistance à travers la maîtrise des essentiels risques opérationnels.

b) Pour le CESAG

Cette étude sera d'autant plus utile pour le Centre Africain d'Etudes Supérieures en Gestion (CESAG) pour la documentation bibliographique dans le domaine des achats et plus particulièrement, l'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'achat par appel d'offres. Cette recherche attirera les bénéficiaires de ses services à consulter ce mémoire, et les amènera à s'intéresser davantage à ce processus très complexe et très stratégique dans les entreprises surtout au contexte africain.

c) Pour nous mêmes

A nous autres, elle nous donnera l'opportunité de comprendre les points à risques du processus d'appel d'offres dans un organisme de développement international, multiculturel et multilingue comme l'UNFPA où les bonnes pratiques semblent être appliquées. Aussi, elle nous permettra d'identifier les dispositifs mis en place par ses dirigeants pour maîtriser les risques opérationnels liés à ce processus. Enfin, elle nous servira à appliquer notre démarche référentielle théorique d'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels.

Ce travail s'articulera autour de deux parties essentielles:

ü la première sera consacrée au cadre théorique qui nous servira à mieux comprendre la notion du processus d'appel d'offres et les risques opérationnels y afférents, la démarche d'évaluation des dispositifs de maîtrise de ces risques ainsi que le modèle d'analyse et de collecte des données.

ü la deuxième sera uniquement consacrée à la connaissance du processus d'achat par appel d'offres à l'UNFPA au Sénégal, l'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels et les recommandations.

* ¹ « Le développement durable est un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures de répondre aux leurs » (MADERS, 2006 : 21).

* ² Pour le reste de l'étude et pour avoir une bonne connotation, nous appellerons processus d'appel d'offres à la place de sous processus d'appel d'offres qui se trouve un peu plus long.