Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

LISTE DES FIGURES

Figure 1: la place du service achats dans l'entreprise 13

Figure 2: exemple de matrice de criticité des risques opérationnels 40

Figure 3: exemple d'analyse des lacunes dans le cas d'une usine 49

Figure 4: modèle d'analyse de l'évaluation de la maîtrise des risques Erreur ! Signet non défini.

Figure 5: poids des risques opérationnels liés au processus d'appel d'offres 90

Figure 6: matrice d'évaluation des risques opérationnels liés au processus d'appel d'offres 98

TABLE DES MATIERES

DEDICACES i

REMERCIEMENTS ii

SIGLES ET ABREVIATIONS iii

LISTE DES TABLEAUX iv

LISTE DES FIGURES vi

TABLE DES MATIERES vii

INTRODUCTION GENERALE 1

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE 9

CHAPITRE I : LE PROCESSUS D'ACHAT PAR APPEL D'OFFRES 12

1.1 Processus d'achat 13

1.1.1 Place du service achats et importance des achats dans l'entreprise 13

1.1.1.1 La place du service achats dans l'entreprise 13

1.1.1.2 Importance des achats dans l'entreprise 14

1.1.1.3 Ethique et missions de l'acheteur 14

1.1.2 Procédures d'achats et outils de performance 15

1.1.2.1 Procédures d'appel d'offres 15

1.1.2.2 Outils d'évaluation des achats et des acheteurs 16

1.1.2.2.1 Outils d'évaluation des achats 16

1.1.2.2.2 Outils d'évaluation de l'acheteur 16

1.1.3 Etapes et acteurs du processus d'achat 17

1.1.3.1 Elaboration de la politique des achats 17

1.1.3.2 Phases et acteurs du processus d'achat 18

1.2 Présentation du processus d'appel d'offres 20

1.2.1 Définitions et objectif de l'appel d'offres 20

1.2.2 Typologie d'appel d'offres 21

1.2.2.1 Appel d'offres ouvert au meilleur prix 21

1.2.2.2 Appel d'offres ouvert au mieux disant 22

1.2.2.3 Appel d'offres restreint au meilleur prix 22

1.2.2.4 Appel d'offres restreint au mieux disant 22

1.2.2.5 Appel d'offres négocié avec mise en concurrence 22

1.2.3 Etapes du processus d'appel d'offres 23

1.2.4 Les composants d'un appel d'offres 26

CHAPITRE II: EVALUATION DE LA MAÎTRISE DES RISQUES OPERATIONNELS LIES AU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES 27

2.1 Motivations et démarche générale de l'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels 28

2.1.1 Motivations et facteurs clés de succès de l'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels 28

2.1.2 Démarche d'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels 30

2.2 Risques opérationnels liés au processus d'achat par appel d'offres 31

2.2.1 Notion de risque 31

2.2.2 Risques opérationnels liés au processus d'appel d'offres 35

2.2.2.1 Définition du risque opérationnel spécifique au processus d'AO 35

2.2.2.2 Identification des risques opérationnels spécifiques au processus d'appel d'offres 35

2.2.2.3 Analyse des risques opérationnels 37

2.2.2.4 Evaluation et hiérarchisation des risques opérationnels 38

2.2.2.4.1 Evaluation des risques opérationnels 38

2.2.2.4.2 Hiérarchisation des risques opérationnels 40

2.3 Dispositifs de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO 41

2.3.1 Définition et objectifs de contrôle interne du processus d'AO 41

2.3.1.1 Définition du contrôle interne 41

2.3.1.2 Objectifs du contrôle interne du processus d'appel d'offres 42

2.3.2 Dispositifs de contrôle interne du processus d'appel d'offres 43

2.3.2.1 Objectifs 43

2.3.2.2 Moyens mis en oeuvre pendant le processus d'appel d'offres 44

2.3.2.3 Systèmes d'information et de pilotage 44

2.3.2.4 Organisation du processus d'appel d'offres 45

2.3.2.5 Méthodes et procédures d'appel d'offres 45

2.3.2.6 Supervision 46

2.3.3 Dispositifs de contrôle interne spécifiques au processus d'appel d'offres 46

2.4 Evaluation de la maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO 48

CHAPITRE III: MODELE D'ANALYSE ET DE COLLECTE DES DONNEES 52

3.1 Modèle d'analyse 52

3.2 Outils de collecte et d'analyse des données 54

3.2.1 Narration 54

3.2.2 Interview (guide d'entretien) 54

3.2.3 Analyse documentaire 55

3.2.4 Questionnaire de contrôle interne 55

3.2.5 Organigramme fonctionnel 55

3.2.7 Grille d'analyse des tâches 55

3.2.8 Tableau d'identification des risques 56

DEUXIEME PARTIE: MISE EN OEUVRE DE L'EVALUATION DE LA MAÎTRISE DES RISQUES LIES AU PROCESSUS D'ACHAT PAR APPEL D'OFFRES DE L'UNFPA AU SENEGAL 57

CHAPITRE IV: PRESENTATION DE L'UNFPA AU SENEGAL ET DESCRIPTION DE SON DISPOSITIF DE MAÎTRISE DES RISQUES LIES AU PROCESSUS D'AO 59

4.1 Présentation générale de l'UNFPA 59

4.1.1 Définition, objectifs et missions de l'UNFPA 59

4.1.1.1 Définition et missions de l'UNFPA 60

4.1.1.2 Objectifs de l'UNFPA 61

4.1.2 Organisation générale de l'UNFPA 62

4.1.2.1 Organisation de l'UNFPA à l'échelle internationale 62

4.1.2.2 Organisation de l'UNFPA au Sénégal 63

4.2 Description des dispositifs de maîtrise des risques liés au processus d'appel d'offres de l'UNFPA au Sénégal 64

4.2.1 Généralités sur les achats de l'UNFPA au Sénégal 65

4.2.2 Description des procédures d'achat par appel d'offres de l'UNFPA au Sénégal 67

4.2.2.1 Procédures de pré qualification ou présélection des fournisseurs 68

4.2.2.2 Procédures de préparation ou réalisation du DAO 68

4.2.2.3 Procédures de publication et de retrait du dossier d'appel d'offres 69

4.2.2.4 Procédures de réception des offres 69

4.2.2.5 Procédures de comparaison des offres et d'attribution du marché au fournisseur 70

4.2.3 Identification des dispositifs de maîtrise et risques liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal 71

4.2.3.1 Identification des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés à la présélection des fournisseurs 73

4.2.3.2 Identification des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés à la réalisation du dossier d'AO 74

4.2.3.3 Identification des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés à la publication/ retrait du DAO 75

4.2.3.4 Identification des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés à la réception et conservation des offres 76

4.2.3.5 Identification des dispositifs de maîtrise et risques opérationnels liés à la comparaison des offres et attribution du marché au fournisseur 76

4.2.4 Tests de conformité et de permanence 77

4.2.4.1 Test de conformité 78

4.2.4.2 Test de permanence 80

CHAPITRE V: EVALUATION DE LA MAÎTRISE DES RISQUES LIES AU PROCESSUS D'ACHAT PAR APPEL D'OFFRES DE L'UNFPA AU SENEGAL 84

5.1 Evaluation des risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal 85

5.1.1 Evaluation de la probabilité de réalisation des risques opérationnels 85

5.1.2 Evaluation de l'impact des risques opérationnels 86

5.2 Evaluation de la maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal 91

5.2.1 Evaluation de l'adéquation de la maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal 91

5.2.2 Evaluation de l'efficacité du dispositif de maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA au Sénégal 92

5.2.3 Evaluation globale de la qualité du dispositif de maîtrise des risques 93

5.2.4 Analyse des résultats de l'évaluation de la maîtrise des risques opérationnels liés au processus d'AO de l'UNFPA 99

5.3 Recommandations 100

5.3.1 Recommandations relatives à la supervision des tâches et au manuel de procédures 100

5.3.2 Recommandations relatives à la maîtrise des risques opérationnels importants du processus achats par appel d'offres 101

5.3.2.1 Recommandations relatives à la présélection des fournisseurs 102

5.3.2.2 Recommandations relatives à la réalisation du DAO 102

5.3.2.3 Recommandations relatives à la publication et au retrait du DAO 103

5.3.2.4 Recommandations relatives à la réception et conservation des offres 103

5.3.2.5 Recommandations relatives à la comparaison des offres 104

CONCLUSION GENERALE 106

BIBLIOGRAPHIE 108

ANNEXES 113