2.2 Le Reengineering & les technologies de
l'information
Les concepteurs du Reengineering considèrent que les
technologies de l'information et de la communication jouent un rôle
crucial dans la reconfiguration des processus (HAMMER & CHAMPY, 1993). Ils
le montrent d'ailleurs a travers l'utilisation de ces outils technologiques
tels que les bases de données distribuées, la
visioconférence ou les systèmes d'aide a la décision par
des entreprises soucieuses d'améliorer la gestion de leur processus. Ces
technologies agissent en effet sur le coeur du métier de chacun de ces
processus, et ils contribuent certes a l'efficacité de ceux-ci, mais ils
n'apportent pas d'indicateurs directs sur la performance du processus et son
pilotage.
L'apparition des applications de BPM a apporté,
au-delà de leurs fonctionnalités liées à la
modélisation et a l'exécution des processus, une nouvelle
manière de considérer l'approche processus. Les modules de
monitoring des activités permettent en effet d'avoir en temps
réel, et au cas par cas, une vue globale ou détaillée sur
toutes les tâches d'un processus opérationnel et les
paramètres de coûts, délais, ressources consommées
et valeur produite. Ils proposent une analyse des différents
résultats obtenus qui rend maintenant possible d'agir sur le bon endroit
et au bon moment pour modifier une éventuelle tâche mal
réalisée.
Mais surtout, ces modules donnent le moyen de visualiser le
comportement d'un processus suite à une intervention ou à un
changement effectué dessus en temps réel. Ce qui autorise a
présent les managers d'émettre une multitude d'hypothèses
sur les dysfonctionnements actuels des processus ou les améliorations
possibles en ayant tout le loisir de modéliser le processus tel qu'ils
le conçoivent personnellement et d'en simuler le fonctionnement en
l'exécutant (avec plusieurs instances) et en injectant les
données souhaitées. Une sorte d'environnement de test est
proposé pour une meilleure reconfiguration de ses processus.
Les logiciels de BPM jouent donc un rôle plus direct et
plus important dans la réingénierie des processus
opérationnels.
2.3 Rôles des solutions BPM
Avant de citer quelques rôles des suites BPM, nous
rappelons qu'il faut toujours garder en tête une définition des
processus. Nous citons celle proposée par l'association française
de normalisation (AFNOR) : « Un processus est une succession
d'activités réalisées a l'aide de moyens (personnel,
équipement, matériels, informations) et dont le résultat
final attendu est un produit ». Un processus présuppose :
des éléments entrants mesurables,
une valeur ajoutée,
des éléments de sortie mesurables, conformes
à des critères d'acceptation, un caractère
reproductible.
Les suites BPM qui sont donc un levier et un support pour les
processus. Ils offrent la possibilité de :
- Modéliser et concevoir les processus
à travers un environnement de modélisation.
- Exécuter les processus via un
Framework qui repose sur un moteur de règle métiers qui
régissent le comportement des processus et qui sont établis par
les utilisateurs. Des interactions avec d'autres systèmes tels des web
services ou des bases de données de l'entreprise sont aussi possibles.
Des activités manuelles peuvent aussi être intégrées
au cas où on est incapables de les automatiser.
- Piloter et suivre simultanément les
performances des processus grâce à des
statistiques et des mesures restituées sous forme de
tableaux de bords. Ce sont généralement des chiffres qui
renseignent sur le temps d'un cycle de processus, le taux de
défaut de production et la productivité.
- Analyser & Optimiser les processus, par
exemple en détectant et en agissant sur les goulots
d'étranglement ou en réduisant les délais
d'accomplissement de certaines tâches.
Ces fonctionnalités des outils BPM ont été
mises au point dans le but de :
- Contrôler et améliorer les processus et les
sous-processus, en les rendant plus agiles. - Réduire les coûts
liés aux ressources consommées par les processus en
entrée.
- Réduire les délais tout en produisant mieux afin
d'améliorer la productivité.
- Améliorer la
qualité des produits et services offerts par les organisations.
- Isoler les informations utiles des masses de données
disponibles aux utilisateurs.
- Réduire ou supprimer la dépendance de
l'activité par rapport aux employés qui y
sont affectés et améliorer la gestion et la
capitalisation des connaissances.
- Améliorer la collaboration entre les structures
fonctionnelles d'une même
organisation et entre plusieurs organisations.
- Réorienter l'importance vers les clients des
processus.
- Automatiser autant que possible l'activité et supprimer
les tâches sans réelle valeur à l'entreprise.
- Permettre d'aligner l'opérationnel a la stratégie
pour une meilleure gouvernance. - Mettre la technique au service des
métiers pour de meilleurs résultats.
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