Chapitre II : ETUDE PREALABLE DE L'EXISTANT
I. Présentation du projet :
Les interviews réalisées à la Direction
Générale, au Service Ventes et à l'Agence principale de
LIBERCOM nous ont permis d'étudier l'Existant en trois
parties :
n Présentation générale du projet
n Définition des objectifs
n Approche de solutions
LIBERCOM est une société de
télécommunication spécialisée dans la
téléphonie mobile. A cet effet, elle dispose d'un service vente
qui s'occupe des opérations de vente des produits
LIBERCOM à la clientèle. Les opérations
de vente sont réparties en deux catégories, confiées aux
agents du Service vente. Un responsable des ventes se charge des ventes
directes (ventes aux masters Distributeurs) et un autre agent se charge des
ventes indirectes (vente des agences aux clients).
La clientèle est composée de :
> Masters (Distributeurs) : ce sont des
sociétés spécialisées dans la revente des produits
LIBERCOM.
> Clients ordinaires : ceux-ci désirent
s'approvisionner en produits LIBERCOM ou jouir de certains
services auprès des agences LIBERCOM.
Les produits sont :
> Les cartes SIM (neutre, prépaid, postpaid).
> Les cartes de recharges (1000F, 2000F, 5000F, 10000F,
25000F).
> Les crédits flashs (100F, 200F, 500F) vendus aux
distributeurs. Ceux-ci doivent effectuer des achats d'au moins 5.000.000F CFA.
Chaque distributeur vend les produits aux abonnés proches de son
siège.
La vente directe regroupe l'ensemble des ventes de produits
aux distributeurs depuis la réception de leurs bons de commande
jusqu'à la livraison par le service de LIBERCOM.
A la réception des bons de commande du master, on
vérifie le stock pour savoir si le stock permet de satisfaire la
commande : si oui, on enregistre la commande et on adresse une demande de
versement à l'endroit du master, lequel versement peut être
effectué suivant les modes de versement (virement bancaire,
chèque certifié ou versement sur compte bancaire). Les montants
des ventes sont virés dans les comptes BIBE et
ECOBANK de LIBERCOM. Dans le cas où
les produits sont indisponibles, on envoie au service approvisionnement une
demande de réapprovisionnement et on propose au master de reconvertir
les produits indisponibles en produits disponibles. Au cas où ce dernier
accepte la reconversion, le bon de commande est alors modifié puis
enregistré et on lui adresse une demande de versement. Dans le cas
contraire, la commande est mise en attente.
Lorsque les produits sont réapprovisionnés, on
adresse au master une demande de versement à la banque. De retour de la
banque, celui-ci doit ramener le bon de commande et l'ordre de virement afin
qu'on lui délivre un bordereau de livraison puis la livraison des
produits et l'édition de la facture.
La vente indirecte regroupe toutes les ventes
réalisées par les agences auprès des clients ordinaires.
Celles-ci permettent à la société de se rapprocher des
clients ordinaires, en leur offrant l'accès aux produits ainsi que
quelques services utiles sur le réseau.
Dans le cadre de notre étude, nous nous
intéresserons exclusivement à la vente directe. Toutefois, les
agences réalisent chaque mi-journée des versements sur les
comptes BIBE et ECOBANK de
LIBERCOM. En fin de journée elles établissent
aussi un tableau de bord récapitulatif de leurs ventes qu'elles envoient
au service approvisionnement pour contrôler si besoin est de les
approvisionner.
Les différents services qu'offrent les agences sont :
-les services prépayés :
> déblocage de compte
> renouvellement SIM
> appel masqué
> PUSH SMS
> attribution de nouveau numéro
- Les abonnements et terminaux
> Elite
> Eureka
> Elite Pro
> GFU Elite
> Forfait mensuel
> GFU Eureka
- Les services en abonnement
> Les factures détenues
> Le Roaming
> Renouvellement SIM
> Remise en service
> Appel international (Caution internationale)
> N° Platine
> Abonnement mensuel
II. Analyse de l'existant
1. Définition des objectifs :
Les objectifs de la société à travers le
Service vente peuvent être résumés suivant trois axes :
effectuer des ventes directes (aux masters) et indirectes (aux clients
ordinaires), collecter les données sur les ventes, les suivre et enfin
obtenir des statistiques des ventes mensuelles et annuelles des chiffres
d'affaires réalisés :
- Par distributeur (master)
- Par produit
- Par agence
2. Approches de solution :
Après étude des informations recueillies, quelques
problèmes de gestion ont été relevés :
> L'inexistence d'une base de données fiable pour le
traitement des informations
> L'utilisation des fichiers Excel pour :
n Enregistrer les produits et services
n Enregistrer les bons de commande des distributeurs et les
agences.
> Le calcul du chiffre d'affaire journalier, mensuel et
annuel de chaque distributeur et agence ainsi que le chiffre d'affaire
réalisé pour chaque produit et service au cours d'une
période donnée.
> Le risque de perte d'information en cas de coupure brusque
de l'électricité
> L'inexistence d'un système automatisé de
gestion des ventes
> La difficulté d'accès immédiat
à l'information du fait de sa recherche qui se fait manuellement.
Pour remédier à tous ces problèmes, nous
proposons de mettre en place une application qui facilitera la gestion des
ventes en intégrant les fonctionnalités suivantes :
Une base de données permettant d'enregistrer les produits
et services.
ü Enregistrement et historisation des chiffres d'affaires
réalisés.
ü Enregistrement des commandes effectuées par chaque
distributeur, agence et leur suivi.
ü Edition des bordereaux de livraison aux distributeurs.
ü Suivi des chiffres d'affaires réalisés par
la société auprès des distributeurs et agences durant une
période donnée.
ü Suivi des chiffres d'affaire réalisés pour
chaque produit sur une période donnée.
III. &K1ix 4AuOe ptK14e 4ADODONII:
De nos jours, chacun a profité facilement des avantages
que l'informatique apporte à l'entreprise. Cependant, l'informatique est
pour la majorité synonyme de vocabulaire hermétique ou encore de
service « citadelle ». De cet état de fait, découle la
nécessité d'une méthode permettant d'avoir un langage
commun de l'informatisation et utilisable par tous. La méthode «
MERISE » apporte une formalisation éclairant les
choix à effectuer car elle est un langage commun centré sur le
système d'information. Elle offre aussi une approche du
système
d'information avec un souci de cohérence et une
distinction nette entre les données et les traitements effectués
sur ces données.
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