III.5.8. Critiques du
système d'information existant et solutions proposées
Après avoir analysé le système
d'information existant au sein de l'institut KYESHERO, nous avons
constaté ce qui suit :
Au niveau de
flux : le système d'information est bien
organisé car les tâches sont bien spécifiées et
chacun s'organise favorablement à toute tâche qui lui est
attribué. Il y a une autre chose que nous avons pu remarquer, le
Préfet des Etudes de l'Institut KYESHERO est surchargé et
s'occupe de tout ce qui se passe au sein de son institut.
Au niveau de
traitement : à part le traitement manuel qui
handicape le système d'information de l'Institut KYESHERO, la succession
des tâches et le temps de traitement de données est bien
orienté car tout agent connaît plus mieux le temps qu'il doit
utiliser et la succession des tâches.
Du point de vue
données : les documents utilisés
à l'Institut KYESHERO sont faciles à tenir et permettent toute
personne de s'en sortir. Mais ce qui gêne le système d'information
à ce niveau n'est autre la tenue de données d'une manière
traditionnelle. Celle-ci ne permet pas au personnel de bien réaliser les
tâches sans difficulté.
Après avoir remarqué ces anomalies, nous
jugeons bon de proposer ce qui suit à l'institut KYESHERO :
- Acheter des outils informatiques pour permettre un
travail rapide et efficace en rapport avec la gestion des frais
scolaires ;
- Intégrer les tâches automatisées
parmi les tâches manuelles pour permettre la rapidité
d'exécution de certaines tâches ;
- Mettre en place une Base de données qui permettra
une bonne gestion très efficace de paiement des frais scolaires.
Nous suggérons aux autorités de l'Institut
KYEHSERO de recourir à l'informatique qui est considérée
comme un outil qui désigne la science des préparations et des
traitements des informations afin de bien suivre l'évolution de la
gestion des frais.
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