7) Le Spécialiste de Passation de Marchés
(SPM)
Mandat général
Sous l'autorité du Coordonnateur Général,
le Spécialiste de Passation de Marchés a pour mission :
- Assurer la qualité des dossiers de Marchés
- Veiller à ce que les décisions de passation de
Marchés respectent les accords convenus ;
- Appuyer la résolution de tout problème de
passation de Marchés qui pourrait survenir ;
- Assurer les suivis des dossiers de Marchés pour
éviter tout retard dans le processus d'attribution et d'exécution
de Marchés.
Mandat spécifique
A. Les tâches et missions spécifiques du
SPM sont les suivantes :
1) Planification de la passation des Marchés et suivi
du processus
- Préparation et coordination de la planification pour
la passation des marchés de fournitures et travaux et la
sélection et l'emploi de consultants ;
- Mettre à jour le plan de passation des marchés
au moins une fois l'an et chaque fois que le besoin se fait sentir ;
- Procéder au classement et à l'archivage de
tous les documents et dossiers de marchés ;
- Développer un mécanisme de suivi de la
passation des marchés afin de pouvoir identifier rapidement les sources
potentielles de retard et les résoudre ou proposer des solutions pour
les résoudre.
2) Sélection et emploi des consultants :
- La rédaction des Demandes de manifestation
d'Intérêt pour les services de consultants et le suivi de leur
publication dans la presse nationale et/ou Internationale, si
nécessaire ;
- L'élaboration des dossiers de Demande de propositions
techniques et financières ;
- La notification des lettres d'invitation aux consultants
figurant sur les listes restreintes après avis de non objection de l'IDA
(si requise) et autres bailleurs de fonds.
- La participation à l'ouverture et l'évaluation
des propositions techniques et financières afin de pouvoir conseiller
les membres de la Commission des Marchés et ceux de la Commission
d'Evaluation ;
- Assurer le secrétariat de la Commission des
Marchés (ouvertures des plis, négociation du marché et
attribution du contrat) ;
- L'établissement des contrats entre le Projet et les
consultants choisis après avis de non objection de l'IDA (si
requise) et autres bailleurs de fonds
- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités
auprès du bailleur
3) Choix des fournisseurs de biens et équipements et
des entrepreneurs pour les marchés de travaux
- La préparation des dossiers d'appel d'offres sur la
base des spécifications techniques préparées par les
maîtres d'ouvrage ou unités opérationnelles du Projet et
validées par l'UCP ;
- Assurer le suivi de la publication des avis d'appel d'offres
dans les supports appropriés ;
- La participation à l'ouverture/évaluation des
offres et à l'attribution des marchés en relation avec la
Commission des appels d'offres, afin de pouvoir conseiller utilement les
membres de ces Commissions ;
- La tenue des procès verbaux d'ouverture des
offres ;
- Assurer le secrétariat de la Commission des
Marchés (ouverture des plis et attribution du contrat) et
l'élaboration des procès verbaux d'attribution des
marchés ;
- L'établissement des marchés entre le Projet et
les fournisseurs ou entrepreneurs adjudicataires choisis après appels
d'offres et avis de non objection de l'IDA et autres bailleurs de fonds (si
requise) ;
- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités
auprès des bailleurs de fonds.
4) Service de conseil au Coordonateur Général
ainsi que tout autre responsable dans des actes liés à la
passation et à l'exécution des marchés
- S'assurer que toutes les décisions liées
à la passation et à l'exécution des marchés ont
respecté les règles convenues ;
- Conseiller le Coordonateur Général ainsi que
tout autre Responsable dans la compréhension et la rédaction de
tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects de passation des
marchés ;
- Apporter les conseils appropriés dans
l'exécution des marchés et surtout en ce qui concerne la
résolution des différends qui pourraient survenir
Le SPM exécute toute tâche ou mission liée
à la passation des marchés lui assignée.
5) Responsabilité dans le transfert de
compétence
Il définira et mettra en application sous la
supervision du Coordonateur Général un programme de renforcement
de capacité comprenant la formation des principaux acteurs publics et
privés impliqués dans l'exécution des activités du
projet dans le secteur concerné par sa mission.
6) Tâches incompatibles
En raison de son rôle de conseiller dans les
décisions de passation des marchés et de sa forte implication
dans l'élaboration des dossiers de marchés, le SPM ne doit pas
être impliqué dans les décisions d'attribution des
marchés ainsi que toute tâche liée à son
exécution. En particulier, il ne doit pas être membre :
- de la Commission d'Evaluation des marchés,
- des commissions de réception des fournitures, travaux
ou services
- du comité chargé de négocier le contrat
pour les services des consultants.
B. Les critères de performance
- Qualité du suivi des actions inscrites dans le plan
de passation de marchés ;
- Respect des délais de l'exécution du plan de
passation ;
- Qualité des dossiers d'appel d'offres et des demandes
de propositions ;
- Qualité du suivi des procédures de passation
et des avis de non objection ;
- Taux d'exécution du plan de passation des
marchés (au moins 60% des marchés susceptibles d'être
signés à un moment donné selon le plan de passation des
marchés, l'ont été effectivement).
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