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Etude et perspectives de l'approche participative des projets communautaires réalisés par le Fonds Social dans la Province du Sud-Kivu en RDC de 2004-2009


par Manassé LWIMO MANASSE MUKENGE
Institut supérieur de développement rural de Bukavu RDC - Licence en développement rural 2011
  

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7) Le Spécialiste de Passation de Marchés (SPM)

Mandat général

Sous l'autorité du Coordonnateur Général, le Spécialiste de Passation de Marchés a pour mission :

- Assurer la qualité des dossiers de Marchés

- Veiller à ce que les décisions de passation de Marchés respectent les accords convenus ;

- Appuyer la résolution de tout problème de passation de Marchés qui pourrait survenir ;

- Assurer les suivis des dossiers de Marchés pour éviter tout retard dans le processus d'attribution et d'exécution de Marchés.

Mandat spécifique

A. Les tâches et missions spécifiques du SPM sont les suivantes :

1) Planification de la passation des Marchés et suivi du processus

- Préparation et coordination de la planification pour la passation des marchés de fournitures et travaux et la sélection et l'emploi de consultants ;

- Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l'an et chaque fois que le besoin se fait sentir ;

- Procéder au classement et à l'archivage de tous les documents et dossiers de marchés ;

- Développer un mécanisme de suivi de la passation des marchés afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard et les résoudre ou proposer des solutions pour les résoudre.

2) Sélection et emploi des consultants :

- La rédaction des Demandes de manifestation d'Intérêt pour les services de consultants et le suivi de leur publication dans la presse nationale et/ou Internationale, si nécessaire ;

- L'élaboration des dossiers de Demande de propositions techniques et financières ;

- La notification des lettres d'invitation aux consultants figurant sur les listes restreintes après avis de non objection de l'IDA (si requise) et autres bailleurs de fonds.

- La participation à l'ouverture et l'évaluation des propositions techniques et financières afin de pouvoir conseiller les membres de la Commission des Marchés et ceux de la Commission d'Evaluation ;

- Assurer le secrétariat de la Commission des Marchés (ouvertures des plis, négociation du marché et attribution du contrat) ;

- L'établissement des contrats entre le Projet et les consultants choisis après avis de non objection de l'IDA (si requise) et autres bailleurs de fonds

- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités auprès du bailleur

3) Choix des fournisseurs de biens et équipements et des entrepreneurs pour les marchés de travaux

- La préparation des dossiers d'appel d'offres sur la base des spécifications techniques préparées par les maîtres d'ouvrage ou unités opérationnelles du Projet et validées par l'UCP ;

- Assurer le suivi de la publication des avis d'appel d'offres dans les supports appropriés ;

- La participation à l'ouverture/évaluation des offres et à l'attribution des marchés en relation avec la Commission des appels d'offres, afin de pouvoir conseiller utilement les membres de ces Commissions ;

- La tenue des procès verbaux d'ouverture des offres ;

- Assurer le secrétariat de la Commission des Marchés (ouverture des plis et attribution du contrat) et l'élaboration des procès verbaux d'attribution des marchés ;

- L'établissement des marchés entre le Projet et les fournisseurs ou entrepreneurs adjudicataires choisis après appels d'offres et avis de non objection de l'IDA et autres bailleurs de fonds (si requise) ;

- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités auprès des bailleurs de fonds.

4) Service de conseil au Coordonateur Général ainsi que tout autre responsable dans des actes liés à la passation et à l'exécution des marchés

- S'assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l'exécution des marchés ont respecté les règles convenues ;

- Conseiller le Coordonateur Général ainsi que tout autre Responsable dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects de passation des marchés ;

- Apporter les conseils appropriés dans l'exécution des marchés et surtout en ce qui concerne la résolution des différends qui pourraient survenir

Le SPM exécute toute tâche ou mission liée à la passation des marchés lui assignée.

5) Responsabilité dans le transfert de compétence

Il définira et mettra en application sous la supervision du Coordonateur Général un programme de renforcement de capacité comprenant la formation des principaux acteurs publics et privés impliqués dans l'exécution des activités du projet dans le secteur concerné par sa mission.

6) Tâches incompatibles

En raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l'élaboration des dossiers de marchés, le SPM ne doit pas être impliqué dans les décisions d'attribution des marchés ainsi que toute tâche liée à son exécution. En particulier, il ne doit pas être membre :

- de la Commission d'Evaluation des marchés,

- des commissions de réception des fournitures, travaux ou services

- du comité chargé de négocier le contrat pour les services des consultants.

B. Les critères de performance

- Qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation de marchés ;

- Respect des délais de l'exécution du plan de passation ;

- Qualité des dossiers d'appel d'offres et des demandes de propositions ;

- Qualité du suivi des procédures de passation et des avis de non objection ;

- Taux d'exécution du plan de passation des marchés (au moins 60% des marchés susceptibles d'être signés à un moment donné selon le plan de passation des marchés, l'ont été effectivement).

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