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Etude et perspectives de l'approche participative des projets communautaires réalisés par le Fonds Social dans la Province du Sud-Kivu en RDC de 2004-2009


par Manassé LWIMO MANASSE MUKENGE
Institut supérieur de développement rural de Bukavu RDC - Licence en développement rural 2011
  

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2.5.3. La Direction Administrative et Financière

Sous la supervision du Coordonnateur Général, la Direction Administrative et Financière est animée par un Directeur Administratif et Financier.

Il est assisté dans l'exécution de ses tâches par :

- un(e) Assistant(e) en charge du Secrétariat du DAF ;

- un Chef comptable et son Assistant ;

- un Chef de service financier et budget ;

- un Chef de service Administration et Ressources Humaines et un(e) secrétaire ;

- un (e) Trésorier (e) et un (e) Caissier (e) ;

- un (e) Informaticien (ne) ;

- un chargé des Achats et logistique.

1) L'Assistant(e) du DAF

Mandat général

Sous l'autorité du DAF, l'Assistant(e) assiste le DAF dans l'organisation de ses rencontres, dans la préparation de ses correspondances et dans le classement et la conservation des dossiers et documents.

Mandat spécifique

Sous l'autorité du DAF, l'Assistant(e) est responsable de la bonne tenue du Secrétariat qu'il (elle) dirige ainsi que des missions qui lui sont confiées par le DAF.

Plus particulièrement, il (elle) est chargé(e) des tâches suivantes :

- Des appels téléphoniques,

- Réceptionner, enregistrer, traiter et ventiler le courrier,

- Répertorier et classer les documents,

- Veiller à l'expédition des courriers,

- Gérer les fournitures de bureau de la Direction et du Secrétariat , en tenir une comptabilité permanente et proposer le renouvellement au moment opportun,

- Recevoir les visiteurs ou veiller à ce ceux-ci soient correctement accueillis, informés et dirigés, s'il y a lieu, vers la personne ou le service demandé,

- Superviser ou exécuter, le cas échéant, les travaux de saisie et de dactylographie, veiller à leur exécution dans les meilleurs délais et contrôler les documents produits avant leur remise aux demandeurs,

- Assister le DAF dans la préparation et le suivi des dossiers,

- Préparer et organiser les réunions, rendez-vous, et déplacement du Directeur,

- Animer et gérer une équipe de secrétaires,

- Exécuter, à la demande du DAF, toute autre tâche qui lui sera confiée en relation avec les activités.

2) Le Chef comptable

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le Chef comptable veille à la bonne tenue de la Comptabilité Générale et Analytique du FSRDC.

Description des tâches :

Au titre de la fonction comptabilité :

- effectuer les imputations comptables, analytiques et budgétaires ;

- contrôler la bonne comptabilisation des opérations dans les livres comptables ;

- tenir le classeur de justification des comptes ;

- garantir la correcte utilisation du logiciel comptable ;

- s'assurer que le back up de la comptabilité est régulièrement effectué ;

- produire régulièrement les états de rapprochement bancaires ;

- respecter le calendrier annuel et mensuel d'arrêté et d'établissement des comptes ;

- veiller au classement et à la bonne conservation des registres et pièces comptables ;

- assurer la consolidation des comptes du FSRDC ;

- établir les états financiers périodiques ;

- mettre à la disposition du DAF les éléments d'établissement des rapports financiers trimestriels ;

- procéder à la paie mensuelle du personnel et à l'établissement des bulletins correspondants ;

- tenir le registre des immobilisations, assurer la gestion des stocks des matériels et le contrôle de magasin ;

- informer le DAF de toute difficulté particulière ;

- veiller au respect des délais de transmission des informations et états comptables des Antennes ;

- vérifier les états comptables établis par les Antennes ;

- programmer et réaliser les missions de supervision de la comptabilité des Antennes.

Au titre de la paie :

- comptabiliser les salaires et les charges sociales ;

- justifier les comptes salariés ;

- mettre à la disposition du DAF les éléments d'établissement du rapport d'activités mensuelles.

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