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Mise en place d'un système informatisé pour la gestion des produits agricoles prêts à  l'exportation: cas de l'office national du café (secteur de Goma).


par Yves IMOA MIRIMO
Institut Supérieur dà¢â‚¬â„¢Informatique et de Gestion - Graduat  2015
  

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II.3.2. DETERMINATION DES PROCEDURES FONCTIONNELLES

a. Processus de contrôle des produits prêts à l'exportation

PF

DEROULEMENT

ACTIONS

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

Début

Durée

Lieu

Responsable

Ressources

PF1

7h30-15h°°

x'

Réception de l'échantillon

M

Bur Lab

Laborantin

Laborantin

PF2

7h30-15h°°

x'

Analyse et traitement produit

M

Bur Lab

Laborantin

Laborantin

PF3

7h30-15h°°

x'

Elaboration Certificat de qualité

M

Bur Lab

Laborantin

Laborantin

PF4

7h30-15h°°

x'

Envoie certificat de qualité

M

Bur Exp

Chef Bur Exp

Chef Bur Exp

PF5

7h30-15h°°

x'

Vérification du certificat de qualité

M

Bur Exp

Chef Bur Exp

Chef Bur Exp

PF6

7h30-15h°°

x'

Elaboration élément de facturation

M

Bur Exp

Chef Bur Exp

Chef Bur Exp

b. Processus de Payement Frais d'exportation

PF

DEROULEMENT

ACTIONS

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

Début

Durée

Lieu

Responsable

Ressources

PF7

7h30-15h°°

x'

Réception élément de facturation

M

Sce Fin

Comptable

Comptable

PF8

7h30-15h°°

x'

Elaboration Facture

M

Sce Fin

Comptable

Comptable

PF9

7h30-15h°°

x'

Remise facture

M

Sce Fin

Comptable

Comptable

PF10

7h30-15h°°

x'

Payement facture

M

Sce Fin

Caissier

Caissier

PF11

7h30-15h°°

x'

Elaboration reçu

M

Sce Fin

Caissier

Cassier

PF12

7h30-15h°°

x'

Livraison reçus

M

Sce Fin

Cassier

Cassier

c. Processus d'Autorisation Exportation produits

PF

DEROULEMENT

ACTIONS

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

Début

Durée

Lieu

Responsable

Ressources

PF13

7h30-15h°°

x'

Présentation reçu

M

Sce Com

Exportateur

Exportateur

PF14

7h30-15h°°

x'

Approbation reçu

M

Sce Com

Chef Sce Com

Chef Sce Com

PF15

7h30-15h°°

x'

Transfert reçu

M

Direction

Directeur

Directeur

PF16

7h30-15h°°

x'

Livraison COI

M

Direction

Directeur

Directeur

PF17

7h30-15h°°

x'

Présentation COI

M

Bur Stat

Exportateur

Exportateur

PF18

7h30-15h°°

x'

Autorisation exportation

M

Bur Stat

Exportateur

Exportateur

32

II.3.3. DIAGRAMME D'ENCHAINNEMENT DES PROCEDURES

FONCTIONNELLES

a. Processus « Contrôle produits prêt à l'exportation »

DEROULEMENT

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIONNELLES

Nature

Poste de
Travail

Temps, Durée

Lieu,

Responsable, Ressource,

7h30 - 15h00

 

M

Bureau Labo Laborantin Laborantin

Produits Echantillonneur

disponible présent

 
 

ET

 
 

PF1 Réception de l'échantillon

 
 

Toujours

 

Echantillon reçus

 

7h30 - 15h00

Laborantin présent

ET

M

Bureau Labo Laborantin Laborantin

 

PF2

Analyse et Traitement produits

 
 
 

OK

KO

 
 
 

Mauvaise qualité

Bonne qualité

 

7h30 - 15h00

Préparation

formulaire certificat

M

Bureau Labo Laborantin Laborantin

 

ET

 
 

PF3

Elaboration certificat de qualité

 
 
 

Toujours

 
 

Certificat de qualité élaboré

A

33

7h30 - 15h00

A Chef de bureau

Exportation présent

M

Bureau Labo Laborantin Laborantin

 

ET

 
 

PF4

Envoie certificat de qualité

 
 
 

Toujours

 

Certificat de qualité envoyé

7h30 - 15h00

Certificat détenues

M

Bureau Export Chef Bur Export Chef Bur Export

 

ET

 
 

PF5

Vérification certificat de qualité

 
 
 

OK

KO

 

Certificat

Certificat non

Conforme conforme

7h30 - 15h00

 

Chef bureau

Exportation Présent

M

Bureau Export Chef Bur Export Chef Bur Export

 
 

ET

 
 

PF6

Elaboration élément de facturation

 
 
 

Toujours

 

Elément de

facturation élaboré

 

Fin processus contrôles
des produits

 
 

34

b. Processus « Payement frais d'exportation »

DEROULEMENT

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIONNELLES

Nature

Poste de
Travail

Temps, Durée

Lieu,

Responsable,
Ressource,

7h30 - 15h00

 

M

Ser. Financier Comptable Comptable

Comptable Exportateur

présent présent

 
 

ET

 
 

PF7

Réception Elément de facturation

 
 
 

Toujours

 
 

Elément de facturation Reçus

 
 

7h30 - 15h00

 

M

Ser. Financier Comptable Comptable

Carnet disponible

 

ET

 

PF8

Elaboration facture

 
 
 

Toujours

 

Facture Elaborée

 

7h30 - 15h00

 

M

Ser. Financier Comptable Comptable

Exportateur présent

 
 

ET

 
 

PF9

Remise facture

 
 
 

Toujours

 

Facture remise

B

35

7h30 - 15h00

 

M

Ser. Financier Caissier Caissier

B Agent

Disponible

 
 

ET

 
 

PF10

Payement Facture

 
 
 

Toujours

 
 

Facture payé

7h30 - 15h00

 

M

Ser. Financier Caissier Caissier

Caissier présent

 

ET

 
 

PF11

Etablissement reçus

 
 
 

Toujours

 
 
 
 

Reçus établit

 
 
 

7h30 - 15h00

 

Exportateur Présent

M

Ser. Financier Caissier Caissier

 
 

ET

 
 

PF12

Livraison reçu

 
 
 

Toujours

 

Reçus livré

 
 

Fin processus payement
frais d'exportation

 
 

36

c. Processus « Autorisation exportation produit »

DEROULEMENT

ENCHAINEMENT DES PROCEDURES FONCTIONNELLES

Nature

Poste de
Travail

Temps, Durée

Lieu,

Responsable,
Ressource,

7h30 - 15h00

 

M

Ser. Com Exportateur Exportateur

Sce Com. Exportateur

Ouvert présent

 
 

ET

 
 

PF13

Présentation reçus

 
 
 

Toujours

 
 

Reçus Présenté

 

7h30 - 15h00

Examination reçus

M

Ser. Com Chef Ser Com Chef Ser Com

 
 

ET

 
 

PF14

Approbation reçus

 
 
 

Toujours

 

Reçus approuvé

 

Direction ouvert

M

Direction Directeur Directeur

 

ET

 
 

PF15

Transfert reçus

 
 
 

Toujours

 

Reçus transféré

C

37

7h30 - 15h00

C Exportateur présent

M

Direction Directeur Directeur

 

ET

 
 

PF16

Livraison COI

 
 
 

Toujours

 

COI livré

 

7h30 - 15h00

Chef de Bur. Présent

M

Bur Statistique Exportateur Exportateur

ET

 

PF17

Présentation COI

 
 
 

Toujours

 

COI Présenté

 

7h30 - 15h00

Chef bureau

Exportation Présent

M

Bur Statistique Exportateur Exportateur

 

ET

 
 

PF18

Autorisation exportation

 
 
 

Toujours

 

Exportation Autorisé

 

Fin processus autorisation
Exportation produit

 
 

38

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