Les procédures de passation de marché de la banque mondiale

Section I : Marché de biens et de services de non consultant

Le marché de biens est composé de tous les équipements palpables, indispensables au bon fonctionnement d'une agence (les fournitures de bureaux, les voitures ...). Les travaux de construction, d'installation de matériels ainsi que les services de gardiennage,

de transport appelés service de non consultant. La procédure de PM reste la même pour ces deux marchés.

A. Préparation des Dossiers d'Appel d'Offres

Le dossier d'appel d'offre est un document complet élaboré par l'AMADER à l'égard des fournisseurs à la suite d'expressions de besoin. Il donne toutes les informations relatives au dépôt des candidatures, à l'ouverture des plis³, à leur évaluation et à l'adjudication du Contrat, au besoin exprimé (services de consultation, fournitures, travaux). L'exécution des travaux par le soumissionnaire, les paiements au titre du Contrat ou affectant les risques, droits et obligations des parties en vertu du Contrat y sont clairement spécifiés. Les Conditions générales et les Conditions particulières du Contrat, les données techniques pertinentes (y compris les données d'une nature géologique et environnementale) informent le soumissionnaire sur l'exécution du marché. La liste des fournitures (le devis quantitatif), le cahier des charges et les études techniques sont aussi intégrés dans le DAO. Les délais de livraison ou d'achèvement, les spécifications et les annexes nécessaires, tels que les modèles des différentes garanties à fournir sont inclus dans le DAO à titre d'information. En bref, il doit contenir tous les renseignements dont un candidat éventuel peut avoir besoin pour préparer une offre concernant les fournitures ou les travaux demandés. Il est préparé par le RPM en conformité avec la BM. Si le dossier d'appel d'offres n'est pas gratuit, le montant demandé doit être raisonnable et doit correspondre uniquement aux frais engagés pour le reproduire et le remettre aux entreprises intéressées, de manière à ne pas décourager les candidatures. L'Emprunteur peut avoir recours à un système électronique pour distribuer les dossiers d'appel d'offres, sous réserve que la Banque le juge adéquat. Si les dossiers d'appel d'offres sont distribués électroniquement, le système électronique doit être protégé pour éviter les modifications au dossier d'appel d'offres et ne pas limiter l'accès des soumissionnaires aux informations. Les dossiers d'appel d'offres sont élaborés de la manière suivante :

1. Avis de passation des marchés

L'avis d'appel d'offres est passé par le RPM à travers les médias (journal, page web, etc.). Cet avis doit donner des informations sur le marché. Le montant et l'objet du prêt, les prestations devant faire l'objet d'AOI, ainsi que le nom, les coordonnées et l'adresse de l'agence responsable de la passation des marchés, de même que l'adresse du

³ C'est une enveloppe contenant les dossiers de soumission

site web où seront affichés les avis de passation des marchés. Elle doit donner des informations sur la date à laquelle les dossiers de pré-qualification ou d'appel d'offres seront disponibles.

2. Instructions Aux Soumissionnaires (IAS)

Ces instructions concernent les procédés de dépôts des candidatures, d'ouverture et d'évaluation des plis et l'attribution du Contrat au fournisseur le moins cher. Cette Section du DAO pour la passation des marchés vise à donner les informations nécessaires pour permettre aux candidats de présenter des soumissions répondant aux critères de la BM⁴. Ces informations concernent :

· l'origine du prêt

Le RPM doit spécifier la provenance du financement. Dans notre cas, le prêt est financé par la BM dans le cadre du PEDASB ;

· les fraudes et corruptions

Les candidats sont informés de toutes les mesures correctives et coercitives employées face à tout agissement considéré comme une fraude ou se rapportant à la corruption à l'égard du RPM et des procédures de PM ;

· les Soumissionnaires éligibles

Tout candidat n'ayant eu aucun conflit d'intérêt, qui fait l'objet d'une déclaration d'éligibilité de la Banque est éligible pour la PM. Le Soumissionnaire ou un partenaire d'un Groupement d'entreprises ayant fait l'objet de nombreux litiges ou ayant perdu de nombreux litiges se verra exclu ;

· les pays éligibles

La Banque permet aux sociétés locales et aux individus ressortissants de tous les pays d'offrir des biens, des services et des travaux dans le cadre des projets qu'elle finance. L'exclusion d'un soumissionnaire peut subvenir lorsque le pays du candidat interdit toute importation de biens dudit pays ou tout paiement à des personnes physiques ou morales, ou bien que la législation ou la réglementation publique du pays de l'emprunteur (AMADER) interdit les relations commerciales avec ledit pays ;

· préparation des soumissions

⁴ Les critères changent selon les PTF principaux et selon la structure en question

La soumission comprend l'offre et toutes les informations la concernant, la garantie de soumission, ou la déclaration de garantie de soumission, le devis quantitatif chiffré, le formulaire et les documents établissant les qualifications du soumissionnaire, ainsi que tous les autres documents devant être complétés par les soumissionnaires. Le soumissionnaire indiquera les prix unitaires et forfaitaires de tous les éléments des biens et travaux inclus dans le devis quantitatif. Pour les soumissionnaires internationaux, la monnaie dans laquelle les candidats notent leurs prix doit être indiquée ainsi que la méthode qui sera suivie pour convertir les prix exprimés en une seule monnaie.

La durée de validité des soumissions doit être réaliste. Elle ne doit pas être inférieure à 28 jours et ne doit pas dépasser 105 jours. Ce délai permet d'évaluer la soumission, de solliciter des éclaircissements et d'obtenir le « sans objection » de la BM. Une garantie de soumission sera établie et libellée dans la monnaie du pays de l'employeur (l'agence) ou dans la devise de la soumission ou dans une autre devise librement convertible. Toute soumission non accompagnée d'une Garantie de Soumission ou d'une déclaration de garantie de soumission acceptable sera rejetée par l'AMADER pour raison de non-conformité. Elle sera remise aux candidats non retenus une fois le choix effectué ainsi que le soumissionnaire gagnant. Elle restera dans les comptes de l'agence dès qu'il y a abandon de soumission ;

· dépôt des soumissions

Les dossiers seront remis à l'AMADER à l'adresse dont il est fait référence au plus tard à la date et à l'heure stipulées dans la FDAO. Passé le délai de dépôt, les dossiers seront renvoyés au soumissionnaire sans être ouverts.

Les renseignements relatifs à l'examen, aux éclaircissements, à l'évaluation et à la comparaison des soumissions et aux recommandations en vue de l'attribution du marché resteront confidentiels jusqu'à l'annonce de la publication de l'attribution au soumissionnaire sélectionné.

· attribution du marché

Une lettre d'acceptation est remise au soumissionnaire qui a gagné le marché par l'agence pour la signature. Cette lettre stipulera le montant que l'AMADER paiera au soumissionnaire au titre de l'exécution, de l'achèvement et de la maintenance des travaux par l'entrepreneur conformément aux termes du Contrat. La lettre d'acceptation, avec la présentation de la garantie par le soumissionnaire constituera la formation du Contrat.

Le Contrat comprendra tous les accords souscrits entre l'employeur et le soumissionnaire sélectionné ;

· publication de l'attribution du marché

Dans les deux semaines suivant la réception de l'Avis de « non-objection » de la Banque à la recommandation d'attribution du marché, le RPM publiera dans « UNDB online » et dans « dgMarket⁵ » les résultats qui permettront d'identifier l'objet de l'appel d'offres et les numéros de lots, ainsi que toutes les informations concernant les soumissions des différents candidats rejetés et le candidat retenu (l'identité des soumissionnaires, les prix des offres, les prix évalués de chaque offre, de même que la durée et la synthèse du marché attribué) ;

· rejet de toutes les offres

Le DAO stipule que l'AMADER pourra rejeter toutes les offres reçues lorsqu'il n'y a pas eu véritablement de concurrence, ou que les offres reçues ne sont pas conformes aux dispositions ou que les prix des offres sont nettement plus élevés que le budget prévu. Elle peut avec l'approbation préalable de la Banque, rejeter toutes les offres tout en analysant les motifs de sa décision.

Elle peut aussi envisager de modifier les clauses et conditions du marché, la conception, les spécifications, ou l'étendue du marché avant de relancer l'appel d'offres. Si le soumissionnaire sélectionné ne satisfait pas aux dispositions spécifiées dans le DAO, l'agence aura le droit d'annuler l'attribution du Contrat et d'encaisser la garantie de Soumission. Si le rejet des offres est dû à l'absence de concurrence, l'invitation à soumissionner devra être plus largement publiée.

Les présentes instructions aux soumissionnaires ne font pas parties intégrantes du Contrat et cessent d'être en vigueur dès la signature de celui-ci par les deux partis.

3. La commission choisit le fournisseur après examen des dossiers

Une commission d'ouverture des plis et d'évaluation est constituée à partir d'une note de service du PDG. Elle est composée du Directeur Administratif et Financier (le Président), le Responsable Passation des Marchés (le Rapporteur), le Directeur technique concerné (un membre), le Contrôleur de Gestion Interne (membre), le Chef Comptable (un

⁵ L'UNDB est une publication des Nations Unies. On trouvera les renseignements relatifs à l'abonnement dans www.devbusiness.com; dg Market est un portail électronique de la Development Gateway Foundation, www.dgmarket.com

membre), le chef de la Cellule Suivi-Evaluation et Informatique (membre) et le CJ. La commission réceptionne les courriers et procède à l'ouverture des plis en présence des soumissionnaires pour plus de transparence. La séance d'ouverture des plis donne lieu à la publication des offres des différents soumissionnaires. Le nom de chaque soumissionnaire et le montant total de chaque offre, et de toute variante qu'il aura été autorisé ou invité à présenter, doivent être lus à haute voix (et affichés en ligne lorsque les offres sont soumises électroniquement) et consignés au procès-verbal de la séance. Une copie de ce procèsverbal doit être envoyée dans les meilleurs délais à la BM et à tous les soumissionnaires.