IV- ELABORATION DU MANUEL DES
PROCEDURES
L'auditeur interne en est l'acteur principal. Il se situe
à toutes les phases du processus d'élaboration et de mise en
oeuvre du manuel des procédures.
IV-1- CONDITIONS D'ELABORATION
l avoir un organigramme détaillé,
l avoir une bonne description des attributions de chaque
poste,
l avoir une bonne définition des
responsabilités
l définir les objectifs du manuel et son champ
d'application
IV-2- PHASE D'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES
Elle commence par la description par les
opérationnels eux-mêmes, de la manière dont ils
traitent leurs transactions. Les auditeurs internes définissent le cadre
et l'architecture selon lesquels les opérationnels formalisent les
opérations qu'ils traitent. Le cadre se présente sous la forme
d'ateliers sectoriels (par service) regroupant tous les agents d'un même
service où sont discutés les « avant-projets de
procédures ».
L'auditeur ne décrit pas les procédures, son
rôle se limite à mettre en évidence les zones de risques
qui doivent être couverts par des points de contrôle que les
opérationnels définissent eux-mêmes.
Le rôle de l'auditeur est un rôle de conseiller
vis-à-vis des opérationnels.
IV-3- PHASE DE RECENSEMENT DES SUPPORTS
Parallèlement à la définition des
procédures, un important travail de recensement, d'identification et de
codification des supports doit être entrepris par les
opérationnels avec l'aide des auditeurs.
Cette phase importante a pour objet d'éliminer les
redondances et double-emploi de supports de manière à
rationaliser leur utilisation.
IV-4- SYNTHESE ET VALIDATION DES AVANT-PROJETS
DISCUTES EN ATELIERS
Chaque service envoie, après discussion en atelier, son
avant- projet à l'Audit Interne qui centralise tous les avant-projets.
L'Audit Interne s'assure à ce niveau du respect de l'architecture
déjà définie (cycle, procédures,
sous-procédures, opérations), mais aussi de l'exhaustivité
des supports énoncés dans la narration faite par les
opérationnels.
Une réunion de synthèse regroupant l'ensemble
des services opérationnels est convoquée à l'initiative de
l'Audit pour l'examen des avant-projets. L'avantage est une mise à
niveau des opérationnels qui, de ce fait, vont prendre connaissance de
l'ensemble des procédures de l'entreprise. Ils acquièrent
également une polyvalence ce qui peut leur être utile au cas
où ils seraient affectés à un autre service
opérationnel.
IV-5- LA REDACTION ET LA MISE EN FORME DU
MANUEL
La rédaction du document de synthèse qui sera le
projet de manuel des procédures est souvent confiée à un
comité de rédaction composé des opérationnels et de
l'Audit Interne.
La mise en forme est du ressort exclusif de l'Audit Interne,
mais compte tenu de la dimension esthétique qu'elle renferme, cette
tâche peut être sous-traitée à des cabinets
d'étude externes qui disposent souvent de logiciels performants. Ce qui
peut constituer un gain de temps pour l'audit.
Une fois rédigé et mis en forme, le manuel est
approuvé par la Direction Générale.
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