SECTION 2 :LE MANUEL
DE PROCEDURE
Le manuel des procédures constitue pour l'entreprise le
concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les
savoir-faire individuels et collectifs. , c'est le référentiel
sur la base duquel est réalisé les missions de
vérification et de contrôle interne, particulièrement en
matière de conformité et de régularité.
I- DEFINITION
Le manuel des procédures peut être défini
comme étant un référentiel à usage commun pour tous
les acteurs au sein de l'entreprise:
- la Direction Générale,
- les services opérationnels,
- les auditeurs internes.
Le manuel des procédures est un document qui, sous la
forme d'instructions claires et précises, contient l'ensemble des
opérations courantes de l'entreprise. Il indique le circuit de
traitement de ces opérations en spécifiant notamment
les :
- tâches à faire (quoi ?)
- niveaux de responsabilités (qui ?)
- différentes étapes de traitement
(quand ?)
- lieux de réalisation (où ?)
- modalités d'exécution (comment ?)
II- OBJECTIFS
Les objectifs du manuel des procédures sont :
· Expliquer les modalités d'application des
différentes procédures suivant les activités ou cycles de
l'entreprise :
- techniques,
- comptables,
- financiers
- administratifs.
· Assurer l'uniformité des modalités
d'exécution en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans
la manière de traiter les opérations qui, en l'absence de manuel,
dépendent le plus souvent :
- du style,
- de l'expression personnelle déjà acquise,
- mais aussi de la culture des opérationnels.
· Sauvegarder les actifs de l'entreprise par des
procédures de contrôle interne performantes.
· Favoriser l'assimilation rapide des techniques
spécifiques de l'entreprise pour le personnel nouvellement
affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de
temps considérable notamment lors des passations de service ou lors de
la phase d'intérim pour le commissariat aux comptes ou les Audits
Externes.
· Former le personnel
III- IMPORTANCE DU MANUEL DES
PROCEDURES
L'importance du manuel de procédures s'appréhende
en fonction du destinataire :
· Dans le dispositif de contrôle interne de
l'entreprise
Le manuel des procédures est la forme la plus
achevée de la normalisation et de l'uniformisation. En plus de son
aspect descriptif, il intègre les points de contrôle couvrant tous
les espaces de risques potentiels et offre ainsi une sécurité
dans le dispositif de contrôle interne de l'entreprise.
· Importance pour l'utilisateur
L'utilisateur, en s'appropriant le manuel de
procédures, s'affranchit des interprétations possibles sur telle
ou telle procédure. Il trouve en effet dans le manuel un
bréviaire, un guide pratique qu'il entretient lui-même en
l'enrichissant, le cas échéant, pour l'adapter à ses
besoins.
· Importance pour l'auditeur
A ce niveau, l'existence d'un manuel des procédures
permet une rapide et meilleure prise de connaissance du système de
contrôle interne. Un manuel des procédures
régulièrement mis à jour et appliqué constitue une
présomption favorable de l'existence d'un dispositif de contrôle
efficace et donc une garantie que les opérations ou transactions qu'elle
sous-tend sont fiables.
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