Memoire Online - Mise en place du manuel de procédures comptables d'une entreprise commerciale. Cas de MCN

Dans cette section, les procédures suivantes seront respectivement développées :

c-ach 01

FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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I- PROCEDURES D'ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

REDACTEUR

VERIFICATEUR

APPROBATEUR

Chef comptable

Directeur Financier

Directeur General

..................

...............

.............................

Date

Visa

Date

Visa

Date

Visa

LISTE DE DIFUSION

N° d'exemplaire

Fonction du destinataire

01-original

Directeur General

02-

Directeur Financier

03-

Chef comptable

1. Objet :

2. Documents de référence :

3. Abréviations :

DIADemande interne d'achatRSGResponsable des services générauxBCBon de commandeBRBon de réceptionBLBon de livraison

4. Responsable et autorités :

5. DEROULEMENT

La réalisation de ce type d'achat, incombe au responsable des services généraux(RSG). Elle est l'aboutissement d'une série d'étapes : l'expression du besoin, la sélection des fournisseurs, le lancement de la commande, la réception de la marchandise, la réception de la facture, la comptabilisation et le règlement des factures.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach 01

FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

5.1- L'EXPRESSION DU BESOIN

L'expression du besoin est matérialisé par une demande interne d'achat (DIA), à l'initiative de tout agent ayant constaté le besoin quelque soit son service. Ce dernier remplit la DIA qui doit ensuite être visée par le responsable de son service avant sa transmission au RSG.

La Demande interne d'Achat porte les informations suivantes :

N° de la demande

Date d'émission

Nature et description du bien demandé

Délai de livraison proposé par le service demandeur

Coût unitaire et coût total (à renseigner par le RSG ).

Par ailleurs le RSG, après avoir constaté le faible niveau d'un stock d'article fréquemment utilisé, peut enclencher la procédure en passant directement à la sélection des fournisseurs.

5.2- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

A la réception de la DIA visée par le responsable du service concerné, le RSG se réfère à la base de données fournisseurs composée d'une dizaine d'entreprise. Après réception et analyse des FACTURES PRO FORMA le fournisseur le mieux disant sera sélectionné après une consultation restreinte avec le RSG.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach 01

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

5.3- LE LANCEMENT DE LA COMMANDE

La commande est faite par fax sur la base d'un bon de commande (BC) pré numéroté et signé par le RSG.

Le BC est établit en trois (3) exemplaires qui seront dispatchés comme suit :

Une copie pour le RSG ;

Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/Bon de Réception/Facture ;

Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.

5.4- LA RECEPTION DES FOURNITURES

La réception est faite par RSG et d'un technicien au cas où les fournitures livrées ont des spécificités techniques. Un rapprochement est fait entre le BC et le bon de livraison du fournisseur (BL). En cas d'accord, le RSG établit un bon de réception(BR) en pré numéroté

et signé en trois exemplaires :

Une copie pour le RSG ;

Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;

Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach 01

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

5.5- RECEPTION DE LA FACTURE

La facture du fournisseur est reçue par courrier par le réceptionniste contre décharge d'un cahier de réception. Il affecte à la facture un numéro interne d'ordre et transmet la facture reçue, le BL et le BC au service comptabilité.

5.6- COMPTABILISATION

Le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du BC, reporte les références de la facture ( avec numéro d'ordre ) dans un registre pour le suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces.

Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.

· La périodicité du règlement de la facture.

· La conformité du montant de la facture.

· La présentation formelle de la facture.

· La régularité des prestations du fournisseur

Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le service comptabilité après vérification des conditions de prix et de règlement. Une copie est faite, pré comptabilisée et enregistrée dans le programme de comptabilité afin de respecter les délais fiscaux.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

L'originale est conservée dans un bac (factures à régler) avec un cachet « comptabilisé ».

Schéma d'écritures

DEBITCompte de charge concernéCompte de TVA correspondantCREDITCompte du fournisseur concerné

5.7- LE REGLEMENT DES FACTURES

Les règlements sont effectués par le comptable fournisseurs. Après un rapprochement entre le BC, le BR et LA FACTURE, Il élabore un état des factures échues par fournisseur qu'il soumet au CHEF COMPTABLE pour approbation selon les échéances et les disponibilités de trésorerie. Après approbation, il certifie la facture en y apposant un cachet " Bon à payer" visé et daté si tous les points cités ci-dessus sont conformes. les chèques sont alors établis et envoyés à la signature chez le DG.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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II- PROCEDURES D'ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

1. Objet :

2. Documents de référence :

3. Abréviations :

RSCResponsable du service commercialRAResponsable des approvisionnementsRSPResponsable du stock principal

4. Responsable et autorités :

5. DEROULEMENT

La conclusion d'un contrat d'achat avec les fournisseurs locaux concernant des marchandises destinées à la vente, obéit aux mêmes procédures que lors des achats de fournitures. Mais se distingue par ses acteurs

5.1-L'EXPRESSION DU BESOIN

L'expression du besoin est faite par le responsable du stock principal (RSP) et/ou par le responsable du service commercial (RSC).

· L'expression faite par le RSP

Elle est faite à partir de la situation du stock. Dès l'atteinte du stock minimum, le RSP transmet l'état du stock au responsable des achats (RA) avec une copie des fiches de stock (entrées, sorties, stock final).

En effet le stock est géré dans une base de données sous le logiciel SAARI. Il est fixé un stock minimum pour chaque article appelé « seuil critique ». Cette étape est matérialisée par une demande d'achat émise par le RSP et visée par le RA.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

· L'expression faite par le RSC

Elle peut être due au RSC lui-même après avoir consulté le niveau d'un stock d'articles donnés.

Cette demande est faite verbalement au RA qui après vérification auprès du RSP, entame la procédure normale venant du RSP.

5.2- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

Une fois la DIA remplie, une consultation est faite en se référant à la base de donnée fournisseurs par le RA. Après réception et analyse des FACTURE PRO FORMA, le fournisseur le moins disant et respectant nos normes de qualité sera sélectionné.Les modes et délai de règlement sont négociés lorsd'une consultation restreinte avec le RA.

5.3- LE LANCEMENT DE LA COMMANDE

Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande (BC) valorisé et établit en quatre (4) exemplaires. chaque BC est vérifié par le responsable des achats eu égard aux tarifs et conditions de règlement particuliers. Le BC est ensuite signé par le DG qui appose son paraphe sur la copie originale. Chaque BC est suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats (RA) qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

5.4- LA RECEPTION DES COMMANDES

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le BC et le bon de livraison du fournisseur par le RSP accompagné d'un technicien au cas où les biens livrés ont des spécificités techniques. Il contrôle les caractéristiques principales des articles et émet un bon de réception BR pré-numéroté en quatre exemplaires

- Une copie pour le RA ;

- Une copie pour le RSP ;

- Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;

- Une copie pour le fournisseur.

5.5- RECEPTION DE LA FACTURE

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

5.6- COMPTABILISATION

Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.

· La périodicité du règlement de la facture.

· La conformité du montant de la facture.

· La présentation formelle de la facture.

· La régularité des prestations du fournisseur

Les factures sont comptabilisées dès leur réception selon le schéma ci-dessous. Une copie est faite, pré comptabilisée et enregistrée dans le programme de comptabilité. L'originale est conservée dans un bac (factures à régler) avec un cachet « comptabilisé ».

Schéma d'écritures

DEBITCompte d'achat de marchandisesCompte de TVA correspondantCREDITCompte du fournisseur concerné

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

5-7 LE REGLEMENT DES FACTURES

5-8 DIAGRAMME DE CIRCULATION

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

F/ssr

RSP / RSC

Comptabilité

D G

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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III- PROCEDURES D'ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

DFDirecteur financierPRPrérapport

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

5.1- L'EXPRESSION DU BESOIN

L'expression du besoin est matérialisée par une demande interne d'achat (DIA), à l'initiative du responsable de service concerné. Ce dernier remplie la DIA conformément aux informations suivantes :

· N° de la demande

· Date d'émission

· Nature et description du bien demandé

· Délai de livraison proposé par le service demandeur

· Coût unitaire et coût total (à renseigner par le DF).

La demande est ensuite visée et transmise au DF après avoir fait une copie pour le service demandeur.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

5.2- RECEPTION, ENREGISTREMENT ET VALIDATION PAR LE DAF

Reçoit la DIA du chef du service demandeur. Vérifie que la DIAest bien remplie et dûment signée. Sinon retourne la D.A. au chef du service demandeur pour correction en mentionnant le motif du retour dans la zone prévue à cet effet. Il évalue le coût unitaire et le coût total des biens demandés à partir des informations disponibles et s'assure que la dépense entre dans la ligne budgétaire prévue. Enfin il enregistre la Demande d'Achat dans son registre de commande.

Par ailleurs il confirme que la dépense entre effectivement dans la ligne budgétaire prévue et inscrit (à l'endroit indiqué) sur la demande d'achat la disponibilité de la ligne budgétaire. En cas de dépassement de la ligne budgétaire ou de non existence de la ligne budgétaire, établit une fiche de demande d'autorisation de dépassement budgétaire et la transmet au DG pour approbation.

Le DG appose son visa si tout est correct et transmet les demandes au DF qui les transmet RSG pour la sélection des fournisseurs.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

5.3- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

Le RSG consulte son répertoire, sélectionne aux moins trois (3) entreprises susceptibles de venir en concurrence dans la fourniture de la prestation désirée. Analyse les demandes d'agrément déposées par les fournisseurs. Et procède aux consultations téléphoniques ou adresse des courriers visés par le DG en vue de recevoir les offres (pro formas, devis, fiches techniques etc.) des différents fournisseurs.

Important : S'il s'agit d'un matériel technique, recueille l'avis du chef du service technique compétent dans le domaine.( exemple : département informatique pour le matériel informatique )

A la réception des offres fournisseurs (pro formas, devis, fiches techniques etc....) :

- Dresse une liste de l'ensemble des fournisseurs ayant répondu.

- Procède à une première analyse des offres reçues, les soumet au besoin à l'appréciation du service technique concerné.

- Propose un choix au DG et au DF sur la base d'un pré rapport d'analyse.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

(ce pré rapport d'analyse contient les informations relatives à la qualité des biens, au prix de vente, au délai de livraison et des modalités de règlements proposés par les fournisseurs ainsi que la proposition de choix du ou des fournisseurs).

5.4- ACCORD DU DG ET DU DAF

Ils reçoivent le pré rapport d'analyse des offres ainsi que les offres elles-mêmes. Vérifient que la Procédures de commande est bien conforme aux normes prescrites en matière de modalités d'acquisition de biens et valident le choix proposé ou en font un autre. Dans le cas d'un nouveau choix, indiquent les motivations de cette option et les raisons du rejet (perspective pédagogique) et renvoient le dossier au RSG pour l'établissement des Bons de commande.

5.5- LANCEMENT DE LA COMMANDE

A la réception du choix du fournisseur :

- Ouvre un dossier au nom du ou des fournisseur (s) retenu (s) et y classe toutes informations relatives à chacun d'eux.

- Établit à partir de la facture pro forma, le bon de commande (B.C) en trois (3) exemplaires

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

Transmet les bons de commande (BC) accompagnés de la Demande d'Achat (DA) et de la facture pro forma au DG pour signature.

Les documents de commande sont ventilés comme suit :

- Un (1) exemplaire du BC au chef de service comptabilité pour lui permettre de prendre en compte la commande dans le plan de trésorerie.

NB : Sur le BC figurent les éléments relatifs à la gestion de la trésorerie (montants, délai de livraison, délai de règlement négocié, numéro de la DA, etc.).

- Adresse le deuxième exemplaire du BC au fournisseur retenu.

Cette transmission vaut commande ferme.

- Conserve un (1) exemplaire du BC, pour enregistrement de la commande.

5.6- RECEPTION DE LA COMMANDE

La réception se fait en présence du RSG, du demandeur des articles commandés et d'un technicien en cas d'exigences techniques. Elle est matérialisée par les bons de livraison du fournisseur.

Le RSG vérifie que le bordereau de livraison est conforme au bon de commande et aux informations disponibles sur la facture pro forma et établit un bon de réception (BR) en trois exemplaires qui seront

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

dispatchés comme suit :

- Un (1) exemplaire du BC au chef de service comptabilité ;

- Adresse le deuxième exemplaire du BR au fournisseur retenu ;

- Conserve un (1) exemplaire

5.7- RECEPTION DES FACTURES

5.8- COMPTABILISATION

le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du BC, reporte les références de la facture ( avec numéro d'ordre ) dans un registre pour le suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces.

· Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.

· La périodicité du règlement de la facture.

· La conformité du montant de la facture.

· La présentation formelle de la facture.

· La régularité des prestations du fournisseur.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

Schéma d'écritures

DEBITCompte d'immobilisationCompte de TVA correspondantCREDITCompte du fournisseur d'investissement concerné

59- LES REGLEMENTS

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

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CYCLE : VENTE-CLIENTS

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IV- PROCEDURES DE VENTE DE MARCHANDISES

1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

RSResponsable du stock

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

Ce cycle va concerner toutes les opérations de ventes qui partent de la commande à la comptabilisation.

5.1- LES COMMANDES

Les commandes reçues sont transmises au Responsable Commercial qui étudie les conditions de prix, de règlement, de livraison et de crédit client. Elles comportent les éléments suivants :

Nom et adresse du client ;

Adresse de livraison ;

Désignation du représentant ;

Désignation exacte des produits commandés ;

Délais de livraison, conditions de paiement ;

Quantité commandées, prix unitaires.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

CYCLE : VENTE-CLIENTS

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VENTE DE MARCHANDISES

5.2- LES LIVRAISONS

Chaque livraison donne lieu à l'établissement d'un bon de livraison BL pré numéroté établi par le RS. Avant chaque livraison, le BL est rapproché du contenu de l'envoi et de l'accusé de réception de la commande.

Le BL est établi en trois (4) exemplaires :

Une copie pour le client ;

Une copie reste avec le RS ;

L'originale est remise au RC qui appose la mention « livré le ....... » et la transmet à la facturation avec la mention « A facturer ».

Des AVOIRS client sont établis à chaque retour de marchandises. Le RS indique les quantités reprises sur des bulletins « retour et reprise de marchandises »sur un carnet à souche pré numéroté :

La souche est conservée par le RS ;

Le bulletin originale est remis au RC qui l'avise de la mention « A facturer » et le transmet à la facturation.

5.3- LA FACTURATION

Les factures de doitet les avoirs sont établis par le responsable de la facturation à partir du BL ou du bulletin de retour portant la mention « A facturer ». les factures sont émises en deux exemplaires :

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

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CYCLE : VENTE-CLIENTS

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VENTE DE MARCHANDISES

- Un exemplaire portant le sticker original destiné au client ;

- Et un exemplaire destiné à la comptabilité ;

Les factures font ensuite l'objet d'un contrôle arithmétique par le comptable. Elles doivent être comptabilisées au jour le jour.

5.4- LA COMPTABILISATION

Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délai. Après enregistrement, la facture reçoit la mention « comptabiliser »puis sont classées par ordre chronologique dans des classeurs intitulés factures ventes de l'année correspondante.

Schéma d'écritures

DEBITCompte du client concerné

CREDITCompte de vente de marchandisesCompte de TVA correspondant

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

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CYCLE : VENTE-CLIENTS

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VENTE DE MARCHANDISES

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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V- PROCEDURE DE TRESORERIE

1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

Les procédures du cycle de trésorerie sont regroupées en deux grandes parties : les procédures opérationnelles et les procédures comptables.

5.1- les procédures opérationnelles

Les procédures opérationnelles regroupent les procédures de budgétisation, d'encaissement et de décaissement.

5.1.1 Procédure de budgétisation

Cette procédure regroupe toutes les taches d'établissement du budget de trésorerie, permettant d'estimer a priori les niveaux d'encaisses et, le cas échéant, les besoins en découvert et crédit à court terme nécessaires pour éviter les crises de liquidités.

5.1.2 Procédure d'encaissement

Elle regroupe toutes les opérations de recueil des fonds et de leur conservation dans les caisses et les banques. Cette procédure est scindée en deux sous procédures à savoir les encaissements en espèces et les encaissements par chèque.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

encaissement en espèces

Les taches relatives à cette sous procédure sont les suivantes :

-la réception du client par le comptable chargé de la caisse et de la trésorerie ;

-la vérification des éléments de la facture ;

-la réception et vérification des espèces ;

-le comptage des espèces reçues conformément au montant inscrit sur la facture et le reçu ;

- le marquage du cachet payé sur la facture ou le reçu et sur leur souche ;

-la remise de la facture ou du reçu au client ;

-la rétention de la souche de la facture ou du reçu comme pièces justificative ;

-le rangement des espèces dans un coffre-fort dont aucune autre personne ne détient le code ;

- la séparation de la caisse recette et celle des dépense ;

- le remplissage du bordereau de versement en banque ;

-la présentation des justificatifs de versement effectués par le coursier au responsable.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

encaissement par chèque

Cette sous procédure regroupe les taches suivantes :

-la réception par le service courrier ou par le service recouvrement du chèque et d'une copie de la facture concernée de la part du client ;

-transmission au comptable chargé de la caisse et de la trésorerie ;

-enregistrement du chèque reçu dans le registre des chèques ;

-présentation du chèque reçu au responsable financier pour autorisation d'encaissement à la banque ;

-endossement du chèque par le directeur financier ;

-dépôt du chèque auprès de la banque pour encaissement par coursier;

-présentation par le coursier des justificatifs des bordereaux de versement remis par la banque au Directeur Financier.

5.1.3 Procédurede décaissement ou de paiement

Elle reprend toutes les activités de règlement en espèces ou par banque. Elle est divisée en deux sous procédures à savoir le décaissement en espèces et décaissement par chèque.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

Le décaissement ou paiement en espèces

Le décaissement en espèce est réalisé par les opérations suivantes :

- Séparer la caisse de recette et la caisse de dépense afin de permettre une meilleure visibilité des mouvements de la caisse ;

- respect du plafond de la caisse c'est-à-dire le niveau maximum d'une dépense à régler en espèces ;

- régler par cheque tout montant qui excède ce niveau ;

- vérifier l'existence de l'avis de règlement authentique délivré par l'entreprise avant le paiement d'un fournisseur ;

- vérifier l'existence des pièces justificatives d'achat signées par les personnes autorisées avant les sorties de fonds pour motif d'achat d'un bien ou d'un service aux fins d'utilisation par l'entreprise;

- se rassurer que les dépenses toujours accompagnées des originaux des pièces justificatives ;

- les documents de paiement sont annulés par la mention « payé ».

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

Le décaissement ou paiement par chèque

Le décaissement par chèque est réalisé par les opérations suivantes :

- présentation par le fournisseur de la facture et d'un avis de règlement délivrés par le Directeur Financier ;

- réception des documents par le comptable trésorier pour l'émission des chèques ;

- vérification de l'authenticité de ces documents ;

-vérifier que tous les chèques a émettre pour règlement des factures doivent sont barrés et non endossables ;

- établissement du chèque par le comptable trésorier ;

- transmission des chèques émis et des documents au D G pour le contrôle et les signatures ;

- remise du chèque signé au fournisseur ou au bénéficiaire ;

- émargement par le fournisseur pour acquit ;

- annulation des documents de paiement par la mention « payé » ;

- tous les chèques émis sont enregistrés dans un registre selon l'ordre numérique ;

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

5.2 Procédures comptables

La comptabilisation des opérations du cycle de trésorerie obéit aux principes suivants :

-les pièces de caisse sont comptabilisé dés la sortie des fonds ;

- les chèques sont comptabilisés dès leur signature, alors même qu'ils ne sont pas encore réglés par la banque ;

- les chèques ou virements des clients ne sont comptabilisés qu'a leur réception effective par la banque (notifiée par un avis de crédit) ;

- Aucune compensation ne doit être effectuée entre les soldes débiteurs et les soldes créditeurs des comptes de banques : les banques à solde débiteur (au sens de l'entreprise) doivent figurer à l'actif du bilan et celles à solde créditeurs doivent figurer au passif du bilan.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tfe

FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

VI- TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

PROCEDURES D'INVENTAIRE

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1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

la conduite des travaux de fin d'exercice permet de répondre non seulement à des obligations légales mais aussi aux nécessités de gestion et d'information.

5.1 Inventaire des immobilisations

Le Responsable de l'inventaire, établit obligatoirement, a partir des données comptables, une fiche pour chaque immobilisation. Sont indiqués sur cette fiche :

- La nature de l'immobilisation ;

- Le compte d'actif correspondant ;

- Le cout d'acquisition ;

- La date d'acquisition ;

- La date de mise en service ;

- Le mode d'amortissement ;

- La date et les conditions de cession ou de mise hors service ;

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tfe

FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

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PROCEDURES D'INVENTAIRE

Au cours de l'inventaire extra comptable:

- Il établit, a partir des fiches, des états par catégorie de toutes les immobilisations ;

- Il s'assure de l'existence physique de toutes les immobilisations et de l'exactitude des fiches.

Détermine les amortissements et évalue les éventuelles dépréciations en vue de leur comptabilisation.

5.2 inventaire des approvisionnements

le mode d'inventaire utilisé est l'inventaire permanent. il permet de connaitre à tout moment, les existants réels en compte aussi bien en quantité qu'en valeur.

Les comptes annuels au niveau des stocks ont pour base cet inventaire permanent.

5.3 inventaire des dettes et créances

En fin d'exercice, les comptables chargés des comptes clients et fournisseurs, transmettent des lettres de circularisassions par fax à tous nos clients et fournisseurs.

A chaque courrier est joint le relevé de compte du tiers, retraçant l'état des factures non réglées ou non encaissées au 31/12/....... .

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tfe

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TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

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PROCEDURES D'AMORTISSEMENT ET DE SORTIE D'IMOBILISATION

la conduite des travaux de fin d'exercice permet de répondre non seulement à des obligations légales mais aussi aux nécessités de gestion et d'information.

1- procédures d'amortissement

· A l'acquisition de l'immobilisation, le chef comptable :

- procède à la codification et au marquage de l'immobilisation conformément aux règles de nomenclature retenues.

- Constitue le dossier d'immobilisation pour chaque bien comme suit :

- copie de la facture d'achat ;

- copie demande d'achat ;

- copie bon de commande ;

- contrat ;

- bon de livraison ;

- pv de mise en service.

· Le calcul des amortissements est fait selon le mode linéaire et débute à partir de la date de mise en service ; cette date est constatée sur le procès-verbal de mise en service établi par le service utilisateur.

· Les dotations aux amortissements sont effectuées à la fin de chaque exercice selon les taux admis par le SYSCOHADA ; 2- Procédures de sortie d'immobilisation 2.1- Cas de vol, de casse ou de perte Ces cas sont justifiés par le constat du pv. · Le chef comptable reçoit une copie du pv établie par l'utilisateur comme pièce comptable ; · Il élabore le tableau d'amortissement des immobilisations ; · Il prépare les fiches d'imputations comptables ; · Transmet ces documents au Directeur financier ; · Après approbation du Directeur Financier ; · Il procède à l'enregistrement des écritures ; 2..2- Cas de mise au rebut La mise au rebut est justifiée par un constat d'huissier. · A la réception du pv d'huissier, le Chef comptable, met à jour son registre des immobilisations ;
Date d'établissement		Date d'entrée en vigueur			Nature des modifications

c-tfe 00	FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE
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	PROCEDURES D'AMORTISSEMENT ET SORTIE D'IMOBILISATION
· Il arrête le calcul des amortissements à la date du pv et passe les écritures relatives à la valeur d'acquisition, au cumul des amortissements antérieurs, et à la dotation de l'exercice arrêté à la date de cession. 2.3- cas de cession Détermination du prix de cession Le Directeur Financier et DG établissent un prix de cession en fonction de l'état de l'immobilisation, du prix d'acquisition, de la valeur net comptable, et de la durée de détention du bien en accord avec le cessionnaire. Etablissement de la facture · Une facture est établie par le service facturation selon les recommandations du Directeur Financier et du DG. · Cette facture est transmise au Directeur Financier pour approbation puis au Chef comptable pour la comptabilisation et la mise à jour de ses données.
Date d'établissement			Date d'entrée en vigueur			Nature des modifications

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	PROCEDURES D'AMORTISSEMENT ET SORTIE D'IMOBILISATION
Constatation de la sortie de l'élément d'actif · A la réception de la facture, le Chef Comptable met à jour son registre des immobilisations ; · Il arrête alors le calcul des amortissements à la date de la facture de cession et passe les écritures relatives à la valeur d'acquisition, au cumul des amortissements antérieurs, et à la dotation de l'exercice en arrêté à la date de cession. Il enregistre le prix de cession.
Date d'établissement				Date d'entrée en vigueur			Nature des modifications

Mise en place du manuel de procédures comptables d'une entreprise commerciale. Cas de MCN

CHAPITRE 2 : MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLESDE MCN

VI- TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE