Approches pour l'efficacité du secrétariat administratif du PNLS ( le Programme National de Lutte contre le Sida )au Bénin

Section 2 : Collecte et analyse des données

Cette section renferme deux paragraphes. Le premier est relatif à la collecte et à la présentation des données et le second

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concerne l'analyse des données, la vérification des hypothèses et l'établissement du diagnostic.

Paragraphe 1 : Collecte et présentation des

données

Nous parlerons d'abord de la collecte des données avant de procéder à leur présentation.

A. Collecte des données

Nous avons réalisé notre enquête sur la base d'un guide d'entretien.

Nous n'avons pas rencontré de difficultés majeures pour la collecte des données. Toutefois nous avons noté le manque d'honnêteté de certains agents qui donnent de fausses informations dans le but de cacher certains défauts surtout en ce qui les concerne. Aussi avons-nous noté la mal compréhension de certaines questions par certains agents. Ces écueils n'entameront en aucune manière la fiabilité des données que nous avons recueillies.

B. Présentation des données

Les données recueillies par le biais du guide d'entretien sont présentées dans des tableaux.

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Tableau n°4 : défaut de planification des tâches

Il s'agit de recueillir l'avis des quatre (4) agents du secrétariat sur le défaut de planification des tâches.

Questions	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Quelles sont les tâches que vous exécutez ?	Enregistrement de courrier	4	100
	Saisie de documents administratifs	4	100
	Classement	4	100
	Archivage	4	100
	Organisation de réunion	4	100
	Autres	4	100
Planifiez-vous ces tâches ?	Oui	1	25
	Non	3	75

Source : données recueillies via le guide d'entretien (janvier 2012)

Ce tableau montre que tous les agents du SA exécutent toute une panoplie de tâches. Dans le même temps, trois (3) agents soit 75% ne planifient pas leurs tâches alors qu'une seule personne planifie ses tâches.

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Tableau N°5 : fuite d'informations

Ce tableau permet de recueillir l'avis des agents sur le problème lié à la fuite d'informations. Les agents ciblés sont ceux du secrétariat et ceux d'autres services utilisant les mêmes outils de travail que les secrétaires.

Questions	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Constatez-vous des cas de fuite d'informations ?	Oui	8	80
	Non	2	20
Si oui, à quoi sont-ils dus ?	Dysfonctionnement de l'électro copieur	5	62.5
	Mise en réseau de l'imprimante du secrétariat	6	75
	Indiscrétion de certains agents	5	62.5

Source : données recueillies via le guide d'entretien (janvier 2012)

Des dix (10) agents interrogés, huit (8) soit 80% ont affirmé avoir constaté des cas de fuite d'informations alors que deux (2) personnes soit 20% pensent le contraire. Parmi ces huit (8) personnes, cinq (5) pensent que les cas de fuite d'informations sont à la fois dus au dysfonctionnement de l'électro copieur et à l'indiscrétion de certains agents et six (6) estiment que ces cas de fuite sont dus à la mise en réseau de l'imprimante du secrétariat.

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Tableau N°6 : pannes répétées des machines

Il s'agit de recueillir l'avis des quatre (4) agents du secrétariat sur les machines mises à leur disposition et sur les conséquences qu'entraîne leur non réparation.

Questions	Réponses	Valeurs absolues	Valeurs relatives (%)
Est-ce que des machines tombent en panne au secrétariat ?	oui	4	100
	Non	0	0
Si oui, quelle est la durée de leur réparation ?	Courte	0	0
	Longue	4	100
Ces machines vous retardent- elles dans l'exécution des tâches ?	Oui	4	100
	Non	0	0

Source : données recueillies via le guide d'entretien (janvier 2012)

Dans ce tableau, tous les agents soit 100% affirment avec certitude que des machines tombent en panne au secrétariat.

A la question de savoir la durée de leur réparation, ils répondent unanimement que la durée est trop longue voire indéterminée.

Ce tableau montre également que si la durée de réparation est longue, ces machines retardent les agents dans l'exécution de leur tâche.

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