CHAPITRE DEUXIEME : APPROCHES DE
SOLUTIONS ET CONDITIONS DE LEUR
MISE EN OEUVRE
Approches pour l'efficacité du Secrétariat
Administratif du PNLS 60
Dans ce chapitre, il sera question, d'une part, de formuler
des approches de solutions et d'autre part, de préciser les conditions
de leur mise en oeuvre.
Section 1 : Les approches de solutions
A travers cette section, nous allons proposer des solutions au
problème du défaut de planification des tâches (paragraphe
1) et aux problèmes de fuite d'information et des pannes
répétées des machines (paragraphe 2).
Paragraphe 1 : Approches de solutions au
problème
du défaut de planification des tâches.
La planification des tâches est importante pour le
secrétariat de toute structure. Elle permet de gagner du temps. Mais le
secrétariat ne peut être efficace que si les secrétaires
comprennent l'importance de la planification des tâches et s'ils les
planifient.
Pour bien planifier leurs tâches, nous leur proposons la
méthode NERAC mise au point par MENDES. Cette méthode consiste
à :
· noter : lister les objectifs à
atteindre ; lister les tâches, activités à faire ;
· estimer : évaluer la durée
de chaque tâche ;
· réserver : prévoir 40% du
temps total pour les imprévus ;
· arbitrer : tenir compte de l'importance
de chaque tâche ; déterminer l'ordre d'exécution ;
Réalisé et soutenu par Epiphane
ALLOKPON
·
Approches pour l'efficacité du Secrétariat
Administratif du PNLS 61
contrôler l'exécution : ce contrôle se fait
en se posant un certain nombre de questions à savoir : les tâches
prévues ont-elles été réalisées ? les
objectifs ont-ils été atteints ? quels sont les écarts ?
comment y remédier ?
Nous leur proposons également le principe de
priorisation des tâches d'Eisenhower.
Paragraphe 2 : Approches de solutions aux problèmes
de fuite d'informations et de pannes répétées des
machines.
™ Approches de solutions au problème de
fuite d'informations
Le secrétariat est le lieu où sont
gérées des informations de toute une structure. Il peut s'agir
d'informations confidentielles ou non. Il perd progressivement sa valeur et son
efficacité du moment où il se confond à un pool de
photocopie. Le fait que l'imprimante du secrétariat soit mise en
réseau et que l'électro copieur soit installé au
secrétariat a facilité à tout le monde l'accès au
secrétariat et là, s'enregistrent des cas de fuite
d'informations. Cet état de chose n'est pas de nature à renforcer
l'image du secrétariat et c'est la raison pour laquelle nous proposons
pour amoindrir à défaut d'éradiquer la fuite
d'informations les solutions que voici :
· désinstaller la mise en réseau de
l'imprimante du secrétariat ;
Réalisé et soutenu par Epiphane
ALLOKPON
·
Approches pour l'efficacité du Secrétariat
Administratif du PNLS 62
créer un mini réseau d'imprimante au sein de chaque
service ;
· mettre à la disposition de chaque service un
électro copieur.
™ Approches de solutions au problème de
pannes répétées des machines
Un secrétariat est efficace lorsqu'il produit l'effet
qu'on attend de lui. Aussi est-il efficace lorsqu'il arrive à atteindre
les objectifs qui lui sont assignés dans le temps imparti. Mais un
secrétariat ne peut atteindre ses objectifs que si les machines mises
à sa disposition fonctionnent normalement. Pour qu'il en soit ainsi, il
urge d'entretenir régulièrement ces dernières ; ce qui
consiste en la réparation des machines défectueuses et de celles
presque totalement amorties.
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