Contribution à l'amélioration de la politique de suivi des crédits octroyés par les IMF (Institution de Micro Finance).

B. Les visites de routine

Dans cette visite intervient :

ü l'assistantInformaticien qui :

- imprime mensuellement, la liste des échéances attendues par les chargés de prêts pour les quatre prochaines semaines ;

- transmet la liste au chef bureau ;

ü le chef bureau, au cours de la première revue de portefeuille du mois avec les CP  fait:

- le point des échéances uniques et les échéances à montant très important à venir ;

- le point des clients ayant payé au moins une échéance en retard ;

- le planning des visites de rappel par CP.

ü le chargé de prêts effectue les visites de rappel conformément au planning établi avec le chef bureau.

A ce sujet, nous avons soumis un certain nombre de questions aux CP.

Tableau2:Enquêtes au niveau des chargés de prêt sur la réalisation des visites aux clients après déboursement

ELEMENTS	Visite des clients
Réponses	OUI	NON	TOTAL
Nombres	8	2	10
Pourcentages	80%	20%	100%

Source: Résultat de nos enquêtes

Le tableau N°2 montre qu'un nombre important de clients sont suivis par le chargé de prêt dans les 15jours qui suivent le déboursement. Selon notre échantillon, 80% des clients sont suivis dans le délai tandis que 20% ne le sont pas.

Lorsque les visites deviennent rares, les clients peuvent facilement détourner l'objet du crédit. On pourrait également constater la légèreté dans la gestion des activités des clients puisque le chargé de prêt n'est souvent pas présent pour leur prodiguer les conseils et rappeler les dates de paiement.

De ce qui précède, les visites s'avèrent très nécessaires pour la réussite de la politique de suivi et leur raréfaction pourrait nuire sérieusement au bon remboursement du crédit.

Rappelons que pour des raisons de mauvais suivi bon nombres de crédits passent en impayés.

1) Le recouvrement des créances en impayés

Il se fait tous les jours sur la base de la liste des impayés éditée par le système informatique.

- l'assistant informaticien imprime tous les jours la liste des impayés par CP et par Bureau et la transmet au CB ;

- le chef bureau étudie les listes des impayés pour évaluer la qualité du portefeuille de chaque chargé de prêt, remet à chaque chargé de prêt sa liste et fait le planning des visites de relance par agent, coordonne les activités de recouvrement et donne des instructions afin de trouver des solutions rapides aux problèmes qui se présentent.

Dès la constatation du retard de paiement, le chargé de prêts:

- établit en double exemplaire les lettres de relance de l'impayé ;

- se rapproche du client pour :

· comprendre la cause de la défaillance ;

· faire au client le point des pénalités ;

· sensibiliser le client sur l'importance de la régularisation immédiate de la situation ;

· remettre la première lettre de notification de l'impayé signée par lui-même au client ou son représentant et à son avaliseur.

Dans le cas où l'accord verbal de remboursement immédiat conclu lors de la première visite n'est pas respecté, le chargé de prêts :

- fait des relances au local de l'entreprise du client ou à son domicile et chez l'avaliseur entre le 11^ème et le 20^ème jour de retard ;

- mentionne ses visites de relance sur la fiche de suivi et le fait signer au client dans l'espace réservé à cet effet.

Si le client n'est pas présent à l'entreprise ou au domicile, la fiche de suivi est remise à son conjoint ou son représentant qui doit la signer.

Dans le cas où l'accord écrit de paiement immédiat conclu lors de la deuxième visite sur la fiche de suivi, n'est pas respecté par le client, d'autres chargés de prêt du bureau accompagnent le chargé de prêt au local de son entreprise ou au domicile entre le 21^ème et le 30^ème jour de retard. Le client doit signer la fiche de suivi dans l'espace réservé. Si le client n'est pas présent, la fiche de suivi est remise à son représentant qui doit la signer.

Si le client ne régularise pas sa situation après les visites mentionnées plus haut, à partir du 30^ème jour de retard, le chef bureau :

- établit et signe la deuxième lettre de relance qu'il remet au chargé de prêts pour le client.

Dans le cas où les deux accords écrits de paiement conclus lors des visites du CP et de ses collègues ne sont pas respectés, le chef bureau :

- accompagne le chargé de prêt, entre le 30^ème et 40^ème jour de retard, à l'entreprise ou au domicile ;

- fait signer la fiche de suivi au client dans l'espace réservé à cet effet pour accuser réception.

Si le client n'est pas présent, la lettre de relance est remise à son représentant qui doit accuser réception sur la fiche de suivi.

- obtient du client un engagement (verbal ou écrit) de paiement immédiat.

Si le client manque de volonté de rembourser, le chef bureau :

- rappelle aux recommandeurs et à l'avaliseur leurs obligations en leur remettant des copies de la deuxième lettre de relance.

Les raisons du retard doivent être clairement mentionnées sur la fiche de suivi.

Dans le cas où l'accord de remboursement immédiat conclu lors de la visite du chef de bureau n'est pas respecté, les multiples visites de relance effectuées par le chargé de prêt et le chef de bureau sont restées sans grande satisfaction et que l'échéance n'est pas payée, le chef bureau :

- sollicite l'appui du chef d'agence ;

si à partir du 60^ème jour la situation n'est pas régularisée, le chef d'agence :

- signe et fait remettre la troisième lettre de relance, entre le 60^ème et70ème jour de retard au client par le chargé de prêts à l'entreprise ou à son domicile.

Le chargé de prêts :

- doit faire acquitter la copie de la troisième lettre à classer dans son dossier. Si le client n'est pas présent, la lettre de notification est remise à son représentant qui doit l'acquitter ;

- obtient du client un engagement écrit de paiement immédiat ;

- convoque les recommandeurs et l'avaliseur du client, les informe de l'état du crédit ;

- donne à l'avaliseur la troisième lettre de relance en lui rappelant ses obligations. Les raisons du retard doivent être clairement mentionnées sur la fiche de suivi.

Si malgré toutes ces actions, le client ne rembourse pas jusqu'au 90^ème jour de retard, le chargé de prêts :

- prépare le dossier pour sa transmission à la cellule de recouvrement qui doit contenir en plus du dossier client, les pièces suivantes :

1- la fiche de passage en contentieux ;

2- la fiche de suivi du client ;

3- les différentes lettres de notification envoyées au client et à son avaliseur ;

4- la fiche récapitulative du crédit.