2.1.7. Schéma de circulation des informations
Un schéma de circulation des informations est la
représentation synthétique du cheminement des taches par un
traitement donné et à une périodicité
déterminée.
Il permet d'avoir une idée sur les documents
utilisés dans un système déterminé, leur provenance
et leur destination. Il est utile d'être clair et précis dans la
présentation des documents pour formuler des critiques et savoir s'il
s'agit d'un système centralisé ou décentralisé en
vue d'y apporter des modifications qui s'imposent. Le schéma de
circulation bien élaboré est l'image du système de gestion
de l'entreprise étudiée.
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CLIENT
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RECEPTIONISTE/ACCUEIL
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DIRECTEUR
TECHNIQUE
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GERANT
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PDG
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A
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B
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C
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D
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E
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PRESENTATION DU CLIENT
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A.1
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B.6
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C.2
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C.2
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A.1
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RECEPTION DU RAPPORT
E.1
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B.1
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RECEPTION DU CLIENT
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MENSUELC.1 RECEPTION DU RAPPORT MENSUEL
D.1
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RECEPTION DU RAPPORT
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JOURNALIER
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TARIF
A.2 A.2
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RECEPTION DU TARIF
A.2
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RAPPORT MENSUEL
C.2
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RAPPORT ANNUEL
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RECEPTION DU
RAPPORT ANNUEL & ETABLISSE MENT STATISTIQ
UE
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P.I B.3
B.2
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RECEPTION DE LA
PIECE D'IDENTITE
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B.2
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C.2
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RECEPTION DE LA
FICHE, REMPLISSAGE
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REMISE DE LA FICHE DE RENSEIGNEMENT
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R.A
E.2
X
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R M
x D.1 E.1
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& PAYEMENT
A.3
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B.3
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FICHE
REMPLIE
B.4
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B.6
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E.1
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FICHE A.3
RENS
A.3
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Tableau stat
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RECEPTION DE LA FICHE REMPLIE & ENREGISTREMENT DES
INFOS DANS LE CAHIER
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D'ENREGISTREMENT
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B.4
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C.E
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FICHE REMPLIE
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RERECEPTION
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X
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B.5
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FACTURE
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A.4
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FACTURE
X
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B.4
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FACTURATION
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B.5
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FAC
X A.4
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RAPPORT JOURNALIER
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B.6
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Rap
C.1
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2.1.7.1. Symbole
Une tâche
Expression verbale
Document circulant
Document d'archivage
Document de classement
N
Document fixe
Renvoie au numéro
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2.1.7.2. Narration
Les clients se présentent à la réception
pour l'hébergement et à l'accueil pour la réservation de
la salle polyvalente, l'agent se trouvent à ce poste lui donne tous les
renseignements possible sur un tarif, et si le client est
intéressé, l'agent vérifie la disponibilité par
rapport au demande du client.
Si la réservation est possible, le client donne à
l'agent sa pièce d'identité avec laquelle l'agent va tenir un
cahier d'enregistrement, en suite l'agent lui remettra un fiche de
renseignement à remplir, une fois la fiche de renseignement remplie,
l'agent le garde et enregistre les informations dans un cahier
d'enregistrement.
Le client paie auprès de l'agent pour confirmer sa
réservation, et l'agent lui établit une facture comme preuve de
paiement
A la fin de la journée, l'agent fait un rapport journalier
qu'il enverra au Directeur Technique, et le Dit=recteur technique à son
tour établira un rapport mensuel qu'il enverra au Gérant, et
enfin le gérant établira un rapport qu'il enverra lui aussi
à son tour au Président Directeur General, qui permettra au PDG
de faire un tableau statistique.
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