Conception et réalisation d'un système informatisé d'une application web de gestion des reservations dans un hotel. Cas de l'hotel Riviere Ruzizi

I.3. ORGANIGRAMME / STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

I.3.1. Définition :

un organigramme est une représentation graphique ou schématique organisationnel et hiérarchique d'une entreprise, Et ce dernier représente la structure interne de l'entreprise en termes de départements, services et emplois(J.I, 2001).^16(*)

Figure 1 Organigramme de l'Hôtel Rivière Ruzizi

Cuisine

Restaurant

Service/Serveur

Electicité

Sécurité

Contrôle

Maintence

Plombier

Comptable

Caisse

ADM

M. Avocat

Réception

Bar

RH

Opération

Technique

Manager

PDG

I.4. OBJECTIF

L'Hôtel Rivière Ruzizi est une entreprise privée qui a pour mission principale de fournir le meilleur service à ses clients.

Il poursuit comme objectif de la rentabilité et la maximisation des recettes, répondre aux besoins et aux attentes ses clients, rendre une vue panoramique et un espace ambiant pour se divertir.

I.5. LOCALISATION ET SITUATION GÉOGRAPHIQUE

L'Hôtel Rivière Ruzizi se situe dans l'Av du Montage-Nguba, CD/BKV/RCCM/18-A-3335 N° IMPOT : A1900794K dans la commune d'Ibanda/Bukavu, à environ 500m de la frontière Ruzizi Ier. Le prestigieux Hôtel Rivière Ruzizi à Bukavu, RDC.

I.6. STRUCTURE FONCTIONNELLE DE L'HOTEL RUZIZI RIVIERE

1) PDG : Il fut le Président Directeur Général de l'hôtel, il donne des ordres à suivre au Manager de l'hôtel en vue de la bonne marche de ses affaires ;

2) Manager : Comme son nom l'indique, il est le Directeur qui dirige l'hôtel sous l'autorité du PDG et il joue un grand rôle à l'hôtel car, c'est bien lui qui fournit les rapports et les fonctionnements l'organisation au PDG puisqu'il est le cadre dirigeant qui fait du management, gestionnaire, gérant organisateur, responsable de toutes les équipes de l'organisation et renddes rapports au PDG. Il se charge des matières administratives, De ce fait :

- Il fait le suivides activités de tous les services ;

- Il rédige chaque mois un rapport détaillé sur la vie de l'entreprise ;

- Il vérifie l'exécution des tâches ou programme de fonctionnement dans l'hôtel ;

- Il tient à jour tous les documents relevant des taxes et autres obligations de l'entreprise ;

- Il informe la direction générale des problèmes rencontrés ;

- Il supervise directement les services d'identification des clients et leur logement ;

- Il détient les documents relatifs aux clients et assure le suivi en ce qui concerne : leur logement, évolution (séjour) et leur facturation.

3) Avocat : Il est l'expert en droit qui soutient ou défend les intérêts de l'Hôtel auprès de l'autorité étatique lors de problème ou nuance avec l'Hôtel.

4) Ressources Humaines :service quis'occupe de la gestion du personnel.

5) L'Administration : Exécute les commandes et définir les grandes lignes, les actions à entreprendre. Elle chargée de la caisse et de la comptabilité de l'hôtel.

6) Opération et Réception : Considérées comme le centre de l'hôtel ; c'est là que se fait toutes les transactions : accueil des clients, règlement des factures par les clients, gestion stock, gestion de réservation, etc.

Ceci étant :

- Elles gèrent les services d'entretien et de ménage et le petit service,

- Elles transmettent le rapport journalier à tous les services étatiques chargés de renseignement ;

- Ellessont à la réception pour accueillir les clients 24 heures sur 24 dans un système de relais (la réceptionniste pendant la journée et pendant la nuit) ;

- Elles se consacrent également aux tâches administratives et commerciales ;

- Elles gèrent le stock et établissent un rapport à la hiérarchie en fonction de ce qu'elles trouvent ;

- Elles assument les tâches des chambres qui sont :

v Montrer aux clients où ils vont rester au sein de l'hôtel ;

v S'assurer de la propriété des chambres par truchement de chargée de la propriété ;

v Ellessont le pont entre les clients et autres services ;

v Elles organisent tous les besoins des clients en cas de commande.

7) Sécurité : Assure la sécurité de l'hôtel, des clients et leurs biens.

8) Service / Serveurs : Le service est à la charge de propriété, entretient de l'hôtel. Il est composé des 4 groupes (ou équipes) distinguées par les tenues. Entre autres :

Ä Tenue bleuecomplète ou HauseKeeping : S'occuper de la propriété et de l'organisation des chambres de l'hôtel;

Ä Tenue Verte :S'occuper de la propriété et organisation de biens de la surface de l'hôtel.

Ä Tenue bleue ciel + Noire : Ce sont les serveurs ou servantes à restaurant, bar, terrasse, ...

Ä Tenue blanche + chapeau blanc :S'occuper de la cuisine de l'hôtel.

9) Technique : La technique assume la gestion des outils, matériels de la nouvelle technologie de la communication (NTC) de l'hôtel. Elle est composée des 4 sous-services « Électricité, Plomberie, Maintenance et Sécurité ».

10) Le Restaurant et Bar : le barman propose à la clientèle de se détendre autour d'un verre avant le repas ou avant de regagner leur chambre. Il est spécialiste de la préparation de cocktails, Shaker à la main, le barman confectionne les cocktails commandés par les clients. Pour répondre à toutes les commandes, le barman connaît aussi bien ses classiques que le dernier cocktail à la mode et les habitudes de la clientèle étrangère, infiniment variables, La notoriété d'un bar ne se mesure pas seulement à la qualité des consommations, un bar "marché" quand les clients se sentent accueillis, quand ils y trouvent une ambiance propice l'intimité ou, au contraire, à la fête. C'est le barman qui veille à la qualité de cette ambiance, en dialoguant avec les consommateurs et en les mettant à l'aise, le barman gère l'approvisionnement de ses stocks en informant tout manquement à la réception. Le barman est un prestataire de service, il travaille donc indépendamment et tient ses comptes tout en informant le directeur.

Le service de restaurant tient la nourriture prête à tout moment à la disposition de tous les clients au sein de l'hôtel et il dépend directement du gérant.

* ¹⁶JARGON INFORMATIQUE. 2001