CHAPITRE 2 : SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES ET
TECHNIQUES
2.1 CONSTAT
L'idée de concevoir la solution numérique part d'un
constat : les documents papiers parfois mal conservés inondent
notre administration. Cela entraîne diverses conséquences
: la vétusté du papier ;
la pénibilité de la recherche documentaire ;
l'irréversibilité des pertes de documents ;
l'allongement du délai de traitement.
A ce jour, l'USTM ne possède pas d'outil informatique
permettant le stockage, le partage, l'exploration et le retour rapide des
documents utiles aux intéressés.
Paradoxalement, elle dispose depuis 2019 dispose à
nouveau d'une infrastructure réseau capable d'accueillir et
d'héberger des applications utiles pour l'administration.
2.2 OBJECTIF
Fort de ce qui précède, il convient d'apporter des
solutions concrètes et définitives pour
cette institution universitaire par la conception d'un
Gestionnaire Numérique de la
Documentation.
Ce GED permettra à cette université de
numériser :
les mémoires et rapports de fin de cycle ;
les bulletins et résultats des étudiants ;
les diplômes et attestations, procès-verbaux des
Conseils ;
les actes administratifs ;
les notes internes provenant de la tutelle, etc.
La sauvegarde de tous ces
éléments et leur accès seront possibles
en quelques clics de
façon rapide et sécurisée.
2.3 APPROCHE D'UNE GESTION DE PROJET : L'EQUIPE DU
PROJET
La mise en oeuvre d'un projet efficient passe par la
définition des acteurs de l'équipe qui garantissent sa
réussite. On distingue deux acteurs principaux qui collaborent durant
les phases de réalisation du projet :
la Maitrîse d'ouvrage (MOA) : c'est
l'entité qui pose le problème, définit les besoins,
spécifie les contraintes, vérifie et valide les résultats
avec des mesures précises ;
la Maitrîse d'oeuvre (MOE) : c'est
l'entité qui propose une solution, mène le projet à sa
réussite avec des techniques fiables et performantes.
Tableau 1 : Maîtrise OEuvre et Maîtrise &
Maîtrise d'Ouvrage
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Maîtrise d'ouvrage (MOA) : équipe
fonctionnelle
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Nom
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Fonction
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Professeur Crépin ELLA MISSANG
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Recteur de l'USTM
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Maîtrise d'oeuvre (MOE) : équipe
technologique
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Nom
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Fonction
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M. Martial ASSOUME BE
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Responsable du Pool Numérique de l'USTM
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M. Vivien MINKO MI MVOLO
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Stagiaire ingénieur en Génie des Réseaux
et Télécoms
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M. ONGALA Freddy
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L' Administrateur et Sécurité des Réseaux
et Systèmes
Informatiques au Pool Numérique de l'USTM
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M. Ghandy Steeve MBONGO ESSINGONE
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Technicien en Réseaux Informatiques au
Pool
Numérique
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2.4 PERIMETRE DU PROJET
Notre application web sera unilingue, fonctionnelle et
utilisable dans la majorité des
administrations de l'USTM, à savoir :
le Rectorat ;
le Secrétariat Général ;
l'Ecole Polytechnique de Masuku ;
l'Institut National Supérieur d'Agronomie et de
Biotechnologies ;
la Faculté des Sciences ;
l'Ecole Doctorale des Sciences Fondamentales et
Appliquées.
Les documents susceptibles d'être stockés sur le
système sont en formats suivants :
PDF ;
Traitement de texte (doc, docx, dot, etc.) ;
Présentation (pptx, ppt, ods, etc.) ;
Tableau (xlsx, xls, etc.) ;
Documents zippés (zip, rar, tar, etc.) ;
ainsi que les images (png, jpg, bmp, etc.).
Mais seuls les documents PDF peuvent être
prévisualisés sur l'application web avant le
téléchargement.
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