V- Contrôle des risques
La phase de contrôle consiste en une prise de
décision éclairée, opportune et efficace concernant les
risques et les plans de mitigation et de contingence. Chaque risque est
examiné et l'information recueillie au cours de la phase de suivi est
passée en revue dans le but de pouvoir déterminer les actions
à prendre à son égard. Ainsi, la continuation des
activités de suivi ou la clôture du risque constitue deux
décisions possibles en rapport avec un risque donné. La phase de
contrôle inclut les activités suivantes :
§ L'analyse du résultat des activités de
suivi et des rapports qui en découlent pour chacun des risques
visés;
§ Le choix d'un mode d'action par rapport à ces
risques;
§ La mise en oeuvre des décisions qui ont
été prises à l'égard de chacun des risques.
La phase de contrôle des risques fait appel au principe
de communication libre car il est particulièrement important que la
prise de décision se fasse en connaissance de cause, en prenant compte
de toute l'information disponible à leur égard. Comme pour la
phase de suivi, la phase de contrôle repose sur un processus de gestion
intégrée à la gestion de projet et s'appuie largement sur
les mécanismes qui y sont mis en oeuvre.
Une perspective globale, qui tient compte de l'application
faisant l'objet du projet en tant que composante d'un système, jointe
à une vision orientée vers l'avenir, contribue à une prise
de décisions dont l'objectif est le succès du projet et de
l'organisation dans laquelle il s'inscrit.
Les entrées et les sorties de la phase de
contrôle sont présentées dans le diagramme suivant :
Détail de la phase de
contrôle
Les entrées de la phase de contrôle sont les
données du projet ainsi que les fiches de risques issues de la phase de
suivi, incluant les rapports décrivant l'état des risques, le
plan de gestion des risques, l'état des mesures de mitigation ou de
contingence prévues ou mises en oeuvre et l'incidence que les risques
ont sur le projet, si ces rapports ne sont pas déjà inclus dans
les fiches en question.
Ces entrées font l'objet d'une analyse qui se traduit
par une décision, suivie de la réalisation des activités
en découlant. Les fiches de risques sont mises à jour et
rangées dans le répertoire des risques. Ce dernier constitue une
source d'informations qui pourront être mises à profit au cours
des projets à venir.
Typiquement, une parmi les six décisions suivantes
résulte de la phase de contrôle :
1. NOUVELLE PLANIFICATION
Lorsque l'évolution des risques demande que les mesures
de mitigation ou de contingence soient modifiées pour tenir compte des
nouveaux développements.
2. CLÔTURE DU RISQUE
Lorsque le degré d'exposition au risque a
diminué à un seuil acceptable, que le risque n'est plus une
préoccupation ou que le risque n'est plus pertinent car il
référait à une phase maintenant terminée du projet.
Si le risque a dégénéré en problème, la
clôture du risque pourra également être effectuée si
les mesures prévues à cet effet font partie d'un processus de
gestion de crise distinct du processus de gestion des risques.
3. ÉLABORATION D'UN PLAN DE CONTINGENCE
Lorsqu'il apparaît que les mesures de mitigation
pourraient ne pas s'avérer concluantes et qu'il serait prudent de
planifier des mesures de contingence qui n'auraient pas été
élaborées lors de la phase de planification. La
préparation d'un plan de contingence peut être coûteuse et
ne sera typiquement entreprise concurremment avec la préparation d'un
plan de mitigation que pour les risques les plus importants.
4. MISE EN OEUVRE DU PLAN DE CONTINGENCE
Lorsqu'il apparaît probable que les mesures de
mitigation ne sont pas concluantes et que les mesures de mitigation doivent
être appuyées par des mesures de contingence ou interrompues et
remplacées par la mise en oeuvre du plan de contingence.
5. RÉALISATION D'ANALYSES PLUS POUSSÉES
Lorsqu'il est nécessaire de repousser la prise de
décision jusqu'à ce que de plus amples renseignements sur
l'état du risque ou l'état des mesures de mitigation ou de
contingence soient disponibles.
6. POURSUITE DU SUIVI
Lorsque aucune action spécifique n'est requise autre
que de continuer les activités de suivi des risques.
La fermeture d'un dossier de risque devrait s'accompagner
d'une documentation sur la raison de l'échec ou de la réussite du
plan de mitigation (ou du plan de contingence), les relations qui auront pu
exister entre ce risque et les autres risques associés au projet et les
données d'analyse pertinentes.
À cet égard, une revue des fiches de risque
enregistrées dans le répertoire de risques est souhaitable
à la fin du projet. Leur mise à jour avec les recommandations
pertinentes aux situations qui y sont décrites, en tenant compte de
l'expérience acquise au cours du projet, constituera une aide
très importante pour les projets en cours et ceux prévus dans le
futur.
La phase de contrôle peut être supportée
à l'aide de la fiche de risques fournie dans les gabarits. Un exemple de
fiche complétée est également fourni dans les gabarits.
La phase de contrôle est souvent incorporée
à l'approche de suivi et de supervision de projet et à cet
égard, elle fait appel aux mécanismes qui y sont
intégrés. Une attention particulière devrait toutefois
être portée aux points suivants :
1. Comme pour la phase de suivi, faites du contrôle des
risques un point à l'ordre du jour de chaque réunion de suivi et
de supervision de projet et assujettissez-le au processus d'assurance
qualité.
2. Évitez d'adopter une attitude passive visant
à attendre de nouveaux développements. Dans certaines situations,
il peut ne pas y avoir autre chose à faire, mais il s'agit là
d'une invitation à réagir aux événements
plutôt qu'à prendre les devants et les influencer. Une
décision de réaliser des analyses plus poussées ou
d'effectuer une recherche par l'entremise d'actions bien ciblées sera
généralement préférable à attendre des
événements pour réagir.
3. Assurez-vous d'avoir accès aux intervenants qui sont
à même de fournir les informations pertinentes pour appuyer la
prise de décision inhérente à la phase de
contrôle.
4. Documentez les expériences acquises au cours de la
fermeture des risques et consultez celles associées aux risques
précédents.
5. Ne perdez pas de vue qu'un dossier de risque fermé
peut à l'occasion être réactivé. Il est d'ailleurs
préférable de mettre sous contrôle de gestion de
configuration les éléments de documentation relatifs aux
risques.
6. Planifiez l'établissement d'un
référentiel de risques à la fin du projet ou si le nombre
de risques est élevé, examinez la pertinence d'établir de
mini référentiels lorsque le nombre de risques pour lesquels une
décision de clôture a été faite a atteint un seuil
prédéfini.
7. Assurez-vous que la responsabilité de mettre
à jour le répertoire de risques a été
assignée et que celui-ci est structuré de façon à
pouvoir être consulté facilement.
Le répertoire de risques constitue une source
d'informations essentielles qui vous permettront de gagner du temps et
d'éviter de refaire les mêmes erreurs, en plus d'être une
source de renseignements fort utiles pour ceux et celles qui assumeront la
responsabilité de projets dans le futur.
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