IV- Suivi des risques
Phase de suivi vise à recueillir l'information
pertinente permettant de mettre à jour les fiches de risque et de
présenter cette information de façon claire et intelligible aux
personnes et aux groupes à qui elle est destinée. L'objectif
ultime de l'information résultant de la phase de suivi est de pouvoir
prendre une décision à l'égard de chaque risque faisant
l'objet d'un suivi.
La phase de suivi doit inclure les activités suivantes
:
§ La collecte de l'information requise afin de mettre a
jour les fiches de risque;
§ La compilation de cette information;
La communication du résultat de cette compilation par
l'entremise des fiches de risque mises à jour et de tout autre
véhicule approprié
La phase de suivi constitue un processus continu dans le sens
que l'état des risques fait l'objet d'un examen périodique et est
communiqué à intervalles réguliers aux intervenants
concernés. Une communication libre assure que l'état réel
des risques est présenté, sans tenter de dissimuler les
conséquences possibles de situations qui se sont
détériorées, de mesures de mitigation des risques qui ne
se sont pas avérées efficaces ou de mesures de contingence qui
ont été déclenchées.
La phase de suivi fait appel à un processus de gestion
intégrée, en ce sens qu'elle doit s'harmoniser avec l'approche de
suivi et de supervision du projet. Une perspective globale jointe à une
vision orientée vers l'avenir permettent aux intervenants qui passent en
revue les informations relatives au suivi de les interpréter dans le
contexte approprié au produit ou au service faisant l'objet du projet,
dans le but de dégager les tendances auxquelles celui-ci est soumis et
d'identifier les nouveaux risques auxquels il est exposé.
Les entrées et les sorties de la phase de suivi sont
présentées dans le diagramme suivant :
Détail de la phase de suivi
Les entrées de la phase de suivi sont d'une part, les
fiches de risque issues de la phase de planification, incluant le plan de
gestion des risques et d'autre part, l'information concernant les ressources
assignées au projet, les données recueillies dans le cadre de sa
réalisation ainsi que les informations se rapportant à
l'évolution des risques pour lesquels ces plans ont été
préparés.
Ces entrées sont passées en revue, les
informations pertinentes sont compilées et des rapports résumant
l'état les risques sont préparés au besoin. La phase de
suivi se traduit par des fiches de risque qui ont fait l'objet d'une mise
à jour et un plan de gestion des risques mis à jour. Le rapport
d'avancement sur l'état des risques est typiquement
intégré aux fiches de risque. Toutefois, dans le cas de risques
particulièrement importants ou faisant l'objet de mesures de mitigation
et de contingence de grande envergure, il est possible que des plans
spécifiques leur aient été consacrés et des
rapports d'avancement distincts pourront alors être
préparés.
La phase de suivi entraîne l'utilisation de
métriques permettant d'évaluer l'évolution des risques.
Deux types de métriques sont notamment mises à contribution :
1. INDICATEURS
Ce sont des représentations de données qui
fournissent des indications sur le processus de gestion des risques, les
activités qu'il comprend et les résultats en découlant. Le
degré d'exposition au risque et la gravité du risque constituent
deux indicateurs permettant de juger de l'efficacité des mesures de
mitigation et de contingence mises en oeuvre au cours d'un projet.
Un indicateur efficace se veut facile à calculer. Il
simplifie également la collecte de données et il est pertinent au
sujet qu'il vise à représenter. Au fur et à mesure que la
gestion des risques évoluera au sein d'une organisation et constituera
un processus intégré à la gestion de projet, d'autres
indicateurs seront vraisemblablement définis dans le but de
caractériser plus précisément le processus en question et
les risques qui en font l'objet.
2. DÉCLENCHEURS
Les métriques de type déclencheur sont des
seuils utilisés conjointement avec les métriques de type
indicateur afin de déterminer le moment où une action
s'avère nécessaire, telle que la mise en oeuvre d'un plan de
contingence. Un ensemble de seuils pourra ainsi être défini et
sélectivement activés en fonction de l'information fournie par
les indicateurs.
Un déclencheur efficace fournit rapidement un
avertissement, il ne se déclenche pas inutilement et il est facile
à déterminer ou à calculer. Les activités
réalisées dans le cadre de l'acquisition des informations sont
les suivantes :
§ La revue des données du projet susceptibles
d'avoir une incidence sur les risques faisant l'objet d'un suivi;
§ La revue des données relatives au
déroulement des activités de mitigation ou de celles relatives
aux activités de contingence, selon le cas;
§ La mise à jour des attributs de chaque risque,
notamment sa probabilité, son impact et le délai disponible avant
la mise en oeuvre des mesures de mitigation ou des mesures de contingence si
celles-ci n'ont pas encore démarrées;
§ la collecte de toute information additionnelle
susceptible d'apporter un éclairage nouveau sur les risques, sur leurs
attributs ou sur l'efficacité des mesures de mitigation ou de
contingence mises en oeuvre jusqu'à présent et sur la pertinence
de celles prévues;
§ La mise à jour des indicateurs, notamment le
degré d'exposition au risque et la gravité de chaque risque.
Les activités reliées à la compilation
consistent essentiellement à analyser les informations ainsi recueillies
et à établir l'état de chaque risque, l'état des
mesures de mitigation ou de contingence, les tendances susceptibles de se
développer et le risque global auquel le projet est exposé. Une
attention particulière est portée aux déclencheurs qui
sont à même de fournir un avertissement sur le fait que certaines
actions doivent être suspendues et d'autres démarrées.
Finalement, les résultats de cette compilation sont
transmis aux intervenants concernés, principalement par l'entremise des
fiches de risque. Les fiches de risque pour lesquels les indicateurs signalent
une détérioration possible de la situation pourront faire l'objet
de présentations plus détaillées.
La phase de suivi aborde autant le suivi de l'évolution
des risques que le suivi des mesures de mitigation ou de contingence mises en
oeuvre afin de réduire leur impact et leur probabilité ou leur
fréquence. Les deux suivis sont tributaires l'un de l'autre. D'une part,
la nature des mesures de mitigation et de contingence dépendra des
attributs des risques et des indicateurs qui en découlent et d'autre
part, la mise en oeuvre des mesures de mitigation et de contingence aura une
incidence sur les attributs des risques.
L'utilisation de la section « Planification et suivi des
mesures de mitigation et de contingence » de la fiche de risque fournie
dans les gabarits est recommandée pour cette phase (compte tenu du fait
que la planification et le suivi des mesures de mitigation et de contingence
sont des activités intimement liées, celles-ci sont
intégrées à une seule section de la fiche de risque). Un
exemple de fiche de risques dans laquelle cette section a été
complétée est fourni dans les gabarits.
Les principes sur lesquels repose la phase de suivi sont
à peu de choses près les mêmes que ceux sur lesquels
s'appuient le suivi et la supervision de projet. À cet égard, il
est utile de mentionner les points suivants :
1. Faites du suivi des risques un point à l'ordre du
jour de chaque réunion de suivi de projet. De cette façon, il y
aura de meilleures chances que la responsabilité de suivi des risques
soit assignée et que les fiches de risque, notamment la section portant
sur le suivi des mesures de mitigation et de contingence, soient mises à
jour régulièrement.
2. Assujettissez le processus de suivi des risques au
processus d'assurance qualité. Cela contribuera de façon
significative à garantir que les activités de suivi sont
effectivement réalisées.
3. Faites en sorte que l'information contenue dans les fiches
de risque concernant le suivi des mesures de mitigation et de contingence soit
disponible à tous les participants au projet, dans un format clair et
concis. Le problème le plus fréquemment rencontré en
rapport avec le suivi des risques est le peu de visibilité qui lui est
accordé, ce qui se traduit immanquablement par une perte
d'intérêt à plus ou moins long terme.
4. Choisissez, pour les métriques de type
déclencheur, des valeurs ou des événements qui donnent aux
intervenants concernés le temps de réagir et de poser les actions
appropriées au moment opportun.
5. Au minimum, le suivi de l'évolution des risques
devrait être effectué, même si les mesures de mitigation ou
de contingence n'ont pas encore été mises en oeuvre
6. ou n'ont pas encore été
élaborées.
7. Ne perdez pas de vue qu'il peut s'avérer
nécessaire de revoir les mesures de mitigation et de contingence
après la compilation des informations (le plan de gestion des risques
décrivant le processus mis en oeuvre à cette fin, la façon
dont il est intégré à la gestion du projet, les
rôles et les responsabilités et le budget peut également
devoir être révisé). La mise à jour des attributs
d'un risque peut également nécessiter de déclencher
à nouveau la phase d'analyse.
| 
