II- Structure organisationnelle
Conformément aux textes organiques
(statuts et règlement intérieur), l'Agence PAPME est un
instrument de politique de relance du secteur privé susceptible de
favoriser la création d'emplois par un appui technique et financier au
développement des PME.
Afin d'atteindre de manière efficiente
ses objectifs ; toute entreprise doit mettre en place une structure de
direction solide situant ainsi les responsabilités et tâches
à chaque niveau donné ainsi que les différentes relations
hiérarchiques existant entre les services.
Ainsi, pour permettre aux membres de
l'organisation de bien connaître et comprendre les relations existant
entre eux, les organes suivants ont été mis en place :
A- L'organe fonctionnel
Il regroupe :
- l'Assemblée Générale
- le Bureau Exécutif
- la Direction Générale
1- L'Assemblée
Générale (organe législatif)
Elle est l'organe suprême de l'Association
qui définit l'orientation et la politique générale de
cette dernière, en vue de la réalisation des objectifs
assignés. Les différents membres de l'Assemblée
Générale (AG) sont :
- l'association des clients de l'Agence
PAPME ;
- le représentant de l'Agence en la
personne du Directeur Général ;
- la Bank Of Africa (BOA);
- l'Association Professionnelle des Banques et
Etablissements Financiers (APBEF) ;
- l'Association pour la Promotion et l'Appui au
Développement des Micro-Entreprises (PADME) ;
- la Chambre de Commerce et d'Industrie du
Bénin (CCIB) ;
- le Conseil National du Patronat
(CNP) ;
- la Fondation de l'Entrepreneurship du
Bénin (FEB) ;
- le syndicat du personnel de l'Agence
PAPME ;
- l'Etat béninois.
Les réunions de l'AG ont lieu une fois
dans l'année en séance ordinaire sur convocation du
président du Bureau Exécutif (BE). Des séances
extraordinaires peuvent être convoquées si nécessaire.
2- Le Bureau Exécutif (organe
administratif)
L'Agence est munie d'un Bureau Exécutif
de cinq (05) personnes élues par l'AG. Il assure la promotion,
l'animation et le rayonnement de l'Agence sur le plan national et international
et veille également à l'exécution des orientations
définies et des décisions prises par l'AG. Ce bureau est
composé :
- d'un (01) président ;
- d'un (01) vice-président ;
- de deux (02) membres ;
- d'un (01) secrétaire.
Leur mandat est de deux (02) ans renouvelables.
Ils sont révocables à tout moment par l'AG puisqu'ils sont
élus par cette dernière.
3- La Direction Générale
L'Agence est dirigée par un Directeur
Général recruté par l'AG. Il représente l'Agence
vis-à-vis des tiers et signe tous les accords conclus par l'Agence. Dans
l'exercice de ses fonctions, il a sous son autorité directe, un
Directeur Général Adjoint, un Secrétaire de Direction et
sept (07) directions techniques à savoir: la Direction de l'Audit
et de l'Inspection Générale, la Direction Administrative et
Financière, la Direction des affaires Juridiques et des Contentieux, la
Direction du Système d'Information, la Direction de l'Exploitation, la
Direction des Risques et Engagements et enfin la Direction des Ressources
Humaines.
a- La Direction
Générale Adjointe
Elle assure le contrôle du volet marketing
de l'Agence et la coordination des activités des antennes. Dans sa
mission d'appui aux antennes, le Directeur Général
Adjoint :
- propose au Directeur Général
les objectifs pour chaque antenne au regard de la politique
générale de l'Agence ;
- effectue aussi des contrôles au niveau
des antennes, des bureaux et des cellules ;
- évalue les chefs d'antennes ;
- appuie les directeurs techniques dans la
réalisation de leurs objectifs ;
- s'occupe de la fonction de contrôleur
de gestion de l'institution ;
- assiste le Directeur Général
dans sa mission et assure son intérim en cas d'absence.
b- Le Secrétariat de
Direction
Le Secrétaire de Direction enregistre les
courriers, rédige et saisit les documents, veille au respect strict du
planning de la direction générale.
B- L'organe
opérationnel
Il est constitué de :
1- La Direction de l'Audit et de l'Inspection
Générale (DAIG)
Le responsable de cette direction est
rattaché au Directeur Général et jouit d'une
indépendance vis-à-vis des autres directions. Il est
chargé de l'audit, du contrôle de la conformité du
système, de la vérification de sa fiabilité et veille
à son évolution.
2- La Direction Administrative et
Financière (DAF)
Les activités du responsable de cette
direction sont les suivantes :
- la gestion de la trésorerie ;
- la gestion budgétaire ;
- la gestion des informations
financières ;
- l'analyse financière ;
- la comptabilité analytique ;
- la comptabilité de
prévoyance ;
Il exécute ces tâches avec l'aide
des comptables, des trésoriers en chef et leurs assistants.
3- La Direction des Affaires Juridiques et
Contentieux (DAJC)
Ici, le directeur des Affaires Juridiques et
Contentieux est chargé de :
- la gestion administrative ;
- la gestion des garanties ;
- la gestion des ressources humaines ;
- la gestion du matériel ;
- la négociation et du suivi des contrats
et engagements ;
- l'exécution des tâches qui lui sont
confiées par le DG et de la coordination de l'équipe de la
direction assurance.
4- La Direction du Système d'Information
(DSI)
Les principales activités du chef de
cette division sont la gestion du réseau et du matériel
informatiques ainsi que le suivi, l'enregistrement et le traitement des
données.
5- La Direction de l'Exploitation
(DE)
Le chargé de cette direction a pour
principale mission la coordination des activités de crédit et la
mise en oeuvre de la politique de crédit et de
l'épargne en vue de renforcer la
pérennité et d'accroître la notoriété de
l'institution.
6- La Direction des Risques et Engagements
(DRE)
Elle a en charge à travers son directeur
l'analyse des risques liés à la mise en place du crédit.
Sa mission est aussi de veiller au respect des procédures d'engagement
de l'Agence avec ses clients. Elle assure également toutes les autres
missions qui lui sont confiées par le Directeur Général et
le Directeur Général Adjoint.
7- La Direction des Ressources Humaines
(DRH)
Le directeur des ressources humaines s'occupe du
management des ressources humaines ; il détermine la politique de
gestion du personnel selon la vision du comité de direction.
Outre ses organes opérationnels, l'Agence
PAPME dispose, pour être proche de sa clientèle de bureaux sur
toute l'étendue du territoire.
L'organigramme de l'Agence PAPME se trouve en
annexe1.
Après cet aperçu
général, il importe de mettre un accent sur l'état des
lieux de base de l'Agence PAPME.
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