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La fonction formation dans les entreprises en Côte d'Ivoire: etat des lieux et recommandations

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par MichaŽl Kouadiani
Université d'Abidjan Cocody - DESS 2001
  

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DEDICACE

J'ai l'insigne honneur de dédier ce mémoire de fin de formation du Diplôme d'Etude Supérieure Spécialisée (DESS) en Economie du Travail et Ressources Humaines à :

- Mon défunt père KOUADIANI Yao Benjamin qui, de son vivant a toujours nourri le secret espoir de me voir faire de brillantes études universitaires ;

- Ma mère Mme KOUADIANI, pour sa sollicitude permanente et pour son

affection ;

- A M. et Mme KONAN Brou, ma seconde famille, pour le soutien qu'ils ont toujours été pour moi ;

- A M. et Mme KOUEGBE Noël, pour leurs sages conseils.

Je n'oublie pas mes frères et soeurs ainsi que Maurice DEFARD, François-Xavier DIDIA, Miss Bonin, Philippe MAMBO, Jules-Aubin PEHE, Marceline AHOUA, qui m'ont toujours soutenu moralement et financièrement tout au long de ma formation.

Puisse ce travail leur rendre hommage et que notre PERE commun bénisse abondamment leur famille et leur projet.

AVANT-PROPOS

«  La pensée fixée sur le papier traduit souvent mal les démarches actives de la vie réelle. »

Ces propos sont de H. TEZENAS DU MONTCEL qui rend ainsi compte des griefs qui sont faits à l'enseignement universitaire. En effet, on reproche à l'université de méconnaître les pratiques des entreprises.

Cette critique, on peut le dire, a été bien accueillie par l'UFR de Sciences Economiques et de Gestion de l'université d'Abidjan- Cocody qui a initié en partenariat avec l'université Pierre Mendès de Grénoble en France, un Diplôme d'Etude Supérieure Spécialisée (DESS) en Economie du travail et Ressources Humaines. Par le biais de cette formation de troisième cycle professionnalisé les responsables universitaires veulent contribuer à l'efficacité des entreprises ; convaincues que « ce sont les hommes qui feront la différence » à l'heure des grandes avancées technologiques.

S'il est vrai que l'homme est la variable incontournable, on comprend aisément la place de la direction des Ressources Humaines dans l'organigramme de toute entreprise qui se veut aujourd'hui compétitive.

Or, il ne fait aucun doute que la formation est bien au coeur de la nouvelle gestion des ressources humaines par l'importance qu'occupent les actions de formation professionnelle continue mais également par les dimensions formatives de nombreuses pratiques de gestion des ressources humaines.1(*)

Sans omettre que la formation contribue à mettre en rapport les objectifs des personnes avec les évolutions de l'entreprise ; elle participe en outre, au maintien des compétences de l'ensemble des personnels non seulement aujourd'hui, mais aussi pour demain.

D'où l'intérêt pour nous d'avoir opté de travailler sur le développement des compétences ( autre appellation de la formation) gage de succès pour l'entreprise.

Notre objectif était de regarder de près le fonctionnement de la fonction formation en entreprise.

Pour conduire cette étude, il a fallu visiter et enquêter auprès de plusieurs responsables d'entreprise ayant en charge la formation.

Ce travail a paru souvent besogneux et ennuyeux pour les personnes interrogées. Mais notre but était d'aider les directions des ressources humaines et au delà, les directions d'entreprises à mieux intégrer la formation dans leur politique d'ensemble de gestion et de développement des ressources humaines.

Il m'est aujourd'hui loisible d'adresser mes remerciements à toutes les entreprises qui m'ont ouvert leur porte par l'intermédiaire de leurs responsables de formation ou des ressources humaines.

Je voudrais ici adresser un grand merci à Madame ARKHURST Marie-Barbe, chef du service formation de SAPH qui a contribué énormément à la réalisation de ce travail.

Mes remerciements vont également à :

- Monsieur Réal Romuald MBIDA, mon directeur de mémoire qui a su m'encourager à me décupler.

- Monsieur Zobila KONE et tout le personnel du cabinet STRATES.

- Mademoiselle Emma GOUNONGBE pour sa sollicitude.

- A tous les maîtres formateurs avec à leur tête Monsieur Marcel Kouadio BENIE directeur pédagogique du DESS.

INTRODUCTION

Depuis la Réforme de 1992 qui a vu la naissance du Fonds de Développement de la Formation Professionnelle (FDFP) et l'autorisation à l'entreprise de conserver la moitié de sa cotisation pour financer son plan de formation, on assiste à une évolution progressive des indicateurs de formation professionnelle continue en Côte d'Ivoire.

On note que de 1993 (année de démarrage des premières actions de formation après la Réforme) à 1998, on est passé de 277 à 1.634 entreprises bénéficiaires d'actions de formation financées par le FDFP. Le nombre d'entreprises bénéficiaires a été multiplié par 6. En ce qui concerne les stagiaires, ils sont passés de 16. 561 en 1993 à 151.720 en 1998, soit environ 10 fois le nombre de stagiaires au départ. En termes financiers, on a atteint en 1998 7 milliards octroyés au titre du financement des actions de formation contre 1,5 milliards en 1993.

En considérant ces chiffres clés tirés des annuaires statistiques du FDFP de 1993 à 1998 (date de la dernière publication), on se rend compte du recours sans cesse grandissant de la formation dans les entreprises implantées en Côte d'Ivoire.

Mais comment expliquer cette dynamique ?

On pourrait avancer que confrontées à des défis majeurs que sont les mutations technologiques et l'intensification de la concurrence, les incertitudes et les fluctuations économiques ; les entreprises ont compris la nécessité de s'appuyer sur de nouvelles logiques et pratiques de gestion des ressources humaines. Il s'agit entre autres de la formation continue.

Ainsi, la formation se pose comme un outil efficace pour la résolution des difficultés actuelles des entreprises. C'est pourquoi de plus en plus une place lui est offerte dans l'organisation de l'entreprise. Ce qui entraîne une augmentation des responsabilités confiées aux managers en matière de gestion des compétences et des qualifications; d'où l'émergence de la fonction formation.

Que recoupe cette notion ?

Pour Louis FORGET (1996) la fonction formation qui est souvent gérée par le responsable formation consiste en l'analyse et en la transformation des besoins en objectifs opérationnels hiérarchisés pour établir une politique de formation. Elle consiste aussi à s'assurer de l'engagement des responsables dans la détermination du pourquoi de chaque formation. C'est également la formulation des objectifs pédagogiques nécessaires à l'élaboration des cahiers de charges formation. En fin de compte, la fonction formation suppose l'organisation et la réalisation de la formation sans omettre l'évaluation tant de la qualité que des effets de la formation.

Quant à Pierre CASPAR (1988), il soutient que la fonction formation comporte plusieurs volets. Notamment un volet politique qui concerne la veille stratégique sur l'évolution des compétences et sur les nouvelles technologies qui traduisent les enjeux et les grandes orientations en objectifs pour la formation. Le volet technique qui a trait à l'ingénierie de la formation. C'est à dire la conception, le montage, la planification, la gestion, la conduite et l'évaluation des dispositifs et des actions de formation. Le volet pédagogique qui est une attention portée aux clients de la formation, c'est à dire les futurs formés. Enfin un volet conseil qui concerne l'innovation et la recherche.

Il faut noter que notre travail privilégiera l'aspect technique de la fonction formation car celui-ci est plus exigeant en terme d'activités à réaliser et surtout en expertise. Etant entendu que les autres volets relèvent beaucoup plus du management.

De façon globale, l'objectif de la présente étude est d'étudier la fonction formation, d'en analyser ses contraintes et d'en dégager les facteurs pouvant contribuer à son efficacité.

De façon spécifique l'étude vise plusieurs objectifs :

- Découvrir le système de gestion de la formation.

Il s'agit de savoir si l'entreprise se contente d'une gestion administrative et fiscale de l'obligation légale ou si la formation est conçue comme un outil de management permettant à l'entreprise de faire des choix, de prendre des décisions.

- Identifier l'organisation pratique de la formation.

L'ambition est de rechercher les différentes phases de la démarche ou du processus de formation.

- Vérifier la pratique de mesure de la formation.

L'entreprise a-t-elle une pratique constante de mesure des actions de formation menées et quels en sont les acteurs ?

La réalisation de ces objectifs passe par une démarche méthodologique à plusieurs niveaux. Pour cette étude ont été privilégiées la recherche documentaire et les approches qualitatives (entretiens direct et sémi-direct)

La recherche documentaire a permis de faire le point des études les plus récentes sur la formation professionnelle continue en Côte d'Ivoire et d'en déduire une analyse critique de la pratique de la formation ainsi que les difficultés rencontrées par la fonction formation.

Elle a aussi consisté en une étude documentaire des ouvrages concernant la formation et, plus spécifiquement la fonction formation.

Cette phase a été complétée par des entretiens avec des responsables formation, des responsables des ressources humaines ou des responsables administratifs d'entreprise.

Il y a eu aussi des rencontres et des échanges avec des personnes ressources du FDFP et même, avec des salariés de certaines entreprises visitées.

A ce propos un guide d'entretien a été destiné à une douzaine d'entreprises impliquées dans la formation professionnelle en entreprise (FPC).

Ces entreprises ont été sélectionnées sur la base de deux principaux critères à savoir la taille et la branche d'activités.

La taille est évaluée par le nombre de salariés. Ce qui a permis de construire trois catégories d'entreprises : les grandes ( plus de 200 salariés), les moyennes (de 50 à 200 salariés) et les petites (moins de 50 salariés).

Mais il faut dire que les petites entreprises sont dans l'ensemble peu impliquées dans la FPC.

La branche d'activité a permis de distinguer les unités du tertiaire, du secondaire et du primaire.

Il faut noter cependant que sur l'échantillon initial envisagé pour l'enquête sur le terrain seulement douze (12) ont permis la réalisation de l'entretien à elles sollicité.

Tableau N°1 : Echantillon d'entreprises visitées

Nom de l'entreprise

Branche d'activité

Nombre de salariés

Catégorie d'entreprise

1

I.I.A.O

Tertiaire

75

Moyenne

2

L.C.C.I

Tertiaire

-

-

3

SUCAF-CI

Secondaire

907

Grande

4

SOGEFIHA

Secondaire

79

Moyenne

5

SITARAIL

Tertiaire

1736

Grande

6

SAPH

Secondaire

4000

Grande

7

PETROCI Exploration Production

Secondaire

111

Moyenne

8

HEVEGO

Secondaire

416

Grande

9

COTE D'IVOIRE TELECOM

Tertiaire

2810

Grande

10

BUREAU VERITAS

Tertiaire

179

Moyenne

11

AZUREENNE DE PROMOTION

Tertiaire

27

Petite

12

AGCI (Iard et vie)

Tertiaire

99

Moyenne

Source : L'auteur

Certaines entreprises initialement retenues pour l'enquête ont finalement refusé l'enquête. Il s'agit notamment de SENOUSIAP, P & O NEDLLOYD, BIAO, SIB, SOLIBRA. Du reste, d'autres encore ont allégué que la formation relevant de leur stratégie, elles ne pouvaient pas permettre qu'un étranger ait accès à leurs bases de données.

Cependant, il faut reconnaître que l'étude présente quelques limites. Il s'agit de la durée relativement courte de l'enquête (mi-septembre à début décembre 2000). Ce qui a orienté les investigations vers les quelques entreprises intéressées par l'étude. En outre, l'enquête s'est essentiellement déroulée à Abidjan à défaut de ressources disponibles pour l'étude. Il faut aussi indiquer que la situation politique du pays a desservi l'étude. En effet, la Côte d'Ivoire vivait les chaudes heures de la transition militaire. Aussi, les entreprises n'étaient pas entièrement réceptives aux enquêtes.

Préalablement à l'administration du questionnaire, il a été émis une hypothèse de recherche à savoir : la fonction formation manque de compétences dans les entreprises en Côte d'Ivoire.

Il faut tout de même souligner que la formation professionnelle en Côte d'Ivoire remonte à l'année 1959 avec l'institution de la taxe d'apprentissage. Depuis cette date, on a connu successivement pour la gestion étatique de l'activité formation, l'Office National de la Formation Professionnelle (ONFP), le Fonds National de Régulation (FNR) et aujourd'hui le FDFP.

Aussi dans le souci de promouvoir le développement de l'appareil économique des dispositions législatives seront prises par l'Etat de Côte d'Ivoire pour s'assurer de la participation de tous les acteurs de la formation professionnelle. Il s'agit entre autres de la loi n°77-924 du 17 Novembre 1977 portant financement de la formation professionnelle continue, du code du travail de 1995 et du décret n°96-285 du 3 Avril 1996 relatif à la formation professionnelle qui fixe l'organisation de la formation continue au profit des travailleurs.

Ce travail pourrait intéresser les entreprises notamment les Directions Générales, les Directions des ressources humaines et les Services formation qui trouveront sans doute des éléments de réponses leur permettant de tirer profit des retombées de la formation. Il servira aussi le Fonds de Développement de la Formation Professionnelle dans sa mission d'assistance aux entreprises en matière de formation.

Enfin, cette étude sera un support de réflexion pour les Cabinets de formation.

Au total, l'étude se résume en deux parties :

Dans la première partie, sont présentés les aspects théoriques et généraux de la formation en entreprise, dans une seconde, il est décrit la fonction formation telle qu'elle fonctionne dans les entreprises en Côte d'Ivoire.

LA FORMATION DANS L'ENTREPRISE : UNE CLE D'ACCES A LA GESTION DES COMPETENCES

Dans cette première partie, il s'agit de faire une approche théorique de la formation professionnelle continue. C'est à dire présenter de façon générale le rôle de la formation dans la gestion des compétences.

L'on s'attellera aussi à indiquer la contribution de la formation à l'entreprise notamment au niveau de la gestion des ressources humaines et de la stratégie globale de l'entreprise.

CHAPITRE I : LES APPROCHES THEORIQUES DE LA

FORMATION PROFESSIONNELLE

CONTINUE

Sous ce chapitre, il s'agit de faire une approche théorique de la formation professionnelle continue. Toutefois, la formation relevant d'un univers spécifique, il importe de définir préalablement les expressions clés de la formation.

Par la suite, la démarche de l'ingénierie de la formation en entreprise sera présentée.

Enfin, l'on indiquera les diverses conceptions de la formation en entreprise au regard de la littérature existante.

I - LES CONCEPTS CLÉS DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE

Ici, il sera présenté successivement les concepts clés généraux et les concepts clés spécifiques à la fonction formation.

1- Les concepts clés généraux

Il sera défini la formation, la formation professionnelle et la formation professionnelle continue.

1-1 La formation

La formation, c'est l'action de former intellectuellement et moralement quelqu'un. C'est-à-dire lui dispenser le savoir, les connaissances. En cela, la formation signifie instruction, éducation.

Pris dans ce sens, la formation est une pratique qui produit des changements de comportement et qui développe aussi la culture.

Elle permet donc à l'homme éduqué, éclairé de devenir acteur du progrès économique et social.

Centrée sur l'acquisition de savoir généraux, la formation sera dispensée par les organismes scolaires de l'enseignement général. Mais la formation peut aussi avoir une finalité plus précise quand on lui adjoint le qualificatif professionnelle .

1-2 La formation professionnelle

La formation professionnelle se distingue de l'éducation générale en ceci qu'elle est un ensemble de savoirs concernant spécifiquement une profession, un métier.

Ici, il s'agit d'apprendre et de capitaliser des connaissances et pratiques d'un métier précis.

C'est donc l'acquisition des qualifications relatives à un métier. Et, à ce niveau on parle précisément de formation professionnelle initiale. Car, dans ce type de formation, l'objectif visé est de fournir à l'apprenant les rudiments de base d'un métier. On dit alors dans le langage courant, « qu'on apprend un métier ». Ce peut être le métier de mécanicien, d'électronicien...etc.

A côté de cette catégorie de formation, il existe une autre qui concerne les hommes et les femmes salariés qui suivent de manière momentanée une formation professionnelle.

1-3 La formation professionnelle continue

La formation professionnelle continue est un complément, un rajout à la formation professionnelle initiale déjà acquise par des travailleurs qui cherchent par ce biais, soit à améliorer leurs connaissances, soit à se reconvertir.

La formation post-scolaire née du développement de l'économie est productrice de compétences attendues par l'entreprise. En effet, il faut produire des qualifications pour permettre à l'entreprise de s'adapter aux contingences nouvelles auxquelles, elle doit répondre au risque de disparaître. La formation continue devient une nécessité structurelle dans toute entreprise en raison des évolutions rapides des environnements de l'entreprise.

On le voit, la formation professionnelle continue ou formation en cours d'emploi - car, s'adressant à des salariés - est un moyen d'amélioration de leur employabilité. Elle est portée sur l'acquisition de savoir et de savoir-faire professionnels.

En somme, la formation continue c'est le développement du salarié appartenant à une entreprise dans le but de mieux tenir son poste de travail ou d'évoluer vers d'autres fonctions au sein de l'entreprise.

2- Les concepts clés spécifiques à la fonction formation

L'objectif ici est de comprendre certaines expressions qui se retrouvent au coeur de la fonction formation. Il s'agit de service formation, fonction formation, politique de formation, besoin de formation et plan de formation.

2-1 Le service formation

Le service formation est une structure issue de l'organigramme d'une entreprise. Ainsi, seules les entreprises qui ont pris l'initiative de donner à la formation son autonomie permettent de voir une telle structure en leur sein. En clair, le service formation est l'espace au sein d'une entreprise où l'on traite de tout ce qui touche à la formation des ressources humaines.

Le service formation qui est une émanation de la direction des ressources humaines, est un service à qui cette dernière a confié des missions spécifiques.

Il s'agit entre autres de la mise en oeuvre de la politique de formation et de l'élaboration de la stratégie de l'entreprise en matière de formation ; de l'application des procédures et règles de gestion de la formation ; de la mise en oeuvre, du suivi et de l'évaluation du processus de formation ; de la gestion administrative de la formation....etc.

Il est généralement dirigé par une personne appelée responsable formation qui est un membre de la direction des ressources humaines.

Enfin, il faut préciser que le service formation collabore énormément avec tous les services de l'entreprise.

2-2 La fonction formation

La fonction formation est l'une des nombreuses fonctions qu'on peut trouver dans une entreprise telles que la fonction commerciale, la fonction personnel, la fonction technique....etc.

La fonction formation est tout d'abord située à l'intérieur de la fonction personnel. Ainsi sa mission est une participation à la gestion des ressources humaines de l'entreprise.

De manière spécifique, cette fonction a en charge les questions de la formation.

Il lui incombe la tâche de veiller à l'évolution des compétences internes de l'entreprise et sur les innovations technologiques.

C'est de la fonction formation que relève la mise en oeuvre de la politique de formation, l'identification des besoins de formation, l'élaboration du plan de formation, la réalisation de la formation, l'évaluation et le suivi de la formation.

Cette fonction s'occupe aussi des démarches, des méthodologies et des outils nécessaires à la mise en oeuvre du développement des compétences internes à l'entreprise.

La fonction formation rime avec le management de la formation, la gestion administrative de la formation et le contrôle ou la mesure de la formation. Enfin, elle sert de pilote à l'entreprise en vue de lui permettre de répondre avec efficacité aux exigences de son milieu et de son temps.

2-3 La politique de formation

Chaque fonction au sein de l'entreprise met en oeuvre une politique afin de remplir sa mission. Aussi la formation ne fait pas exception à cette règle. En effet, sans une politique clairement définie, on ne peut pas comprendre et saisir la place et l'intérêt de la formation. C'est pourquoi la politique a pour rôle d'exposer les objectifs de la formation.

La politique de formation donne le sens c'est-à-dire les buts que l'entreprise cherche ou veut atteindre par l'entremise de la formation. C'est d'elle que partent les principes d'organisation à respecter notamment le partage des responsabilités et des rôles en matière de formation ou encore sa centralisation.

En clair, c'est de la politique de formation que partent les stratégies et les orientations données à la formation. C'est donc à juste titre que Jacques SOYER indique que : « la politique de formation doit être écrite et diffusée » pour être efficace. Dans une telle hypothèse, les salariés qui sont les sujets de la formation auront une connaissance claire des objectifs assignés à la formation.

En effet, l'efficacité des actions de formation dépend de la bonne définition des objectifs confiés à la formation.

Dès lors quels sont les éléments à privilégier pour avoir une bonne politique de formation ? La politique de formation est de plus en plus le fruit du travail de divers acteurs (direction générale, direction des ressources humaines, service formation, responsable hiérarchique, représentant du personnel et futur formé). Ceux-ci prendront en compte toutes les contraintes internes et externes à l'entreprise pour élaborer une politique efficace.

2-4 Le besoin de formation

Dans le langage courant, on entend par besoin un manque à combler ou encore ce qui est nécessaire. Associé à la formation, le besoin de formation voudrait signifier littéralement manque de formation.

Or, il n'est pas exact de parler de manque de formation. Car, ce qu'on veut désigner c'est en réalité l'existence d'une difficulté, d'un dysfonctionnement présent ou futur que la formation doit pouvoir régler.

C'est pourquoi certains auteurs comme Alain MEIGNANT et Jacques SOYER estiment que l'on doit plutôt remplacer l'expression besoin de formation par problème à régler par la formation ou par objectif à atteindre par la

formation .

En effet, le besoin est objectif car, il est compris comme un écart de compétences existant entre le profil professionnel requis et le profil professionnel réel.

En outre, le besoin de formation ne peut être découvert sans la conjugaison de plusieurs actions. Notamment celles du responsable formation qui doit fournir les outils de recensement et, celles de la hiérarchie opérationnelle et du futur formé qui doivent faire montre d'une véritable collaboration pour s'accorder sur les manques à combler.

Bien entendu, il s'agira pour eux de prendre en compte les objectifs opérationnels sans omettre aussi les projets individuels du futur formé car, sa motivation au travail en dépend.

2-5 Le plan de formation

Le plan de formation est un ensemble cohérent et ordonné des actions de formation nécessaires pour résoudre les problèmes de compétences existants dans l'entreprise.

C'est donc un ensemble qui comporte une série d'activités organisées qui ont pour but de réaliser des objectifs spécifiques en accord avec les politiques établies.

Le plan de formation qui tient compte des objectifs définis par l'ensemble des acteurs doit également être souple pour permettre l'insertion des dernières orientations définies certes tardivement mais qui sont urgentes.

Au total, il est important que l'entreprise adopte un plan interne qui pourrait être pluriannuel. L'enjeu d'une telle démarche est de penser le développement des compétences dans des perspectives plus ou moins éloignées. Quoique le plan de formation au regard de la législation relative à la formation professionnelle continue soit annuel.

Après avoir défini les concepts qui seront utilisés au cours des développements à venir, la présentation de la fonction formation en entreprise s'impose maintenant.

II- LA DEMARCHE D'INGENIERIE DE LA FORMATION

Le processus de la formation en entreprise qui est mis en oeuvre par la fonction formation comprend des temps forts qu'il convient de voir de plus près. Ces moments sont constitués par les différentes phases de l'ingénierie de la formation. C'est là un des aspects importants des activités que doit mener le responsable formation. En plus, on s'intéressera à la gestion administrative de la formation.

1- L'analyse des besoins de formation

Traditionnellement, une politique de formation doit répondre à un double but :

- Permettre d'adapter les salariés aux changements structurels et aux modifications des conditions de travail impliqués par l'évolution technologique et organisationnelle.

- Permettre de déterminer et d'assumer les innovations et les changements à mettre en place pour assurer le développement de l'entreprise. (PERETTI, 1998)

L'analyse des besoins est un aspect très important de tout le processus de formation. En effet, une analyse de besoins vise à déterminer qui a besoin de formation et dans quel domaine.

S'il est vrai que les problèmes à régler par la formation ne s'observent pas toujours aisément, il faut alors porter une attention particulière aux environnements externes et internes de l'entreprise. Il s'agit des éléments qui suscitent la naissance des besoins de formation.

Les environnements externes de l'entreprise se composent des stratégies de concurrents, les nouvelles technologies, les exigences des clients... Tandis que les environnements internes de l'entreprise concernent la stratégie ou les objectifs de l'entreprise, les recrutements, la mobilité professionnelle, dans le cadre de la gestion prévisionnelle des ressources humaines...etc.

Néanmoins, il convient de préciser que les éléments donnant naissance aux besoins de formation sont divers et peuvent découler de sources très variables.

Aussi peut-on découvrir des besoins de formation à partir d'un poste de travail, de l'analyse concurrente des tâches et des aptitudes des salariés, de l'utilisation des indicateurs statistiques d'alerte tels que le nombre des accidents de travail ou encore le niveau des déchets, des pièces manquées.

En définitive, une bonne analyse des besoins de formation est essentiellement l'oeuvre des acteurs commis à cette tâche. C'est pourquoi, l'on indique que l'analyse des besoins doit faire intervenir nécessairement la direction générale, le responsable des ressources humaines, le responsable formation, la hiérarchie, les futurs formés et les représentants du personnel.

Il est évident que pour accroître les compétences du personnel par le biais de la formation, l'impulsion doit venir de la direction générale. En effet, celle-ci est le pilote de la stratégie globale de l'entreprise. Il lui faut jouer pleinement son rôle afin que la direction des ressources humaines qui a pour mission de fournir les moyens humains c'est-à-dire les compétences aptes à relever les défis majeurs au travers d'une politique donne à la direction ou au service formation les buts qui lui sont assignés. Ce dernier qui possède l'expertise technique va piloter toutes les activités relatives à la formation. Il sera le moteur des actions à mener.

Aussi, la hiérarchie bénéficiera de ses conseils, de son expertise pour identifier efficacement les besoins de formation de ses agents.

Mais l'analyse des besoins fera nécessairement intervenir les futurs formés ou les salariés, car ils sont bien au centre de la formation. Ce sont leurs aptitudes, leurs compétences qui sont un gage de l'atteinte des résultats de l'entreprise.

Bien évidemment, l'analyse des besoins fait aussi appel à des méthodes, des instruments, des outils d'analyse. Et ces outils d'analyse sont nombreux et variés. En général, le choix de l'outil sera fonction des objectifs assignés à la formation.

En effet, la pertinence des actions de formation dépend de l'outil d'analyse utilisé. Ainsi, une action de formation qui vise à l'adaptation d'un nouvel salarié à la culture de l'entreprise ne peut être prescrite seulement à partir de l'évaluation personnelle annuelle du salarié.

En général, on dénombre divers outils d'analyse des besoins de formation. Il y a les entretiens individuels ou collectifs de formation, les observations des situations de travail, les évaluations annuelles des salariés, l'approche catalogue, l'approche des incidents critiquesetc. . .

Quelle que soit la méthode utilisée, le succès de l'activité de formation réside nécessairement dans la qualité de l'information diffusée tant aux salariés qu'à la hiérarchie au sujet des projets de l'entreprise, et cela bien avant la collecte des données concernant les besoins. Et cette tache incombe au service formation.

La phase d'analyse des besoins comprend également la hiérarchisation des besoins collectés. Il est presque impossible de pouvoir monter en actions de formation dans le plan annuel tous les besoins recensés.

Aussi pour le choix des actions à réaliser dans l'immédiat, c'est-à-dire dans le plan de l'année en cours, il sera adopté une démarche qui privilégie les objectifs opérationnels de l'entreprise. En effet, il peut y avoir des besoins de formation qui peuvent être différés ou étalés sur un temps plus ou moins long.

Mais en tout état de cause, la méthode adoptée pour la hiérarchisation des besoins doit être absolument validée par les différents acteurs. L'objectif est de ne pas créer un rejet de la formation par les acteurs clés.

En règle générale, les besoins de formation doivent être hiérarchisés autour d'un plan pluriannuel qui part des objectifs à court terme aux objectifs à long terme selon MEIGNANT (1995).

2- L'élaboration du plan de formation

Après la phase de l'analyse des besoins, vient la phase de la décision. Il s'agit de traduire dans le plan de formation les travaux réalisés en amont. Il faut donc monter le plan de formation qui est selon CASTETTER  : « une série d'activités organisées, unifiées par un plan d'ensemble qui ont pour objet de réaliser des objectifs spécifiques en accord avec les politiques établies et les budgets de formation. » 

* 1 A. VOISIN, L'investissement formation : un état de recherche, Education permanente, n° 95, P. 63-76

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