La division facturation a pour tâche,
l'établissement des différentes factures relatives
aux
opérations de débarquement et d'embarquement des
conteneurs et qui sont à la charge du
réceptionnaire ou de l'exportateur. Il s'agit des
opérations d'importation, d`exportation, d'empotage, de dépotage
et de magasinage des conteneurs (Cf. annexes 3 ; II et III).
Cette division regroupe 5 sections ou équipes,
dirigées par un chef facturier, à savoir, l'équipe de la
recevabilité, l'équipe de la facturation, l'équipe du
contrôle, l'équipe de la caisse, et l'équipe du bon
à enlever. A ces 5 équipes, il faut ajouter une sixième
chargée du classement des souches factures avant leurs envoies aux
archives.
1- Les activités de la division facturation terre
des conteneurs
Pour effectuer ces activités la division facturation
se base surtout sur la saisie des trackings débarquement/embarquement et
manifestes.
Ainsi, le transitaire passe premièrement à la
recevabilité, s'il s'agit d'un import avec un dossier composé, du
bon à délivrer de l'agence consignataire stipulant que les
conteneurs mentionnés appartiennent au transitaire, du connaissement ou
BL (bill of loading) qui regroupe des informations relatives au navire, aux
clients, aux fournisseurs, aux conteneurs et à leurs contenus, de la
déclaration de la douane togolaise prouvant que les marchandises ont
été dédouanées, et de la facture du port et du bon
de sortie du port plus une photocopie de la carte d'identité du
client.
Pour l'export, le dossier se compose seulement de la
déclaration de la douane et d'une feuille mentionnant le nombre, le
sigle des conteneurs à exporter, le lieu d'empotage, l'accord du chef
service export et le nom du navire.
Après vérification par la recevabilité,
si le dossier est conforme, il passe à la facturation. Au cas contraire,
il est retourné au transitaire pour complément des documents
requis.
La facturation se charge à son niveau de
revérifier le dossier avant d'établir la facture.
L'établissement de la facture se fait suivant le régime tarifaire
appliqué au Port Autonome de Lomé et suivant les
opérations réalisées (import ou export).
Cette facture regroupe, les informations sur l'escale du
navire (le numéro d'escale et du BL, le port de chargement, l'armateur
et le nom du navire, les informations sur le client, le nom du transitaire, la
destination finale et le nom de l'émetteur de la facture), les
prestations réalisées par la SE2M TOGO de même que des
débours c'est-à-dire des taxes à payer au-delà de
la durée de franchises allouées pour le stationnement de
conteneurs sur parc.
Pour les conteneurs en import consommation, cette durée
est de 4 jours de franchise, 8 jours pour les entreprises de la Zone Franche et
25 jours pour les conteneurs en transit.
La facture ainsi émise se compose de 5 feuillets dont
une originale et 4 souches (verte, jaune, rose, bleue). Après
facturation, les feuillets jaunes et bleus passent au classement tandis que
l'original, le rose et le vert plus le reste du dossier passent au
contrôle.
L'équipe chargée du contrôle,
vérifie si le régime tarifaire a été correctement
appliqué avant de donner l'accord pour la validation définitive
de la facture. Le contrôle diffère selon qu'il s'agisse de
l'import ou de l'export.
Pour l'import, le contrôle se fait en trois temps :
· Premièrement, le contrôleur
vérifie si le dossier apporté par le transitaire est en
règle, c'est-à-dire si les informations mentionnées sur le
bon à délivrer de l'agence sont conformes à celles du
connaissement et de la déclaration de la douane togolaise.
· Deuxièmement, le contrôleur
vérifie le dossier par rapport à la facture établie pour
voir si les prestations et ou les débours sont conformes à
l'état du conteneur, de même si le numéro de BL, le nom du
consignataire, du destinataire, et la destination du conteneur ont
été correctement saisies sur la facture.
· A la fin, le contrôleur valide la facture,
envoie le dossier à l'équipe chargée de délivrer le
BAE et donne son accord pour le règlement si c'est un client ordinaire.
Pour un client acompte (à crédit), le BAE est émis
directement par le contrôleur sans règlement de la facture. Ce
dernier passera dans les délais requis pour régler la facture.
Pour l'export, la facture émise passe d'abord à
la caisse pour règlement avant de revenir à la section
contrôle où le contrôleur vérifie le dossier export
et la facture établie pour voir si les informations sont conformes,
c'est-à-dire si la déclaration de la douane porte le cachet de la
douane, le cachet Vu à la brigade de la brigade portuaire et si
le Bon à embarquer du port y figure.
L'équipe de la caisse quant à elle se charge
d'appeler les transitaires pour le règlement des frais de facture.
Après acquittement, la facture et le feuillet rose sont remis aux
transitaires.
Ces derniers passent à la section Bon à enlever
avec la facture obtenue pour avoir le Bon à enlever leur permettant
d'effectuer les opérations sur les conteneurs importés. A la fin
le document remis aux transitaires se compose alors de la facture plus sa
souche du bon à enlever plus sa souche aussi.
De même, la division facturation de la SE2M TOGO,
établie des factures pro-formas pour des
transitaires qui ne sont pas
aptes à régler leur facture, sur présentation du Bon
à délivrer et du
connaissement. Des suites factures sont établies sur
demande des transitaires qui n'ont pas pu enlever leur conteneur à
temps.
1.1- Le barème des tarifs de la manutention terre
des conteneurs
La facture émise par la SE2M TOGO tient compte de
plusieurs prestations (Cf. annexe 3; II et III) parmi lesquelles :
· L'empotage ou le dépotage par tonne indivisible
qui est de 3 955 FCFA
· La perception maximum par conteneur de 20' et par client
qui est de 16 950 FCFA
· La perception maximum par conteneur de 40' et par client
qui est de 28 250 FCA
· Le transfert de conteneurs dans l'enceinte du port
pour dépotage ou positionnement pour empotage qui est de 9 040 FCFA pour
tout conteneur de 40' vide ou plein et de 4 520 pour les conteneurs 20' vides
ou pleins.
De même, des débours portuaires encaissés
pour le compte de l'autorité portuaire y figurent. Iis'agit
des taxes perçues pour le stationnement des conteneurs, des taxes
perçues pour la
Chambre de Commerce et d'Industrie du Togo selon
l'arrêté N° 04/MCT/MFE/ du 13 Juin 1979, des taxes pour le
SMOP (Service de la Main d'oeuvre Portuaire) et de la TVA .
