La chaîne documentaire est constituée selon
Weinberg (cité par Akbal, 1992, p.64)6,
d'éléments interdépendants et linéaires : la
production, l'enregistrement et la mise en forme, le catalogage, la
conservation et la diffusion, le dépistage et l'exploitation par
l'utilisateur ; le tout forme une chaîne de transmission de
l'information. Le traitement est l'ensemble des opérations
matérielles et intellectuelles que subit le document depuis son
entrée dans l'organisme documentaire jusqu'à sa mise à
disposition pour l'usager. Plusieurs unités composent le traitement :
l'estampillage, l'enregistrement, le catalogage, l'indexation, le
résumé, la cotation, l'équipement, l'intercalation, le
classement, la reliure (Akbal, 1992, p.66) à partir de thésaurus,
de liste d'autorité, d'index (Lamouroux, 2011). Feyler (1999) inclut
dans le traitement, la cotation c'est-à-dire l'attribution de
cote qui est l'élément unique qui donne une
indication précise de l'endroit oüce même document
physique a été rangé dans le centre de documentation
concerné. La cote s'attribue à partir d'un système de
classification.
Plusieurs expériences en matière d'organisation
de centre de documentation ont été menées et ont fait
l'objet de mémoires soutenus publiquement. Sagbohan (1997) a
réalisé une étude sur la mise en place d'un centre
national de documentation de la presse au Bénin et a largement
développé le traitement intellectuel des documents à
savoir le catalogage, la classification et l'analyse documentaire. Ces
différentes opérations sont désignées de
façon plus générique par Azankpo (1998, p.36), sous le
vocable « organisation technique du fonds documentaire». Dans la
démarche d'organisation du centre de documentation de la Chaire Unesco
des droits de la personne et de
6 Rapport Weinberg. Cité par Chaumier, J.
(1974) : « Les techniques documentaires », Paris, Puf, p.12.
la démocratie du Bénin, Amoussou (1999) a
proposé, le logiciel CDS-ISIS (Computerized Documentation
System--Integreted Set of Information System) pour la gestion des documents, la
Classification Décimale de Dewey (CDD) et le Système de
classification pour la documentation sur les droits de l'homme
élaboré par Van Driesch.
Loussin (1994) a proposé la CDD comme système
de classification et le macrothésaurus de l'OCDE comme thésaurus
pour le traitement du fonds documentaire du Ministère de l'Industrie,
des Petites et Moyennes Entreprises du Bénin (MICPME). Ganmadoualo
(1997, p.38) recommande un système de classification « maison
» (système de classification propre au centre,
élaboré en fonction des exigences du centre de documentation pour
lequel il sera appliqué) dans la gestion du Centre de documentation
à la Prison civile de Cotonou et le logiciel CDS-ISIS.
Le catalogage : un ensemble de règles de
signalisation du document
Selon Combot (2011, p. 14), cataloguer : « c'est
décrire chaque document de manière qu'on puisse le retrouver
(à partir de divers critères de recherche) et l'identifier (sans
le confondre avec un autre document). Dans les systèmes
informatisés, la notice bibliographique est liée à
d'autres types de notices (notices d'autorité, notices d'exemplaires,
etc.)>> ; « c'est établir la carte d'identité d'un
document en le décrivant, en donnant ses origines intellectuelles et
éditoriales » (Balicki, 2002). La description bibliographique
présente les éléments essentiels permettant d'identifier
le document à savoir le titre, les mentions de responsabilité, le
numéro d'édition, l'éditeur, la date de publication, les
caractéristiques, l'appartenance ou non à une collection. Cette
description se fait en respectant des normes internationales dont
l'International Standard Bibliographic Description (ISBD),
imposant pour chaque type de document, les informations minimales à
saisir ainsi que l'ordre de leur apparition sur la notice et la ponctuation
devant les introduire.
Le choix des langages documentaires dépend du fonds
documentaire à traiter. Le fonds documentaire peut être
encyclopédique ou spécialisé. Dans chacun des cas, il
s'agit pour le documentaliste de déterminer les langages documentaires
qui lui permettent de mieux caractériser le contenu de ses documents.
