Paragraphe 2 : Analyse des données,
vérification des hypothèses et établissement du
diagnostic.
I- Analyse des données
L'entrevue avec le spécialiste de l'information
documentaire, responsable du SDCOM a permis de connaître les raisons qui
justifient le fait que le fonds documentaire n'ait pas connu un début de
traitement. Le choix d'outils de traitement est le résultat d'un long
processus. Il faut pour le spécialiste, avoir les possibilités
pour le faire et tenir compte des objectifs que ses supérieurs
envisagent d'atteindre pour son service. Ainsi, ce choix non
opéré des outils
de traitement des documents justifie le constat
effectué sur les lieux. Les tâches prioritaires fixées au
spécialiste par son supérieur hiérarchique relèvent
de la communication institutionnelle. En effet, l'historique de l'OEF nous
révèle que l'institution a réellement commencé ses
activités en 2008. Le spécialiste, quant à lui, a
été recruté en novembre 2010. De ce fait, l'OEF
s'inscrivait dans une démarche de recherche d'une image et d'une
notoriété auprès de ses administrés et aussi, du
pouvoir public qui l'a créé. Ceci s'est concrétisé
par le recrutement d'un « Documentaliste - Spécialiste en
communication multimédia ».
II- Vérification des hypothèses et
établissement d'un diagnostic
Ce spécialiste devait s'occuper de la mise à
jour du site internet de l'observatoire, en y mettant les comptes-rendus
d'activités, les rapports ou documents publiés par l'OEF. Il
devait aussi, comme l'indiquent les missions qui lui étaient
assignées, s'occuper en priorité des séances de
communication sociale qu'organise l'OEF à l'endroit des usagers des
informations qu'il produit. Ces différentes raisons confirment
que l'inexistence d'outils de traitement documentaire est due à la
primauté accordée à la communication institutionnelle sur
la documentation.
De l'entretien effectué, il ressort également
que les causes du problème de l'inexistence d'un SIGB sont aussi
liées aux missions circonstancielles du SDCOM et l'impossibilité
de pouvoir effectuer un choix de SIGB. Les documents n'ayant pas fait l'objet
d'une attention particulière de la part du spécialiste, en dehors
du registre manuel disponible, ils n'ont pu être traités. Le
début de traitement intellectuel du fonds aurait permis de
sélectionner le logiciel adapté à l'enregistrement des
documents dans la base de données à
créer. Ainsi, l'absence d'un début de
traitement intellectuel des documents justifie l'inexistence d'une base de
données documentaire.
La collecte des données, leur analyse et la
vérification des hypothèses permettent de dresser le diagnostic
présenté dans le tableau ci-après :
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N°
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Problèmes spécifiques
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Diagnostics établis
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01
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Non-traitement du fonds
documentaire.
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La communication institutionnelle comme tâche
assignée au spécialiste de l'information documentaire et ayant
primé sur toutes ses autres préoccupations confirme
l'inexistence des outils de
traitement.
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02
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Inexistence d'une base de
données documentaire
informatisée.
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Le fonds documentaire du SDCOM n'ayant pas connu un
début de traitement intellectuel, le choix nonopéré d'un
SIGB s'explique.
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Tableau n° 4 : Diagnostic de
l'étude
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