|
Réflexions pour l'organisation du fonds documentaire du SDCOM de l'OEF( Télécharger le fichier original )par Djossè Roméo Valérien TESSY Université d'Abomey- Calavi au Bénin - Diplôme de technicien supérieur 2012 |
Paragraphe 2 : Observations de stage sur les activités du SDCOM d l'OEFLe cadre de la présente étude est le Service de Documentation et de Communication de l'OEF. Les observations effectuées sur les activités de ce service permettent de faire l'état des lieux afin d'en ressortir les forces et les faiblesses. I- Présentation du Service de la documentation et de lacommunication de l'OEFLe Service de la Documentation et de la Communication (SDCOM) de l'OEF est un service dont a été doté l'OEF afin de lui permettre d'atteindre ses objectifs. Création et missions du SDCOM Le Service de la Documentation et de la Communication (SDCOM) de l'Observatoire de l'Emploi et de la Formation a été créé par le décret n° 2008- 319 du 19 mai 2008 portant création, attributions, organisation et fonctionnement de l'Observatoire de l'Emploi et de la Formation. Ce service se charge, entre autres, de constituer le fonds documentaire de l'observatoire et de mettre l'information à la disposition aussi bien du personnel que du public. Sa mission principale est, en ce qui concerne l'information, de constituer la mémoire de l'OEF à travers : - la gestion des documents, publications et archives de l'OEF ; - la gestion des différents rapports et documents ; - la mise à jour du site web de l'OEF ; - la gestion du plan de communication de l'OEF ; - la rédaction des réponses aux correspondances venant des autres structures ; - la gestion des relations publiques ; et, - la gestion du partenariat avec la presse et les médias. Local et équipement du SDCOM Le SDCOM est logé dans le même immeuble que l'OEF. Le local qui abrite le service est exigu. Le bâtiment, en bail, n'a été prévu pour abriter ni un bureau de personnel, ni un service de documentation. Une salle de lecture n'a pas été prévue pour les usagers mais ceux-ci utilisent la salle de conférence de l'OEF. Le local est doté d'un bureau pour le personnel, équipé de trois armoires : deux métalliques et une en bois. Il n'y a pas de rayons ou de présentoirs. Cet état de choses explique la difficulté de rangement des différents documents. Ainsi, l'exiguïté et l'inadéquation du local aux activités du SDCOM constituent un problème auquel le service est confronté. Finance et personnel Les acquisitions de documents de même que les activités du SDCOM sont financées grâce à la ligne réservée à cet effet dans le budget général de l'OEF. Ce budget ne peut servir qu'à acheter quelques publications. Par exemple, pour l'année 2011, deux cent mille (200.000) francs CFA ont été mis à disposition du service pour l'acquisition de la documentation. Ce montant a été utilisé pour l'acquisition de documents au profit du personnel. Le fonctionnement et l'organisation du SDCOM sont confiés à un spécialiste de l'information documentaire, diplômé de l'ENAM. C'est ce spécialiste qui s'occupe des tâches tant administratives que techniques qui lui incombent afin de remplir les missions qui sont les siennes. Fonds documentaire du SDCOM Le SDCOM rassemble en son sein toutes les publications de l'observatoire qui relèvent de la littérature grise, des monographies, des périodiques et des ouvrages de référence. La plupart des productions de l'OEF concernent l'information
statistique. En constituent l'ensemble des documents dont la conception, la responsabilité (l'auteur) et la diffusion sont assurées par l'institution elle-même. On retrouve dans cette collection, des documents produits soit annuellement, soit après une période de quatre ans. Sont également incluses dans le fonds documentaire de l'OEF, les publications héritées de l'Observatoire de l'Emploi4. Ces documents relèvent de la littérature grise. D'autres documents ajoutés à ce fonds ont été offerts par les partenaires au développement. Une autre partie du fonds documentaire de l'OEF est composée de quelques monographies destinées au personnel de l'institution. Elle regroupe dix titres en deux exemplaires ayant rapport à des domaines tels que le secrétariat, la statistique et la planification, la communication et l'orientation professionnelle. Un ouvrage de référence est également disponible dans la collection. Le SDCOM sert donc à la fois de bibliothèque administrative et de centre de documentation pour le public. Cette collection, quoique modeste, est importante du point de vue des informations qu'elle contient et est estimée à trente (30) titres disponibles en plusieurs exemplaires. Le fonds documentaire de l'OEF est aussi constitué de périodiques. Il s'agit essentiellement des journaux d'informations générales tels que La Nation, Le Matinal et Edumag, une revue spécialisée en éducation. Ces trois titres de publication sont destinés à l'information du personnel et du public. Le SDCOM dispose également de plusieurs autres documents destinés à la vulgarisation des activités et des publications de l'OEF réalisées lors des différentes manifestations que l'institution elle-même organise pour informer tous ceux qui le désirent. Ce sont des dépliants, des plaquettes qui présentent, 4 « Observatoire de l'Emploi » : ancienne dénomination de l'Observatoire de l'Emploi et de la Formation (OEF). Réalisé et soutenu par Djossè Roméo Valérien TESSY de façon sommaire l'institution ainsi que les études produites par celle -- ci. Ces documents ne sont pas actualisés et donc, ne peuvent aujourd'hui répondre aux besoins des usagers qui attendent en information tenue à jour. Certaines publications effectuées par l'OEF sont également disponibles en version électronique. En effet, sept (07) fichiers dont certains sont en ligne ( www.oef-benin.org), représentent la documentation numérique du SDCOM. Tableau n°1 : Répartition du fonds documentaire par type de documents
Le fonds documentaire de l'OEF est l'une des rares collections de ressources documentaires concernant l'emploi et la formation au Bénin. Traitement du fonds documentaire Le SDCOM-OEF ne possède pas de table de classification, de norme de catalogage, de langage d'indexation, de logiciels pour le traitement des ouvrages. Ainsi, les documents ne sont ni catalogués, ni classifiés ou indexés. Ils sont tout simplement rangés de façon aléatoire sur les rayons. Le service dispose d'un registre manuel des différents documents que comporte le fonds. Il ne dispose pas d'une base de données documentaire informatisée. Le fonds documentaire du SDCOM n'a donc pas connu un début de traitement intellectuel. Diffusion de l'information produite La consultation des documents se fait sur place pour le large public. L'OEF dispose d'un site internet sur lequel sont disponibles et téléchargeables ses différentes productions. Sa mise à jour doit être effectuée par le SDCOM. Cependant, le retard dans le paiement des frais d'hébergement engendre parfois, la mise hors ligne du site par l'hébergeur. Le service ne dispose pas d'une politique marketing mais profite des activités de communication sociale sur l'observatoire pour faire la promotion du fonds documentaire. La gestion des archives de l'OEF Le SDCOM, compte tenu des missions qui lui sont assignées, devrait se charger de la conservation des archives de l'OEF. Mais, en l'état actuel du service, les archives de l'observatoire se trouvent encore à l'âge primaire et sont conservées dans les bureaux producteurs. Pour l'instant, elles ne bénéficient pas d'une organisation approfondie avec des outils de gestion en archivistique (plan de classement, calendrier de conservation). La typologie de ces documents se présente comme suit : décrets du Président de la République, communications en Conseil des Ministres et comptes rendus de séances, arrêtés ministériels, correspondances, notes de service, fiches de données brutes d'enquêtes. Le SDCOM ne dispose ni d'un cadre de classement, ni d'un calendrier de conservation qui sont deux outils indispensables à la gestion des documents produits dans le cadre des activités de l'institution. |
|
