|
Mise en place du système de suivi évaluation dans les projets de développement. Cas du Projet d'Appui au Développement du Secteur Privé (PADSP )( Télécharger le fichier original )par Armel OGUNIYI Institut supérieur de management Adona௠Bénin - Licence professionnelle 2008 |
B- Les composantes du système de Suivi EvaluationComme tout système, le système de Suivi Evaluation est composé d'un ensemble d'éléments mis en oeuvre pour atteindre les objectifs du programme/projet de développement. Selon le Fonds pour la Promotion des Etudes préalables Etudes transversales Evaluation (F3E), les programmes de développement se situent généralement dans un environnement constitué à 90% de facteur humain, à 8% de pratiques et à 2% de méthodes.7(*) On peut à cet effet classer les composantes du système de Suivi Evaluation en deux (02) grandes catégories à savoir : les parties prenantes, les outils et méthodes de Suivi Evaluation. 1- Les parties prenantes On entend par parties prenantes d'un projet de développement toutes organisations ou collectivités directement impliquées dans la mise en oeuvre du projet. Il s'agit donc du bailleur de fonds (IDA en l'espèce), des bénéficiaires (les structures d'exécution), des responsables du projet tant au niveau de la coordination que du ministère de tutelle etc. L'atteinte des objectifs du projet est conditionnée par l'implication effective de toutes les parties prenantes, chacune d'elle jouant effectivement son rôle au sein du système. Les parties prenantes constituent le facteur (humain) par excellence du projet. Toutes les parties impliquées doivent avoir une même compréhension des objectifs du projet. Le choix des indicateurs, les modalités de pilotage et toutes les procédures sont compris et acceptés de tous. Lorsqu'un élément du système joue mal son rôle, met du retard pour transmettre une information, utilise mal les ressources mises à disposition, de par l'incompétence ou d'un manque de professionnalisme, c'est tout l'ensemble qui en est affecté. C'est bien la raison pour laquelle on estime que la réussite du projet dépend à 90% du facteur humain. Ainsi par exemple, le bailleur doit assurer le financement effectif de toutes les activités du projet conformément au plan de financement préétabli. Sur la base des différents rapports qui lui sont transmis et des critères d'évaluation retenus de commun accord avec toutes les autres parties, il doit porter son jugement toujours dans le sens de la réalisation des objectifs. Les responsables du projet assurent la mise en oeuvre du projet. Ils doivent mettre à la disposition des bénéficiaires les ressources octroyées par le bailleur et veiller à la bonne gestion des ressources du projet. Les responsables à divers niveaux du projet doivent être des personnes qualifiées, expérimentées maîtrisant leur domaine de compétence. La réussite du projet dépend du professionnalisme dont fait preuve l'équipe de direction du projet. Quant aux bénéficiaires, ils doivent satisfaire aux exigences du bailleur et utiliser en personnes responsables les ressources mises à leur disposition dans le cadre des activités retenues de commun accord avec eux. Ils doivent rendre compte régulièrement aux responsables du projet et disséminer toutes les informations nécessaires au suivi et à l'évaluation de leur activité. Ils doivent tenir compte de toutes les observations issues des différentes missions de suivi des recommandations effectuées à leur niveau par les responsables du projet. 2- Les outils et méthodes du Suivi Evaluation Le Suivi Evaluation requiert la mise en oeuvre de 8% de pratiques et 2% de méthodes ou outils. Il existe en effet une myriade d'outils, de méthodes de Suivi Evaluation, propres aux différents types de projets de développement. La multiplicité des projets ne permet donc pas de proposer un schéma unique d'outils utilisables dans tous les contextes. Il apparaît, de par nos recherches et les expériences partagées avec des opérateurs de projets, qu'en terme de Suivi Evaluation tout ce qui peut être systématisé l'est à partir des pratiques d'acteurs reliés à des structures, et non d'une boîte à outils, même modulable. L'expérience et le professionnalisme des uns et des autres permet de mettre en oeuvre des formules répondant aux contextes. Il existe cependant des outils et méthodes de travail de base dont ne peuvent se départir les acteurs du Suivi Evaluation. Ce sont des éléments indispensables à la fonction du Suivi Evaluation. Au titre de ces derniers, on peut citer : la matrice du Cadre Logique, le Tableau de Bord, les Courbes d'avancement, le Réseau PERT, le Diagramme de GANTT, tous facilement générés par les logiciels de gestion de projets classiques que sont : Microsoft Office Project, Open Workbench, Visio, Control Panel, etc. a. Le Cadre Logique Le Cadre Logique est un tableau à double entrée qui présente les activités du projet en une hiérarchie d'objectif général, objectifs spécifiques et réalisations culminant systématiquement en objectifs principaux préétablis. C'est un outil utilisé tout au long de la vie du projet. Il sert à définir et à situer le projet et constitue un outil précieux de Suivi Evaluation du Projet. Il présente les différents niveaux hiérarchiques d'un projet en termes d'intrants (activités), d'extrants (résultats), de buts (objectifs spécifiques) et de finalité du projet (objectifs globaux), classés en logique verticale. Pour chaque niveau hiérarchique, des indicateurs objectivement vérifiables (IOV) sont identifiés ainsi que les moyens de vérification. Le développement de ces indicateurs commence avec les objectifs du projet à long terme et reflète la logique hiérarchique. Ainsi, chaque niveau hiérarchique doit présenter son propre lot d'indicateurs qui doivent contribuer à la satisfaction du niveau supérieur. Au commencement c'était les objectifs. A la fin du projet, les résultats seront également évalués sur la base des objectifs. L'existence d'objectifs clairement définis et d'indicateurs parfaitement identifiés est le pré-requis sans lequel le Suivi Evaluation n'a que peu de chances d'être fructueux. Les objectifs Un objectif, c'est l'expression tangible et réaliste d'un résultat souhaité, délimité dans le temps et dans l'espace, comportant des indices qualitatifs et quantitatifs, mesurable et qui à un moment déterminé devrait avoir été réalisé par des personnes qualifiées pour satisfaire un besoin déterminé. L'examen approfondi de cette définition permet de dégager les mots clés et caractéristiques d'un objectif. Un objectif doit permettre de saisir : ce qui sera fait (quoi), pourquoi cela sera fait, qui le fera (unité ou personne), quand la réalisation se fera, où (lieu) s'effectuera cette action. Notons que très souvent les objectifs généraux ne précisent pas toujours tous ces aspects ; mais plus un objectif est proche du niveau opérationnel, plus il doit les préciser. La formulation d'un objectif doit répondre à ces critères pour éviter toutes ambigüités et permettre à terme une comparaison des résultats obtenus et des objectifs initialement fixés. Le libellé de l'exemple suivant montre comment un objectif devrait être formulé : «... mettre à la disposition de tous les gestionnaires de programme du FNUAP, partout ou il y a un programme FNUAP (où), par l'intermédiaire de l'Unité centrale d'évaluation (qui) un manuel d'évaluation (quoi) dès le début de l'exercice biennal (quand), qui leur permettra d'organiser de façon indépendante et autonome le processus d'évaluation des activités dont ils sont responsables (pourquoi). » Les indicateurs Un indicateur est une variable simple ou complexe, quantitative ou qualitative dont le suivi et/ou la comparaison dans le temps ou dans l'espace permet d'apprécier ou de mesurer les changements intervenus. C'est aussi le rapport entre deux valeurs dont l'une est une variable et l'autre une constante (valeur de référence ou étalon). On peut aussi dire qu'un indicateur est une mesure qualitative ou quantitative des produits, effets et de l'impact d'une intervention. Le rapport offert par l'indicateur doit être significatif et caractérisé la nature d'un changement. Il n'est pas une simple donnée statistique exprimant numériquement les faits. En évaluation, un indicateur doit permettre de porter un jugement par rapport à des préoccupations liées à la pertinence, l'impact, l'efficacité ou l'efficience. Les indicateurs constituent des éléments essentiels du dispositif de Suivi Evaluation. Ils sont en définitive des signes qui montrent des changements dans certaines conditions ou les résultats de l'exécution d'un projet. Le tableau suivant présente le schéma de conception de la matrice du Cadre Logique. La matrice du cadre logique
Tableau 1 : Schéma de conception du cadre logique. La méthode du Cadre Logique, comme toutes méthodes possède des intérêts et des inconvénients. Au titre des intérêts, on peut dire que le Cadre Logique :
Au nombre des inconvénients du Cadre Logique, on note qu'il : Ø nécessite du temps pour sa conception et sa mise en oeuvre ainsi que des équipes spécialisées ou correctement formées ; Ø est parfois très couteux si les indicateurs retenus sont difficiles à trouver ; Ø est une approche parfois subjective. b. Le Tableau de Bord Le Tableau de Bord permet de lire d'un coup d'oeil sur le tableau les principales activités du projet, celles réalisées, celles en cours et celles en retard, méritant que l'on s'y intéresse. En outre, on pourra voir les dates de début et de fin prévues et réelles, ainsi que le nombre de ressources attribuées à telles ou telles tâches. C'est un outil pratique de communication de projet, qui peut être mise sur l'intranet ou l'extranet de l'entreprise. Il n'existe pas une forme standard de présentation du Tableau de Bord. Il existe cependant des logiciels spécialisés qui permettent la conception et le suivi quotidien du Tableau. Voici un exemple de tableau pour un projet faisant appel à quatre personnes au niveau des ressources. Avancement du projet XXX au 08/02/2002
Tableau 2 : Exemple d'un Tableau de Bord. c. Les Courbes d'Avancement. Une Courbe de Suivi est un des moyens qui permettent de visualiser la conformité du déroulement du projet par rapport aux prévisions, d'en constater et mesurer si besoin les écarts, de prévoir si aucune action n'est menée le résultat le résultat final du projet en termes de coûts et de délais. Il est fréquent de constater que bon nombre de gestionnaire de projet sont incapables de donner un point réaliste de l'état de leur projet ; ils savent souvent dire « j'ai dépensé autant, j'ai passé autant de temps » mais sont incapables de faire le lien entre budget, délai, avancement technique, encore moins de prévoir l'état de projet arrivé à son terme. Une bonne maîtrise des courbes de Suivi leur permettrait de sortir de cette impasse. Les Courbes de Suivi intègrent généralement deux paramètres ; on choisit le plus souvent une combinaison de deux des trois paramètres que sont : Ø Avancement physique ; Ø Heures de main d'oeuvre dépensée (délai) ; Ø Coût du travail réalisé (avancement financier du projet) Les courbes de Suivi permettent de suivre trois (03) types de coût : Ø le coût Budgété du Travail Prévu (CBTP) ; Ø le Coût Budgété du Travail Effectué (CBTE) ; Ø le Coût Réel du Travail Effectué (CRTE). L'examen de la courbe suivante permet de mieux comprendre la méthode. COURBE D'AVANCEMENT
Figure 3 : Exemple de courbe de suivi des coûts Légendes J0 et JC : dates de début et de fin du projet.
D : coût encouru. CBTP : coût Budgété du Travail Prévu. CBTE : coût Budgété du Travail Effectué. CRTE : coût Réel du Travail Effectué. Interprétation des courbes. La courbe 1 représente le budget prévisionnel du projet (représentation en coût cumulés en fonction du temps). La courbe 2 représente en coût budgété l'avancement physique du projet. La valeur fictive obtenue par le calcul (travail effectué x coût unitaire budgété) est souvent désigné en Earn Value. La courbe 3 représente la valeur estimée du travail réellement effectué (calculé à partir du coût unitaire budgété). L'écart entre les courbes CBTE et CBTP représente l'écart entre le travail effectué et le travail prévu (axe des abscisses, le retard d'avancement). Cet écart exprimé en coût (lecture sur l'axe des ordonnées) s'appelle la Variance délai. L'écart entre les courbes CBTE et CRTE représente la différence en coût entre le coût budgété et le coût réel. Cet écart est appelé Variance coût. d. Le Réseau PERT La technique PERT (Program of Evaluation and Review Technique) est la technique d'établissement et de remise à jour des programmes. Utilisé pour représenter des problèmes d'ordonnancement, le PERT consiste à mettre en ordre sous la forme d'un graphe plusieurs tâches qui, grâce à leur dépendance et à leur chronologie, concourent toutes à la réalisation d'un projet. Il permet de calculer le meilleur temps de réalisation d'un projet et d'établir le planning correspondant. Le PERT permet de représenter les projets sous la forme d'un réseau d'activités et d'évènements. Les activités sont représentées par des flèches. Les cercles représentent les différents points d'évaluation. La longueur de la flèche peut éventuellement être proportionnelle à la durée de l'activité. Cette technique ne permet cependant pas de représenter des activités complexes de conception. La technique PERT permet uniquement de représenter des activités séquentielles. En outre une activité ne peut être exécutée qu'une seule fois et il n'est pas possible d'établir des relations -OU- entre les différentes activités. Le chemin critique peut seulement être calculé en l'absence de boucles dans le diagramme. Les possibilités des diagrammes PERT sont donc assez limitées.
251645440SCHEMA DE CONCEPTION DU RESEAU PERT Figure 4 : Schéma de conception du Réseau PERT. e. Le Diagramme de GANTT Le diagramme de Gantt représente le plan du projet sous forme de barres dans une échelle de temps. La longueur de chaque barre est liée à la durée des activités. Affichage fréquemment utilisé dans les logiciels de gestion de projets (Microsoft Office Project, etc.), cette technique permet la représentation graphique du calendrier ou de l'échéancier (timing, planning) d'un projet. Les tâches sont représentées par une bande sur le diagramme. La longueur de la bande correspond à la durée de la tâche. Les relations entre les tâches représentent l'ordre chronologique. Cette technique est utilisée régulièrement pour le planning et le suivi de projets. Les GanttCharts ont cependant deux grands désavantages : elles ne permettent pas de représenter le flux des informations, et l'indication des relations logiques (p.ex. une relation 'ou') est limitée. LE DIAGRAMME DE GANTT
251646464 Figure 5 : Le Diagramme de GANTT. La maîtrise et l'utilisation effective et optimale de ces différents outils et méthodes, appuyée de la pratique et de l'expérience des acteurs du projet, permet d'atteindre voire de dépasser les attentes des parties prenantes. * 7 F3E, LE SUIVI D'UN PROJET DE DEVELOPPEMENT. EUROPACT, SEPTEMBRE 2002. P 5. |
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
