PROBLÉMATIQUE
&
OBJECTIFS DE L'ÉTUDE
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Problématique & Objectifs
Problématique :
Grâce à son département `Inventory' qui
gère les achats pour alimenter son magasin central, ses 05 succursales
ainsi que ses 60 agents agrées, TOYOTA ALGERIE arrive, plus ou moins,
à faire face à une demande moyenne de 1000
références/jour en quantités diverses et de plus en plus
croissante, due principalement à l'augmentation des ventes de
véhicules
qui croît d'une année à une autre d'une
centaine d'unités (notamment avec le
développement du secteur
du crédit à la consommation).
L'équipe de l'Inventory traite principalement avec le
fournisseur européen de Toyota - Toyota Motors Europe (TME) - en lui
adressant quotidiennement 01 commande de réapprovisionnement qui
contient en moyenne quelques 500 lignes et quelques fois des commandes
spéciales. La marchandise sera reçue et stockée par
l'équipe de réception du CPD avant d'être distribuée
aux branches de Toyota Algérie ou vendue aux particuliers.
Ce processus rencontre toutefois quelques problèmes que
nous avons constatés à différents niveaux lors de notre
étude, et que nous essaierons de résumer ainsi :
- Accès à l'information : La
première des anomalies que nous avons remarqué et qui
nous a interpellé est cette difficulté à
retrouver la bonne information, et ceci à cause des multiples versions
des mêmes documents présentes dans chaque poste, avec des
traitements propres à chacun, ce qui altère l'exactitude de la
donnée, si ce n'est la perte d'une ou plusieurs informations chez
quelques-uns et/ou l'absence d'une mise à jour de l'information chez
d'autres personnes. D'autre part, il est parfois pénible d'obtenir des
informations relatives aux références (ventes, ventes
ratées...etc.) car il faut exporter du système SAGE (qui est
parfois saturé par les multiple accès simultanés) des
données brutes avant de les filtrer sous EXCEL, en sachant qu'il s'agit
de 500 références au quotidien, et chaque référence
est traitée en 1 minute environ. Il n'existe aussi aucun outil de
recherche de données selon tel ou tel critère.
- Absence de vérification des prix :
Chaque mois, le département de la pièce de
rechange reçoit sur support externe (CD-ROM) la liste
des prix des 9000 références disponibles. Cette mise à
jour est enregistrée sous forme de fichier ACCESS assez volumineux.
Cette opération de conversion requiert 1 heure de temps. Ce fichier est
accessible à travers l'intranet de la société, ce qui fait
perdre en moyenne 15 minutes à celui qui recherche le prix d'une
certaine pièce de rechange en raison du volume du fichier et du trafic
dans le réseau. En outre, les commandes passées au fournisseur ne
contiennent pas d'informations pouvant valoriser la marchandise
commandée (prix unitaires et total de la commande), on ne connaît
donc pas la valeur de la marchandise commandée. D'autre part, lors de la
réception des factures fournisseur, il n y a aucune vérification
des prix facturés par rapport aux prix des pièces lors du
lancement de la commande. En effet les prix peuvent augmenter d'un mois
à l'autre, et le fournisseur doit prendre en compte le prix d'une
pièce affiché lors de la réception de la commande. Les
différences ne sont souvent constatées que lors de la
comptabilisation des factures, et donc trop tard pour émettre des
réclamations.
Les pertes financières qui en résultent peuvent
se chiffrer parfois en milliers de dollars.
Préposé à la
Réception et mise à jour du stock (01
journée) réception
J-25
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Problématique & Objectifs
- Les références substituts :
Le fournisseur procède quelquefois au remplacement des
références de quelques pièces,
généralement par mesure de sécurité (pour
éviter la contrefaçon). Le CPD en est informé par le biais
d'un fichier adressé au chef de département qui ajoute cette
donnée au système, mais comme celui-ci ne peut ajouter ces
nouvelles références déjà présentes sur les
systèmes des succursales ou bien leur associer les nouvelles
références, les employés de ces branches utiliseront de
fait deux ou plusieurs références ultérieurement sans
savoir qu'elles désignent la même pièce de rechange. Il en
résulte un problème de taille lors du comptage, de la prise de
commande ou de l'inventaire car une pièce « X » peut
être présente en stock en grandes quantités par exemple
sous une référence substitut « X2 » et indisponible
(dans le système) selon la référence X1, ce qui les
amènent à commander cette pièce auprès du
siège alors qu'ils la possèdent en stock. En sachant qu'autre que
les pertes financières dues à ce problème (l'exemple d'un
lot de références qui a coûté 23 000 $
retrouvé après l'inventaire de fin d'année au niveau de la
branche de Annaba), le fournisseur peut ne pas livrer quelques commandes en
raison des procédures de Toyota qui n'autorisent que des commandes en
quantités justifiées.
Avec les dysfonctionnements que nous avons recensés, le
processus suit actuellement le schéma suivant :
J-0
ICC
Traiter les données (01 journée) Classifier les
données (1/2 journée)
MATRIX
Tri et calcul final (1/2 journée)
Calcul des quantités à commander (1/2
journée)
Préparateur Commandes
Etablissement des fichiers OnHand/BackOrder/OnOrder
(1/2 journée)
Suivi des marchandises (20 jours)
Suivi expéditions
Calcul coût de revient (1/2 journée)
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Problématique & Objectifs
Ceci nous conduit à nous poser quelques questions
pertinentes, telles :
- Comment peut-on réduire les pertes financières et
de temps au niveau du CPD ?
- La centralisation des données est-elle une bonne
alternative à la situation actuelle ?
- Comment coordonner les départements Inventory et
réceptions pour assurer une
qualité de travail irréprochable et un rendement
efficace ?
- Où et comment doit-on optimiser les tâches pour
avoir une répercussion positive à
court, moyen et long terme
sur toute l'entreprise ?
Objectifs de l'étude :
Les problèmes que nous avons recensés et qui
sont expliqués dans la problématique démontrent de la
nécessité de mettre en place une réelle application
capable de gérer tous les aspects cités, en se basant d'abord sur
l'organisation qui existe déjà tout en modifiant les points qui
posent problème, et en mettant en place par la suite de nouvelles
règles et/ou procédures qui auront essentiellement pour objectifs
ce qui suit :
- Centraliser l'information cohérente et la mettre
à la disposition des employés du
département et des succursales en temps voulu et leur
permettre une bonne exploitation de celle-ci, notamment avec l'identification
des références de substitut.
- Réduire de 2 à 3 jours la durée globale du
processus.
- Réduire les pertes financières induites par la
non vérification des prix à la facturation
(100%) et valoriser les commandes afin d'avoir une idée
des coûts avant l'achat.
Étude de l'existant Étude des
postes
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