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La Division Coordination des Agences (DIVICOORD)
a) Présentation
La Division Coordination des agences a pour mission
essentielle de coordonner et d'assurer le suivi des activités des
agences tant du point de vue administratif et financier que de l'exploitation
et hydrocarbures dans le strict respect des instructions en vigueur au sein de
l'office.
Composée de deux services à savoir : le
Service suivi Exploitation et le Service suivi Administration et
Finance, la Division de coordination des agences procède, entre
autres, aux tâches suivantes :
- Veiller à la consolidation de tous les
éléments nécessaires à l'élaboration des
rapports périodiques d'activités de la Direction provinciale
(mensuels, trimestriels et semestriels) à envoyer au département
coordination ;
- Transmettre les doléances des Agences à la
Direction provinciale et assurer le suivi de leurs solutions ;
- Analyser toute correspondance émanant des agences et
émettre des observations utiles ;
- Analyser les différents rapports de contrôle
établis par les agences, en relever les défaillances et formuler
des propositions à la Direction Provinciale ;
- Veiller à l'application des instructions
données par les départements centraux aux Directions Provinciales
et Agences ; déceler les problèmes posés par leurs
particularités et en proposer les cas échéant, les
solutions pour l'harmonisation et surtout leur niveau d'exécution ;
- Procéder à l'étude de
faisabilité des postes à ouvrir et de rentabilité de ceux
qui existent, et en faire rapport au chef de la Direction Provinciale ;
- Assurer le suivi de la transmission à la Direction
Provinciale des rapports mensuels et des synthèses à communiquer
à la Direction Centrale ;
- Effectuer des missions périodiques et ponctuelles en
vue de s'assurer de l'exactitude et de l'exhaustivité des données
produites par les Agences ;
- etc.
En bref, la Division Coordination des Agences constitue
l'interface entre les Directions Provinciales d'une part et le
Département de Coordination d'autres parts. Elle aide les gestionnaires
à bien faire le suivi de leurs entités.
b) Activités réalisées
Pendant tout le temps que nous avions passé
dans cette Division, nous étions uniquement chargé de faire le
commentaire des différents rapports provenant de postes.
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